销售合同管理工具合同要素与条款审核清单

销售合同管理工具合同要素与条款审核清单一、适用范围与核心价值本工具适用于企业法务部门、销售团队、采购部门及相关业务负责人在销售合同签订前的全流程审核工作，旨在通过标准化清单梳理合同核心要素与关键条款，识别潜在法律风险、商业漏洞及合规问题，保证合同内容合法、权责清晰、条款可执行，从源头减少合同纠纷，保障企业合法权益。其核心价值在于：统一审核标准、提升审核效率、降低履约风险、维护企业商业利益。二、审核流程与操作步骤第一步：合同接收与初步审查操作内容：接收销售合同文本（含主合同、附件、补充协议等），核对合同份数、签署页完整性及版本号；初步审查合同形式要件：是否包含双方当事人信息、合同编号、签订日期、标的物/服务描述等基本要素，是否存在重大空白或涂改（若有涂改需双方盖章确认）；确认合同类型：根据业务性质区分产品销售合同、服务销售合同、定制化合同等，明确审核重点（如定制化合同需重点关注技术参数、交付标准）。输出成果：《合同接收登记表》（记录合同名称、编号、提交部门、提交人、接收日期等）。第二步：核心要素逐项审核操作内容：对照“合同要素审核清单模板”，对合同必备要素进行逐项核对，重点关注：当事人信息：名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表姓名（需核对授权委托书及证件号码明）、地址、联系方式等，保证与营业执照、资质证书一致，避免“假章”“假人”风险；标的物/服务描述：名称、规格型号、数量、质量标准（如国标、行标或双方约定标准）、技术参数等，需明确具体、可量化，避免模糊表述（如“优良”“大概”）；价款与支付：合同总价、计价方式（单价/总价）、货币种类、支付条件（如预付款比例到货款、验收款、质保金比例）、支付期限、账户信息（需核对开户许可证或企业基本存款账户信息）；履行期限与方式：交货/服务开始时间、地点、运输方式（运费承担方）、交付验收流程（验收标准、时限、验收主体）、质保期（起算时间、质保范围）。输出成果：核心要素审核记录表，标注“通过”“不通过”“需补充”项，附问题说明及修改建议。第三步：重点条款深度审查操作内容：针对合同中易引发纠纷的关键条款进行专项审查，包括但不限于：违约责任：明确违约情形（如逾期交货、质量不达标、拖欠款项等）对应的违约金计算方式（是否合理，是否超过法定上限）、赔偿范围（直接损失/间接损失）、解除权行使条件；知识产权条款：若涉及技术方案、软件、品牌等，需明确知识产权归属（如乙方保证不侵犯第三方权利，甲方成果归属甲方）、保密义务（保密范围、期限、违约责任）；争议解决：约定争议解决方式（诉讼/仲裁，明确管辖法院/仲裁机构）、适用法律（优先选择中国法律）；不可抗力：定义不可抗力事件（如自然灾害、战争等）、通知义务、证明文件要求、免责范围及合同处理方式（延期/解除）；合同变更与解除：变更需书面确认，解除条件需明确（如一方违约达到何种程度可解除），避免“一方可单方解除”等不公平条款。输出成果：重点条款专项审查报告，列出风险条款及修订方案（如违约金调整为“不超过合同总额的20%”）。第四步：风险汇总与反馈操作内容：汇总核心要素及重点条款审核中发觉的问题，按“高、中、低”风险等级分类（高风险：主体无效、核心条款缺失；中风险：违约责任不对等、表述模糊；低风险：标点错误、格式瑕疵）；与销售部门、业务负责人沟通问题，解释法律风险，确认修改优先级；向合同相对方发出《合同审核意见函》，列明需修改条款及修改建议，明确反馈时限。输出成果：《风险等级汇总表》《合同审核意见函》。第五步：修订确认与归档操作内容：接收相对方修订后的合同文本，复核修改内容是否满足审核要求，未修改项需说明理由；双方就最终条款达成一致后，监督合同签署流程（法定代表人签字/盖章、骑缝章、签署日期完整）；对签署完成的合同进行编号、扫描、分类归档（电子档+纸质档），同步更新《合同管理台账》（记录合同编号、签订日期、相对方、标的金额、履行期限、归档日期等）。输出成果：最终版合同文本、《合同管理台账》、归档记录。三、合同要素审核清单模板审核项目审核要点常见问题审核标准风险等级处理建议当事人信息1.名称与营业执照、公章一致；2.统一社会信用代码有效；3.法定代表人/授权代表身份真实（附授权委托书）1.名称错别字；2.超范围经营；3.授权委托书过期或无授权范围1.信息完全一致；2.在有效经营范围内；3.授权手续完备、期限有效高核实营业执照原件，要求补充或修正信息，超范围经营的需确认是否取得相关许可标的物/服务描述1.名称、规格型号、数量明确；2.质量标准可量化（如“符合GB/T19001-2016”）1.数量单位模糊（如“一批”“若干”）；2.质量标准未约定或表述笼统（如“质量合格”）1.具体化数量单位；2.引用国标/行标或双方书面确认的标准中要求补充详细技术参数或附件（如《技术协议》），明确验收标准价款与支付1.总价、单价、计价方式清晰；2.支付条件与履约进度挂钩；3.账户信息与开户许可证一致1.漏算税费；2.预付款比例过高（＞50%）；3.账户为个人账户1.价款构成完整（含税/不含税）；2.预付款一般不超过30%；3.对公账户支付高核对报价单，明确税费承担方；要求降低预付款比例，禁止个人账户收款履行期限与方式1.交货/服务开始时间明确；2.交付地点具体（如“甲方仓库地址：市区路号”）；3.验收流程清晰1.期限约定为“尽快”“尽快交付”；2.运费承担方未约定；3.验收无时限1.具体日期或“收到预付款后X日内”；2.明确运费承担方；3.验收时限≤15日中要求明确具体时间，补充《交付确认单》模板，约定逾期验收视为合格违约责任1.违约金合理（一般≤实际损失的30%）；2.双方责任对等；3.解除权条件明确1.违约金过高（＞20%合同总额）；2.仅约定乙方违约责任，未约定甲方责任；3.“一方可单方解除”无前提1.违约金不超过实际损失30%；2.双方违约责任对应；3.解除需符合法定或约定条件高调整违约金比例，补充甲方违约责任（如逾期付款的违约责任），明确解除条件争议解决1.明确管辖法院（如“甲方所在地人民法院”）或仲裁机构（如“仲裁委员会”）；2.适用法律为中国法律1.约定“由地法院管辖”但地无管辖权；2.仲裁机构未写全称或不存在1.法院管辖符合《民事诉讼法》规定；2.仲裁机构为法定仲裁委员会高按法律规定修改管辖条款，核对仲裁机构全称不可抗力1.定义清晰（如“地震、战争、行为等不能预见、不能避免且不能克服的客观情况”）；2.通知及时（事件发生后X日内）1.未定义不可抗力范围；2.未约定通知期限和证明文件要求1.包含法定不可抗力类型；2.明确通知时限（≤5日）及证明文件（如部门函）中补充不可抗力定义及通知义务条款合同附件1.附件清单完整（如《技术协议》《验收标准》《报价单》）；2.附件与主条款一致1.附件缺失；2.附件内容与主合同冲突（如质量标准不一致）1.附件齐全并在主合同中列明；2.附件内容与主合同无冲突中要求补充缺失附件，核对附件与主合同一致性，冲突时以主合同为准四、关键风险提示与优化建议主体资格审查“三查三看”：查营业执照（看经营范围、有效期）、查授权委托书（看授权范围、期限、真实性）、查履约能力（看历史合作案例、财务状况），避免与无资质主体合作。条款表述“避免模糊”：拒绝“大概”“左右”“优良”等模糊词汇，改用具体数字（如“7个工作日内交付”“质量合格率≥99%”）；时间节点明确到“日”，避免“月内”“季度内”等宽泛表述。责任对等“平衡权责”：不得设置“甲方有权单方解除合同，乙方无权解除”等不对等条款，违约责任需双方对应（如甲方逾期付款，乙方有权顺延交付；乙方逾期交付，甲方有权扣减相应款项）。法律合规“底线思维”：禁止约定“法律、法规禁止的条款”（如“争议解决适用外国法律”“排除消费者法定权利”），若涉及特殊行业（