全流程合同管理模板

全流程合同管理模板一、适用范围与典型应用场景二、全流程操作步骤详解（一）合同准备阶段：需求明确与前期调研需求发起业务部门根据工作需要（如采购需求、销售订单、合作项目等），填写《合同需求申请表》，明确合同标的、数量、质量要求、预算金额、预期履行期限等核心要素，部门负责人签字确认后提交至法务或合同管理部门。对象调研对方主体资格审查：通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查询对方企业是否存在经营异常、严重违法失信记录，核实其营业执照、资质证书（如行业许可证、ISO认证等）的真实性与有效性。履约能力评估：针对合作金额较大或风险较高的合同，可要求对方提供近三年财务报表、同类项目业绩证明等材料，评估其资金实力、技术能力及商业信誉。（二）合同起草阶段：条款设计与法律审核模板选择与内容填充根据合同类型（如采购、销售、服务等），优先选用企业标准化合同模板；若无模板，参考行业通用范本或由法务部门拟定。按《合同需求申请表》内容填充核心条款，包括：合同主体：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式；核心权利义务：标的描述、质量标准、履行期限与地点、验收方式、付款条件与方式；违约责任：明确违约情形、违约金计算方式、争议解决途径（仲裁/诉讼及管辖法院）；保密条款、不可抗力条款、合同生效条件及附件清单等。内部审核业务部门审核：确认条款是否符合业务需求，技术参数、交付标准等内容是否准确；法务部门审核：重点审查条款合法性、合规性，是否存在歧义或法律风险（如格式条款是否公平、知识产权归属是否明确等）；财务部门审核：涉及付款的条款，确认金额、支付方式是否符合财务制度，发票类型（如增值税专用发票）要求是否明确。（三）合同审批阶段：流程发起与节点确认审批流程发起起草人将审核通过后的合同文本及《合同审批流转单》（含各环节审核意见）通过OA系统或纸质流程提交审批。审批层级根据合同金额及重要性设定，例如：金额≤5万元：业务部门负责人→法务专员→财务主管；5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人→法务专员→财务主管→分管副总*；金额＞50万元：业务部门负责人→法务专员→财务主管→分管副总→总经理。审批节点规范审批人需在1-3个工作日内完成审核，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”及具体理由；若审批过程中需修改条款，由起草人根据意见修订后重新发起审批，避免“边审批边修改”导致流程混乱。（四）合同签署阶段：形式合规与文本固化签署方式确认纸质合同：双方需加盖合同专用章或公章（法定代表人签字或盖章的，需签字并加盖公章），保证印章清晰、与主体名称一致；电子合同：通过第三方电子签约平台（如e签宝、法大大等）签署，需确认对方主体身份认证有效，电子签名与手写签名具有同等法律效力。文本分发与留存签署完成后，合同文本按份数要求（如正本2份，副本若干）分发至业务部门、财务部门、法务部门及对方单位；电子合同需导出PDF版本并加密存储，纸质合同需扫描存档，保证各版本文本内容一致。（五）合同履行阶段：执行跟踪与变更管理履行跟踪业务部门指定专人作为合同履行负责人，建立《合同履行跟踪表》，记录关键节点（如交付时间、验收进度、付款节点）的完成情况；定期与对方沟通，履行过程中出现异常（如延迟交付、质量不符）时，及时书面函告对方，保留沟通记录（如邮件、函件）。变更与解除履行过程中需变更合同内容（如标的、数量、履行期限）的，双方应签订《合同变更协议》，明确变更后的条款及生效条件，协议签署流程与原合同审批流程一致；因不可抗力或对方违约需解除合同的，由业务部门提交《合同解除申请》，说明解除原因及法律依据，经法务部门审核及管理层审批后，向对方发出《解除合同通知书》，并协商处理善后事宜（如已履行部分的结算、违约责任承担）。（六）合同归档阶段：整理存储与后续管理归档资料整理合同履行完毕或解除后，由合同管理部门牵头，业务部门配合整理归档资料，包括：合同文本（正本/副本/电子版）；审批文件（《合同审批流转单》、各环节审核意见）；签署相关文件（如授权委托书、法定代表人证件号码明复印件）；履行过程中的补充协议、变更函、验收报告、付款凭证等。归档与检索按合同编号（规则：年份+部门简称+序号，如“2024采001”）建立电子台账，记录合同名称、对方主体、签署日期、履行期限、归档日期等信息；纸质合同装入档案盒，标注合同名称及编号，存放于专用档案柜；电子档案至企业档案管理系统，设置查阅权限（仅相关部门人员可访问），保证信息安全。三、关键环节配套表格模板表1：合同需求申请表申请部门申请日期合同类型需求事由（可另附页）预算金额期望签署日期标的描述（名称、规格、数量等）履行期限交付/验收地点对方主体信息（名称、联系人、电话）特殊要求（如资质、验收标准）附件清单部门负责人签字：表2：合同审批流转单合同名称合同编号申请人审批环节审批人审批意见业务部门负责人法务专员*财务主管*分管副总*总经理*表3：合同履行跟踪表合同编号合同名称对方主体履行期限关键节点计划完成时间实际完成时间负责人交付阶段验收阶段付款阶段表4：合同归档清单合同编号合同名称签署日期归档日期归档部门存放位置（电子/纸质）份数四、使用过程中的关键要点提示主体真实性核查签署前务必核实对方主体资格，避免与“皮包公司”或无资质主体合作，必要时可要求对方提供近期资产负债表及银行资信证明。条款表述清晰合同条款避免歧义，如“验收合格”需明确验收标准（如国家标准、行业标准或双方约定的技术参数），“付款节点”需注明“收到发票后X日内”或“验收合格后X日内”。审批流程不可逆严禁先签署后补审批，电子合同需保证签署流程（如身份认证、意愿认证）符合《电子签名法》要求，纸质合同需保留审批痕迹，避免流程漏洞。履行过程留痕重要的沟通（如催告函、变更通知）建议采用书面形式（邮件、快递签收），避免口头约定；履行过程中的文件（如验收报告）需双方签字盖章确认，作为争议解决的依据。档案管理规范合同归档后，如需查阅需履行申请手续，严禁擅自外借或复制；电子档案定期