企业合同审查及档案管理标准化模板

企业合同审查及档案管理标准化模板一、适用范围与业务场景业务部门发起合同时的信息提报与初步审核；法务/合规部门对合同条款的合规性、法律风险评估；相关管理层对合同的审批决策；档案管理部门对合同文本及关联材料的系统化归档；合同履行过程中的跟踪、变更及争议处理时的档案调取。二、标准化操作流程（一）合同发起与信息登记责任部门：业务部门（经办人：*）操作步骤：业务部门根据合作需求，填写《合同基本信息登记表》（见模板示例1），明确合同主体、标的、金额、履行期限等核心要素，并附上合作方资质文件（如营业执照复印件、授权委托书等）及技术附件（如技术规格书、验收标准等）。部门负责人对合同需求的合理性、业务逻辑的完整性进行初审，签字确认后提交至法务部门。输出成果：签字版《合同基本信息登记表》+合作方资质材料+技术附件。（二）法务合规审查责任部门：法务部（审查人：*）操作步骤：法务部门收到材料后，重点审查以下内容：主体资格：合作方是否为合法存续的企业，是否具备履约资质（如特殊行业许可证）；条款完整性：是否包含标的、数量、质量、价款、履行方式、违约责任、争议解决等核心条款；合规性：是否符合法律法规及企业内部制度（如反商业贿赂、数据安全等规定）；风险点：是否存在权利义务不对等、违约责任过轻、争议解决方式不明确等法律风险。法务部门填写《合同审查意见表》（见模板示例2），列明审查结论（通过/修改后通过/不通过）及具体修改建议，反馈至业务部门。若需修改，业务部门根据意见调整合同文本，再次提交法务部门复核；若不通过，业务部门需终止合作或重新协商。输出成果：签字版《合同审查意见表》+修订版合同文本（如涉及修改）。（三）内部审批与签署责任部门：业务部门、法务部、相关管理层（审批人：*）操作步骤：业务部门将法务审查通过的合同文本，按企业审批权限逐级提交审批（如部门负责人→分管领导→总经理/董事会）。审批人重点关注合同金额、资源投入、战略匹配度等核心事项，在《合同审批流转单》（可附于《合同基本信息登记表》后）签署审批意见。审批通过后，由法务部门或授权经办人安排签署：企业为甲方时，需加盖合同专用章及法定代表人签字/盖章；企业为乙方时，核对合作方签字/盖章是否与主体信息一致，并保证合同文本一式N份（双方各执N份，企业存档N份）。输出成果：签字版《合同审批流转单》+正式签署的合同文本（双方盖章页）。（四）档案整理与归档责任部门：档案管理部门（档案管理员：*）操作步骤：合同签署后10个工作日内，业务部门将全套材料移交至档案管理部门，包括：最终版合同文本（含所有附件）；《合同基本信息登记表》《合同审查意见表》《合同审批流转单》；合作方资质文件、签署过程中的沟通记录（如邮件、会议纪要）等。档案管理部门核对材料完整性，填写《合同档案归档清单》（见模板示例3），对档案进行分类、编号（如“合同-年份-部门-序号”），并录入档案管理系统（电子档+纸质档同步归档）。档案按“年度-合同类型-部门”顺序存放，电子档加密存储，纸质档装入档案盒并标注档案编号及名称。输出成果：归档完成的合同档案（电子+纸质）+《合同档案归档清单》。（五）履行跟踪与动态管理责任部门：业务部门、法务部、档案管理部门操作步骤：业务部门负责跟踪合同履行进度，定期更新《合同履行记录表》（可包含履行节点、完成情况、异常事项等），发觉未按约履行或争议情况时，及时上报法务部门。法务部门协助处理合同变更、解除或争议事宜，相关协议（如补充协议、解除函）需按原流程审查、审批、归档。档案管理部门定期对合同档案进行清点（每季度1次），保证档案无遗失、损毁，并根据保管期限（如普通合同保管10年，重要合同永久保管）到期前启动鉴定与销毁流程（销毁需经审批并记录）。输出成果：《合同履行记录表》+合同变更/解除材料+档案清点与销毁记录。三、核心工具模板示例模板示例1：合同基本信息登记表合同编号合同名称签订日期甲方名称乙方名称合同金额（元）履行期限业务部门经办人*标的描述技术附件合作方资质文件审批状态下一环节备注模板示例2：合同审查意见表合同编号审查日期审查人*审查环节审查要点问题描述（条款/内容）修改建议审查结论主体资格条款完整性合规性风险点模板示例3：合同档案归档清单档案编号合同编号合同名称归档日期材料清单（份数）保管期限档案管理员*调取记录（日期/调取人/用途）合同文本审查意见表审批流转单附件材料四、关键管理要点审查全面性：法务审查需覆盖合同全条款，避免“重形式、轻内容”，重点防范主体不适格、违约责任缺失、争议解决约定不明等风险。档案规范性：归档材料需为原件或加盖公章的复印件，电子档与纸质档内容一致，档案编号需唯一且便于检索，禁止材料缺失或归档延迟。信息及时性：合同履行情况、变更、解除等动态信息需在3个工作日内更新至档案管理系统，保证档案与实际履约状态同步。保密与安全