合同管理部月度自查报告范例

为进一步规范合同管理工作，强化风险防控能力，提升合同全生命周期管理质量，我部于XX月XX日至XX月XX日围绕合同制度执行、流程管控、风险处置、部门协同等维度，通过查阅档案、回溯流程、访谈经办人、分析履约数据等方式开展全面自查。现将自查情况报告如下：一、自查工作开展情况（一）制度执行规范性核查本月重点核查《合同管理办法》《审批授权细则》等制度落地情况，随机抽查XX份在办及已办结合同（覆盖采购、服务、合作等类型）。从审批流程看，XX份合同严格执行“业务初审—法务合规审查—分管领导审批”三级流程；XX份合同因经办人对“重大合同需审计会签”要求理解偏差，出现审批环节遗漏，已督促补充审计意见并完成流程补正。合同签署环节，所有用印合同均通过OA系统发起申请，用印台账完整记录时间、份数及经办人，未发现违规用印或空白合同用印情况。（二）合同全流程管理质效1.起草与审查：本月新起草合同XX份，其中XX%使用标准化模板；针对XX份非模板合同（如创新业务协议），法务岗联合业务部门审查付款条件、知识产权归属等核心条款，提出XX项修改建议（如优化“不可抗力”表述、明确管辖地），均被采纳。2.履行与监控：建立“履约台账”跟踪关键节点，XX份阶段性履行合同中，XX份按约定完成进度（如XX项目服务交付、XX采购到货）；XX份因对方物流延误出现交货逾期，我部协调业务部门发函催告，推动对方XX日内完成补货，未造成损失。3.档案管理：纸质档案按“年度—类型—项目”分类归档，新增归档合同XX份，归档及时率100%；电子档案同步更新至系统，但抽查发现XX份扫描件存在“页码缺失”“签字页模糊”问题，已要求经办人重新上传。（三）风险防控与合规管理本月开展“合同风险专项排查”，识别风险事项XX项：其中XX份合同对方经营范围与合作内容不符，已要求补充变更证明；XX份租赁合同因政策调整需提前终止，法务岗协助制定“协商解除方案”，目前双方已和解。针对XX份“付款条件模糊”的合同，通过补充协议明确节点，消除潜在争议。（四）部门协同与能力建设本月与业务部门开展“合同管理沟通会”2次，解答“跨境结算”“新供应商资质审核”等疑问XX项，协助优化谈判策略3次（如某技术合同通过调整“付款与验收挂钩”条款降低风险）。组织“民法典合同编实务”培训1场，覆盖全员及业务联络员XX人，培训后案例实操考核准确率提升XX%。二、自查发现的问题与不足（一）制度执行细节待优化部分新入职业务人员对“分级审批权限”“特殊条款报备”掌握不熟练，导致XX份合同审批时长延长XX个工作日；XX份紧急合同因“特批流程”记录不完整，存在“事后补签审批单”情况。（二）履约跟踪主动性不足对“长期服务类合同”（如年度运维合同）的过程监控依赖业务反馈，本月XX份合同因“未设置履约预警节点”，出现“服务质量不达标但未及时发现”的情况。（三）档案管理智能化程度低电子档案分类依赖“人工判断”，导致XX份“跨部门协作合同”同时归属多类目，检索时易出现“重复归档”或“类目混淆”。（四）风险预警前瞻性不足对“政策变动”“行业监管趋严”等外部风险感知滞后，本月XX份涉及“环保资质”的合同，因政策更新导致对方资质升级，我方在履行中期才发现风险。三、改进措施与整改计划（一）强化制度宣贯与流程管控1.制定“合同管理应知应会手册”（含流程导图、Q&A），纳入新员工入职培训；2.优化“特批流程”，要求紧急合同需在OA系统提交“特批申请单”（说明事由、责任承诺），经分管领导审批后方可启动。（二）升级履约跟踪机制1.建立“合同履约看板”，按风险等级（高/中/低）明确“节点监控频率”（高风险每旬跟踪、中风险每月跟踪）；2.联合业务部门梳理《履约验收指引》，要求经办人在节点到期前3个工作日提交“履约进展表”，逾期触发“预警提醒”。（三）推进档案管理数字化升级1.联合信息部优化系统，新增“智能分类标签”功能，通过关键词自动匹配类目；2.开展“电子档案质量整改”，XX日前完成所有扫描件的“完整性、清晰度”核查。（四）构建动态风险预警体系1.建立“外部风险情报库”，专人关注行业政策、监管动态，每月输出《风险预警简报》；2.对涉及“资质许可”的合同，起草阶段增加“风险前置审查”，要求业务部门提供评估报告。四、下一步工作计划1.制度完善：结合自查问题，修订《合同管理办法》，重点补充“跨境合同”“电子合同”管理内容，XX月XX日前发布；2.监督升级：将“月度自查”改为“双周抽查”，对重点合同（金额超XX万、周期超XX月）开展“全流程回溯”；3.协同深化：与财务部联合制定《合同付款与发票管理指引》，明确“付款节点与发票提交规则”；4.技术赋能：调研“合同AI审查工具”，XX月启动“智能审查模块”试点，提升条款