企业会议记录及执行计划模板

企业会议记录及执行计划模板适用会议类型与场景例会：周/月度部门工作例会、季度经营分析会等，用于同步进度、解决问题；项目会：项目启动会、阶段性评审会、问题复盘会等，聚焦项目目标与任务推进；专题会：跨部门协调会、流程优化会、政策宣贯会等，针对特定议题集中研讨；决策会：年度计划审议、重要事项表决、资源分配会等，需明确决策结果与执行路径。会议记录与计划制定全流程一、会前准备：保证会议高效聚焦明确会议目标与主题组织人需提前确认会议核心目标（如“明确Q3产品迭代优先级”“解决跨部门协作流程卡点”），避免主题发散。若为决策类会议，需提前同步议题背景、备选方案及初步建议，供参会人预判准备。制定会议议程并通知议程需包含：会议时间、地点（线上需注明会议）、参会人（含主持人、记录人）、各议题时长分配、预期产出。提前1-2个工作日通过企业内部系统（如OA、飞书、钉钉）发送通知，附议程及预读材料，保证参会人提前知晓内容。准备会议记录工具指定专人担任记录人，提前准备本模板电子版或纸质版，或使用会议软件（如腾讯会议录制、飞书文档协作）同步记录。二、会中记录：客观全面抓关键信息基础信息实时记录按模板“会议基本信息表”填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人、缺席人员及原因（如“*经理因客户拜访请假”）。参会人员签到后确认名单，避免遗漏关键决策人或执行人。议题讨论与结论聚焦按议程顺序逐项记录：议题名称、发言人（记录岗位而非具体姓名，如“产品部负责人”“财务组代表”）、核心观点（简明扼要，避免口语化）、争议点及最终结论。示例：议题“用户反馈响应流程优化”，记录人需明确“（技术部）提出缩短响应至24小时，（客服部）建议分级处理，最终决议：按紧急程度分为三级，一级问题2小时响应”。决议事项与执行计划同步确认讨论至决策环节时，需当场明确：决议内容、责任人（具体到岗位或姓名，如“总监牵头”“专员负责”）、完成时间（精确到日期）、所需支持（如“需市场部提供推广资源”）。对执行计划有疑问时，当场向主持人或责任人确认，避免会后推诿。三、会后整理：规范输出与落地跟踪24小时内完成记录初稿记录人根据会议录音（若允许）及笔记，整理会议记录，重点核对决议事项与执行计划的准确性，保证“谁、做什么、何时完成”清晰可追溯。初稿完成后，发送给主持人及关键责任人核对，确认无遗漏或歧义后，标注“最终版”并分发至全体参会人及相关部门。执行计划公示与归档将执行计划单独提取为“执行计划跟踪表”，通过企业项目管理工具（如Teambition、飞书项目）或共享文档公示，明确各任务状态（“待执行/进行中/已完成”）。会议记录及执行计划需按企业规定归档（如部门文件夹、知识库），方便后续查阅与复盘。定期跟踪与反馈责任人需按执行计划节点提交进度反馈（如周报例会同步），记录人每周更新“执行计划跟踪表”，对逾期任务及时提醒并上报协调资源。重要节点完成后，组织简短复盘会，总结经验教训，优化后续流程。模板表格设计表1：会议基本信息表项目内容会议名称例：2024年Q3产品规划启动会会议时间2024年X月X日14:00-16:00会议地点/形式公司3号会议室/线上会议（腾讯会议ID：X）主持人*总监（产品部）记录人*专员（行政部）应参会人员产品部、技术部、市场部、运营部负责人（共8人）实际参会人员总监、经理（技术部）、主管（市场部）、专员（运营部）等（共6人）缺席人员及原因经理（客户紧急出差）、主管（休年假）会议目标明确Q3产品核心功能优先级，确定开发排期与资源分配表2：议题讨论与决议记录表序号议题名称发言人（岗位）核心观点/讨论内容摘要争议点/待解决问题最终决议/结论1Q3核心功能优先级*经理（产品部）根据用户调研，A功能需求占比40%，B功能占比30%，建议优先开发A功能。技术部认为A功能开发周期较长按用户需求优先级排序：A功能→B功能→C功能，A功能需在7月10日前完成原型设计。2跨部门协作流程优化*主管（市场部）当前需求响应平均耗时5天，需明确技术部对接人及反馈节点。运营部希望增加需求紧急程度分级建立需求分级机制：一级需求（紧急）48小时响应，二级（常规）72小时，三级（长期）1周内反馈。3市场推广资源分配*经理（技术部）技术部需预留2名开发人员支持A功能，建议市场部推广预算向A功能倾斜。预算分配需财务部复核同意技术部人员配置，市场部下周前提交A功能推广方案，财务部同步启动预算审批。表3：执行计划跟踪表序号任务描述责任人起止时间交付成果当前状态备注（所需支持/风险）1完成A功能原型设计*经理（产品部）7.1-7.10高保真原型图+PRD文档进行中需设计部配合UI输出，提前3天确认资源。2制定需求分级流程文档*主管（市场部）7.3-7.8《需求分级与响应流程》待启动需技术部、运营部联合评审，明确接口人。3提交A功能推广方案*经理（市场部）7.5-7.12推广预算+渠道计划待启动预算上限50万，需财务部审核。4技术部A功能开发人员配置*经理（技术部）7.1-7.5开发人员名单及分工已完成已协调2名高级开发工程师，无风险。使用关键提示记录原则：客观简洁，突出重点避免记录个人观点或情绪化表述，聚焦“事实+结论+行动”；对复杂讨论可提炼关键词，而非逐字转录。决议事项需明确“5W1H”（Who、What、When、Where、Why、How），尤其“责任人”和“完成时间”不可模糊（如“尽快完成”需改为“7月20日前完成”）。责任到人，避免执行推诿执行计划中每个任务需指定唯一责任人，多人协作时明确“第一负责人”（如“经理牵头，专员协助”），避免“集体负责等于无人负责”。跨部门任务需提前确认资源支持，必要时请高层协调（如“需*副总审批预算”）。动态跟踪，保证闭环管理执行计划需定期更新（建议每周同步），对逾期任务需记录原因（如“依赖外部数据未提供”“需求变更”）及调整方案。重要会议（如项目启动会、决策