企业信息归档与资料管理制度表

企业信息归档与资料管理制度工具指南一、适用范围与核心场景本制度工具适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）在日常运营中产生的各类信息与资料的规范化管理，覆盖以下核心场景：日常业务资料归档：如合同、客户资料、项目文档、会议纪要等；重要文件全周期管理：包括但不限于公司章程、资质证书、审计报告、知识产权文件等；跨部门资料协作：涉及多部门共用的资料（如产品手册、流程规范）的统一存储与调用；历史资料追溯与合规调阅：满足审计、法律纠纷、内部复盘等场景的资料查询需求。二、标准化操作流程步骤1：资料收集与初步整理责任主体：各部门资料经办人、部门负责人操作要点：各部门在资料形成后1个工作日内完成初步筛选，剔除重复、无效文件（如草稿、临时通知）；对需归档的资料进行基础信息标注（如文件名称、形成日期、涉及部门/项目），保证信息完整；电子资料需统一转换为PDF/Word标准格式（扫描件分辨率不低于300DPI），纸质资料需去除夹订物、保持平整。步骤2：分类与编号规则制定责任主体：行政部、档案管理员操作要点：分类标准：按“部门-文件类型-年度”三级分类，例如“行政部-制度文件-2024年”“销售部-客户资料-2024年”；编号规则：采用“部门代码-文件类型代码-年度-流水号”格式，例如“XZ-ZD-2024-001”（行政部-制度文件-2024年-第1号），部门代码及文件类型代码需提前在企业内部公示；特密级文件（如未公开的商业合同、战略规划）需单独分类，编号前加“M-”标识。步骤3：审核与归档登记责任主体：部门负责人、档案管理员操作要点：资料经办人将整理好的资料及《归档资料清单》（模板见第三部分）提交部门负责人审核，确认内容真实、分类准确；审核通过后，档案管理员在1个工作日内完成资料编号、登记，并将信息录入《企业资料归档登记表》；电子资料至指定服务器（如企业云盘），按编号建立文件夹存储；纸质资料装入统一档案盒，盒面标注编号、名称、年度及份数。步骤4：存储与保管责任主体：档案管理员、IT运维操作要点：电子资料：存储于企业内部加密服务器，设置访问权限（仅授权人员可查阅/），定期（每月）进行备份，备份数据异地存储；纸质资料：存入符合档案保管标准的文件柜（防火、防潮、防虫），特密级资料存放于带锁保密柜，环境温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；存放位置需在《资料存放位置索引》中明确记录，保证快速定位。步骤5：借阅与使用管理责任主体：借阅人、档案管理员、部门负责人*操作要点：借阅人填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料名称、用途、借阅期限（一般不超过3个工作日），部门负责人签字确认；档案管理员核对申请表与登记信息，确认无误后办理借阅，电子资料通过线上审批流程授权，纸质资料现场登记领取；借阅资料不得涂改、转借、复制（特密级资料禁止复制），确需复制的需经总经理*书面批准，归还时档案管理员需检查资料完整性。步骤6：定期清点与销毁责任主体：档案管理员、行政部、审计部*操作要点：每季度末进行资料清点，核对登记表与实物/电子存储情况，保证账实相符，差异需在3个工作日内整改；超过保管期限的资料（如普通合同保管期5年、内部制度保管期10年），由档案管理员列出《待销毁资料清单》，经行政部、审计部联合审核后，报总经理*批准；销毁时需有2人以上在场，纸质资料采用碎纸机销毁，电子资料进行彻底删除（低级格式化），销毁过程记录存档。三、模板表格表1：企业资料归档登记表文件编号文件名称分类（部门-类型-年度）密级形成日期形成部门/责任人存放位置（电子路径/纸质柜号）归档日期备注XZ-ZD-2024-001企业档案管理制度行政部-制度文件-2024年普通2024-03-15行政部-张*电子盘/档案柜-A01-012024-03-16试行版XS-HT-2024-005客户销售合同销售部-合同-2024年特密2024-04-20销售部-李*电子盘/保密柜-B02-032024-04-21含附件3份表2：资料借阅申请表借阅人所属部门借阅日期归还日期王*市场部2024-05-102024-05-12资料编号文件名称借阅用途部门负责人签字XZ-ZD-2024-001企业档案管理制度制定部门年度工作计划张*审批人（档案管理员）借阅记录（归还日期/状态）备注刘*2024-05-12/完好无四、关键管理要点责任到人：各部门需指定1-2名资料经办人，负责本部门资料的收集、初步整理；档案管理员需具备档案管理专业知识，定期接受专业培训。保密管控：特密级资料仅限授权人员查阅，借阅需经总经理审批；电子资料设置访问密码，密码每季度更新一次。动态维护：企业组织架构、业务流程调整时，需同步更新资料分类规则与编号体系，保证管理逻辑适配业务发展。电子化优先：新产生的资料原则上以电子版归档，纸质版仅作备份（如需签字盖章的合同），逐步实现无纸化管理。