会议纪要记录模板及使用指南

会议纪要记录模板及使用指南一、哪些会议适用本模板部门例会：周/月度工作同步、目标对齐；项目推进会：关键节点复盘、问题协调、任务分配；跨部门协调会：资源对接、流程优化、职责明确；专题研讨会：方案论证、需求收集、决策输出；客户/供应商沟通会：需求确认、问题反馈、合作约定。无论是线下面对面会议还是线上远程会议，均可通过本模板保证信息完整、责任清晰、可追溯。二、从准备到定稿：会议纪要全流程操作（一）会前：3步准备，奠定记录基础明确会议核心目标提前与会议组织者（如部门负责人、项目经理*）沟通，确认会议主题、需解决的核心问题及预期成果（例如：“确定Q3产品迭代优先级”“明确市场活动分工”），避免记录偏离方向。梳理会议议程与资料获取会议议程（如有），提前熟悉议题顺序和背景资料（如项目背景文档、上次会议纪要），重点关注待讨论的待办事项、争议点，预判记录重点。准备记录工具与模板打印或打开本模板电子版，准备记录工具（如电脑、笔记本、录音设备*，需提前告知参会者录音意图）。若需实时同步，可共享在线文档（如腾讯文档、飞书文档），方便多人协作补充。（二）会中：精准捕捉，关键信息不遗漏记录基础信息会议开始后，第一时间填写模板中的“会议基本信息”部分（见下文模板表格），包括会议名称、时间、地点/线上会议、主持人、记录人等，保证后续可快速定位会议背景。聚焦核心内容讨论过程：简要记录各议题的讨论要点，避免逐字逐句记录，重点关注不同观点的分歧点（如“技术部建议优先开发A功能，运营部认为应优先解决B用户反馈”）；决议事项：明确会议达成的共识（如“同意将C功能上线时间延期至9月30日”）；行动项：这是会议纪要的核心！需记录“任务内容+负责人+完成时限+交付物”（如“完成用户调研报告——负责人：张*，完成时限：8月15日，交付物：PDF版报告”）。标注待确认信息若讨论中出现未明确的细节（如“预算需财务部*复核后确认”），用“？”标注，会后及时向相关人员核实，避免信息模糊。（三）会后：2步整理，保证纪要落地核对与补充信息会议结束后2小时内，整理记录内容，重点检查：行动项是否包含“任务、负责人、时限、交付物”四要素，避免“尽快”“尽快完成”等模糊表述；决议事项与讨论结果是否一致，有无遗漏；标注的“？”是否已通过电话、消息等方式确认（如向财务部*确认预算金额）。分发与存档分发范围：所有参会人员、需知晓决议的关联部门（如项目组需同步给上级领导*）；分发方式：通过邮件、企业/钉钉等工具发送，邮件标题注明“【会议纪要】[会议名称]-[日期]”（如“【会议纪要】Q3产品规划会-20230810”）；存档要求：将最终版纪要（含电子版/纸质版）按“年份-月份-会议类型”分类存档，方便后续查阅。三、会议纪要模板（含完整表单）会议基本信息项目内容会议名称例：XX部门Q3工作例会会议时间例：2023年8月10日14:00-16:00会议地点/例：公司3楼会议室/线上会议：xxx（企业）主持人例：李*记录人例：王*参会人员例：李（主持人）、张（技术部）、刘（运营部）、陈（市场部）……缺席人员及原因例：赵*（产假）会议议程1.Q2工作总结；2.Q3目标拆解；3.跨部门协作事项讨论会议内容记录议题讨论要点决议事项行动项负责人完成时限交付物Q2工作总结技术部：完成3个功能模块开发，用户满意度提升15%；运营部：活动转化率未达预期，需优化用户触达。——————————Q3目标拆解运营部建议新增“用户裂变活动”，技术部评估需2周开发时间；市场部*提出需配合推广资源。确定Q3核心目标：用户增长20%，优先级为“用户裂变活动”＞“功能优化”。1.技术部提交裂变活动开发排期；2.市场部制定裂变活动推广方案。张、刘8月12日开发排期表、推广方案跨部门协作当前项目进度同步存在延迟，需明确周报提报要求。建立项目周报机制：每周五17:00前，各负责人向项目经理*提交进度报告。1.项目经理*制定周报模板；2.各部门负责人确认模板内容。李、张8月11日周报模板附件（如有）附件1：Q2工作数据汇总表附件2：用户调研报告摘要备注会议下次召开时间：2023年8月17日14:00（如需调整，由主持人提前通知）其他需说明事项：无四、提升效率的5个关键注意事项1.区分“讨论”与“决议”，避免信息过载会议中大量讨论内容并非都需要记录，重点提炼“最终达成的共识”而非“过程争论”。例如若某议题讨论后未形成决议，需标注“待下次会议讨论”，而非记录所有发言细节。2.行动项必须“可执行、可跟进”“负责人”需明确到具体人（避免“相关负责人”），完成时限需精确到“日期”（避免“下周”），交付物需具体（如“PPT方案”“数据表格”），避免责任模糊导致任务搁置。3.保持客观中立，不添加个人观点会议纪要是事实记录，而非评论文章。避免使用“我认为”“某人的建议不合理”等主观表述，客观呈现讨论结果和决议即可。4.特殊信息及时标记，会后快速确认对“待确认数据”“需领导审批事项”等，当场用符号