企业文件归档与保存标准手册信息安全维护版

企业文件归档与保存标准手册（信息安全维护版）一、适用范围与核心目标本手册适用于企业内部各类文件（含纸质文件、电子文件、音视频文件等）的归档、保存、流转及销毁全生命周期管理，覆盖业务部门、行政部门、财务部门、人力资源部门等各环节。核心目标在于规范文件管理流程，保障文件信息的机密性、完整性、可用性，保证文件归档符合《_________网络安全法》《企业内部控制基本规范》等法规要求，为企业运营、审计追溯、风险防控提供可靠依据。二、文件归档与保存全流程操作指引（一）文件分类与标识文件分类标准按部门/业务类型：分为综合管理类（如制度、会议纪要）、业务运营类（如合同、客户资料）、财务审计类（如凭证、报表）、人力资源类（如劳动合同、员工档案）、技术研发类（如项目文档、）等。按密级：划分为公开级（可内部全员查阅）、内部级（仅相关部门查阅）、保密级（需审批后查阅）、绝密级（仅限指定高层人员查阅）。按保存期限：分为永久保存（如公司章程、历史沿革）、长期保存（10年以上，如重要合同）、中期保存（5-10年，如年度报告）、短期保存（5年及以下，如日常通知）。文件标识规范纸质文件：首页右上角标注“归档编号”（格式：部门代码-年份-文件类别-流水号，如“GL-2024-001-001”）、密级（如“内部级”）、保管期限（如“10年”），并加盖“归档专用章”。电子文件：文件名统一命名为“归档编号_文件名称_版本号_日期”（如“GL-2024-001-001_销售管理制度_V1.0_20240301”），属性中添加“密级”“保管期限”“归档人”等标签。（二）归档前审核与加密文件审核要点完整性检查：保证文件内容无缺失（如合同需含双方签字盖章页、附件齐全），电子文件需包含元数据（如创建时间、修改记录）。合规性检查：核对文件是否符合法规要求（如劳动合同条款需符合《劳动合同法》，财务凭证需符合会计准则），涉密文件需通过法务部门合规性审核（审核人：法务专员*）。质量检查：纸质文件字迹清晰、无破损；电子文件格式通用（如PDF、DOCX、XLSX，避免使用加密或特殊格式软件的文件）。文件加密处理电子文件：密级及保密级以上文件需采用AES-256加密算法加密，访问密码由档案管理员*统一并备案（严禁个人使用简单密码）；存储于企业指定的加密服务器或云存储平台（需通过等保三级认证）。纸质文件：保密级及以上文件存放于带密码锁的专用档案柜，钥匙由档案管理员和行政部负责人分别保管（双人双锁）。（三）存储介质选择与保管存储介质规范纸质文件：使用无酸档案盒存放，按归档编号顺序排列，档案盒外标注“部门-文件类别-年度-起止编号”（如“综合管理部-制度-2024-GL-001至050”）。电子文件：采用“本地存储+异地备份”双模式，本地存储于企业内部服务器（定期杀毒、更新补丁），异地备份于离线加密硬盘（存放于独立安全的异地场所，如银行保险库），备份频率为：重要文件每周1次，一般文件每月1次。特殊介质（如光盘、移动硬盘）：需标注存储文件清单，单独存放于防潮、防磁、防火柜中，每2年检查一次介质状态。存储环境要求纸质档案室：温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，配备防火、防盗、防虫、防潮设备（如烟雾报警器、防盗门窗、温湿度计），禁止存放易燃易爆物品。电子存储设备：服务器机房需保证24小时恒温恒湿（温度18-27℃，湿度40%-65%），配备UPS不间断电源、气体灭火系统，监控覆盖无死角。（四）借阅与流转控制借阅审批流程内部级及以下文件：借阅人填写《文件借阅申请表》（需注明文件名称、借阅事由、归还时间），经部门负责人审批后，档案管理员办理借阅手续。保密级及以上文件：除部门负责人审批外，需额外经分管副总签字，借阅时由档案管理员*全程陪同，借阅范围仅限审批内容，严禁复印、拍照。电子文件借阅：通过企业内部OA系统提交申请，审批通过后系统临时访问权限（权限有效期不超过7天，到期自动失效），操作日志记录访问人、时间、内容。借阅与归还管理纸质文件借阅期限：内部级不超过5个工作日，保密级不超过3个工作日，特殊情况需续借的需提前1天申请。归还时档案管理员*需核对文件完整性（如纸质文件有无涂改、损毁，电子文件有无异常复制），确认无误后收回并登记归还状态。（五）定期检查与更新定期检查机制月度检查：档案管理员*核对电子文件存储状态（服务器空间、备份文件完整性），保证无丢失、损坏。季度检查：各部门档案专员*自查本部门归档文件（纸质文件盒标签是否清晰、有无虫蛀霉变；电子文件是否可正常打开），提交《档案自查报告》至档案管理部。年度检查：档案管理部联合IT部、法务部*开展全面检查，重点抽查保密级文件存储安全、借阅记录合规性，形成《年度档案安全检查报告》并上报管理层。文件更新与迁移电子文件格式过时（如旧版软件的文件）：需及时迁移至通用格式（如将WPS文档转为PDF），迁移过程需保留原文件元数据，并记录迁移日志（迁移时间、操作人、原路径、新路径）。保管期限变更：根据法规或业务需求调整的保管期限（如短期保存文件因审计需要延长保存期），需经法务部审核、分管副总批准后，更新档案系统中的保管期限标识。（六）到期鉴定与销毁到期鉴定流程保管期限届满前3个月，档案管理部列出《待销毁文件清单》（含文件名称、归档编号、保管期限、到期日期），提交法务部和审计部联合鉴定。鉴定结果分为：可销毁（无继续保存价值）、延期保存（因审计、诉讼需延长保存）、永久保存（如公司核心档案）。延期保存需注明延长原因及期限，经分管副总*批准后留存。销毁执行与记录纸质文件：采用碎纸机粉碎（保证无法还原碎片），由档案管理员、行政部负责人、审计部专员*共同监销，监销人签字确认《纸质文件销毁记录表》。电子文件：使用专业数据销毁工具（如DBAN）进行低级格式化（反复覆盖3次以上），保证数据无法恢复；销毁后《电子文件销毁证明》，记录销毁时间、文件范围、操作人，存档备查。三、标准化文件归档记录表单（一）文件归档登记表归档编号文件名称文件类型（纸质/电子）密级形成部门责任人归档日期存储位置（档案盒编号/服务器路径）保管期限归档人审核人GL-2024年度工作计划纸质内部级综合管理部*2024-01-15A区-01-GL-202410年**YW-2024-005-002客户A采购合同电子保密级业务运营部赵六*2024-03-20服务器-业务部-合同-2024-YW-005长期孙七*周八*（二）文件借阅审批与记录表借阅日期文件名称归档编号借阅人所属部门借阅事由审批人（部门负责人）审批日期归还日期文件状态（完好/异常）监销人（保密文件）2024-04-102024年财务预算报告CW-2024-003-001刘九*财务部部门月度会议审核钱十*2024-04-082024-04-15完好-2024-04-12核心技术项目文档JS-2024-001-005吴十一*技术部新项目方案参考郑十二*2024-04-112024-04-13完好*（三）电子文件加密与权限分配表文件名称归档编号存储路径加密方式访问权限人授权人生效日期失效日期操作日志记录人供应商合作协议YW-2024-003-008服务器-业务部-合作-2024AES-256业务运营部-负责人：钱十；采购专员：陈十三*2024-03-012027-03-01孙七*员工薪酬结构表HR-2024-006-002服务器-人力资源部-薪酬-2024AES-256人力资源部-负责人：吴十四；薪酬专员：冯十五*2024-02-152029-02-15赵六*四、信息安全与合规管理关键要点（一）权限与人员管理最小权限原则：仅授予员工完成工作所必需的文件访问权限，严禁越权查阅；离职员工需在1个工作日内注销其所有文件访问权限（由IT部根据人力资源部离职通知操作）。岗位分离：档案管理员负责文件存储与借阅登记，IT部负责系统维护与数据备份，法务部*负责合规性审核，三者职责不得交叉。人员培训：每年组织2次档案信息安全培训（内容包括法规要求、操作规范、应急处理），培训记录需存档，考核不合格者暂停档案操作权限。（二）操作日志与审计全流程记录：电子文件系统需记录“创建-修改-归档-借阅-销毁”全操作日志，日志内容包含操作人、时间、IP地址、操作详情（如“借阅文件X，审批人X”），日志保存期限不少于5年。定期审计：每半年由审计部*对文件管理流程进行审计，重点检查权限分配合理性、借阅审批合规性、数据备份有效性，出具《档案管理审计报告》并督促整改问题。（三）应急响应与灾难恢复数据泄露应急：发觉文件泄露（如加密文件密码泄露、纸质档案丢失），需立即启动《数据泄露应急预案》：由档案管理部隔离涉密文件，IT部追溯泄露路径，法务部*评估法律风险，24小时内上报管理层并在48小时内通知相关方（如涉及客户信息）。灾难恢复：若因火灾、病毒攻击等导致文件损坏，需立即从异地备份中恢复（IT部*负责4小时内完成核心文件恢复），同步更新存储介质，并分析原因优化防护措施。（四）法规与合规性严格遵守《数据安全法》关于重要数据分类分级管理的要求，保密级及以上文件作为“重要数据”纳入重点保护范围。定期（每年1