销售合同管理规范及风险控制模板

销售合同管理规范及风险控制模板一、适用业务场景与对象标准产品/商品销售（如快消品、工业设备等）；定制化服务销售（如软件开发、工程服务、咨询方案等）；长期框架协议下的分批销售业务；跨区域/跨境销售合同（需结合当地法律法规调整）。适用对象包括企业销售部门、法务部门、财务部门、仓储物流部门及相关业务负责人，旨在通过标准化流程规范合同全生命周期管理，降低履约风险，保障企业合法权益。二、全流程操作步骤详解（一）合同准备阶段：明确需求与客户资质调查责任部门：销售部、风控部（或合规部）操作要点：需求梳理：销售员根据客户需求，明确合同标的（产品/服务名称、规格型号、数量）、交付标准、交付时间、付款方式、违约责任等核心要素，填写《销售合同需求清单》（见模板一）。客户资质调查：新客户：需核查营业执照（是否在有效期内、经营范围是否涵盖合同业务）、法定代表人证件号码明、相关资质证书（如特殊行业许可证、ISO认证等）、近三年财务报表（评估履约能力）及信用记录（通过第三方征信平台或合作银行核实）；老客户：定期更新资质信息（每年至少一次），若客户出现经营异常（如涉诉、行政处罚），需启动重新评估程序。内部初步评审：销售部负责人对需求清单和客户资质进行初审，保证符合企业销售政策（如价格区间、信用额度等），重大合同需上报分管领导审批。（二）合同谈判与起草阶段：条款合规与商务对接责任部门：销售部、法务部操作要点：商务谈判：销售员与客户就合同核心条款（价格、交付、付款、违约责任等）进行协商，谈判结果需形成书面记录，由双方代表签字确认。合同起草：使用企业标准合同模板（如《产品销售合同模板》《服务销售合同模板》），禁止使用客户提供的非标准模板（除非经法务部专项审核）；明确以下关键条款：标的物信息（名称、型号、品牌、技术参数等，需附件详细说明）；质量标准（如国家标准、行业标准或双方约定的标准，附质量验收协议）；交付与验收（交付地点、方式、时间，验收流程及异议处理期限）；付款条款（金额、币种、账户信息、付款条件如“预付款30%到发货”“验收合格后付尾款”等，明确逾期付款违约金计算方式）；所有权与风险转移（如“标的物交付后所有权转移至客户”）；保密条款（约定保密范围、期限及违约责任）；争议解决方式（优先选择企业所在地法院诉讼，或明确仲裁机构及规则）；合同生效条件（如“双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章后生效”）。条款核对：销售员与法务部共同核对合同条款，保证无歧义、无法律风险，避免出现“定金”与“订金”混用、“违约金比例过高”等常见问题。（三）合同内部评审阶段：多部门协同审核责任部门：法务部、财务部、销售部、生产/供应链部（如涉及）操作流程：法务审核：重点审核合同合法性、条款完整性、违约责任可执行性、争议解决方式等，出具《合同评审表》（见模板二），对高风险条款提出修改建议。财务审核：审核付款条款是否符合企业财务制度（如预付款比例是否超标、发票开具时间、税务处理方式等），评估客户信用风险（如历史回款记录、当前欠款情况），保证资金安全。业务/生产审核：销售部确认合同内容与客户需求一致；生产/供应链部评估交付能力（如产能、物料供应、物流安排），保证交付时间可执行。评审意见汇总：销售部汇总各部门评审意见，与客户协商调整合同条款，最终达成一致后，由销售部负责人签字确认评审通过。（四）合同签订与用印阶段：规范签署与存档责任部门：销售部、行政部（或法务部）操作要点：签署授权：客户方需由法定代表人或授权代表签字，并提供《授权委托书》（见模板三，若为非法定代表人签署）；企业方由法定代表人或授权代表签字，授权范围需在《授权委托书》中明确。用印管理：合同文本需为最终版本（经双方确认无修改），份数满足双方存档及业务部门使用需求（如正本2份，副本3份）；用印前由行政部（或法务部）审核用印申请表（含合同编号、签署方、核心条款、用印份数等），确认审批手续齐全后，加盖企业公章或合同专用章（严禁个人章代替公章）；用印过程需登记《合同用印登记表》（见模板四），记录用印时间、用印人、经办人等信息。文本分发：签订后，正本由销售部、财务部各执1份（或按企业档案管理规定归档），副本分发至业务、法务、仓储等相关部门，保证各环节按合同执行。（五）合同履行与跟踪阶段：动态监控与异常处理责任部门：销售部、财务部、仓储/物流部操作要点：履约计划制定：销售部根据合同交付时间，制定《履约跟踪计划表》（见模板五），明确各环节责任人（如生产协调员、物流专员）及时间节点。交付与验收：仓储/物流部按合同约定时间、地点交付，并出具《送货单》（需注明合同编号、产品名称、数量、交付时间，由客户签收确认）；客户验收后，出具《验收合格证明》（见模板六），若存在异议，需在合同约定的异议期内（如收货后7日内）书面提出，销售部需在3个工作日内响应并协商解决方案。收款跟踪：财务部根据合同付款条款，监控回款进度，对逾期未付款项，销售部需及时催收（发送《催款函》，见模板七），并记录催收过程；若逾期超过30日，上报分管领导启动风险预警程序。变更与解除管理：合同履行过程中如需变更（如交付时间调整、数量增减），需双方签订《合同变更协议》（见模板八），明确变更内容、生效条件及原合同其他条款的效力；若需解除合同，需协商一致并签订《合同解除协议》，明确已履行部分的结算方式、违约责任及赔偿事宜，避免单方面解除合同引发法律纠纷。（六）合同归档与复盘阶段：资料留存与经验总结责任部门：销售部、档案管理部门操作要点：归档范围：合同文本（正本/副本）、评审表、授权委托书、送货单、验收合格证明、付款凭证、变更/解除协议、往来函件等全部过程资料。归档流程：合同履行完毕（或解除后）15个工作日内，销售部整理合同资料，填写《合同归档清单》（见模板九）；档案管理部门核对资料完整性后，统一编号、装订、存档（电子档案需备份至企业服务器，纸质档案存放于专用档案柜）；归档期限：常规合同保存5年，重大合同（如金额超100万元、涉及知识产权等）保存10年以上。复盘总结：每季度末，销售部组织法务、财务等部门对当期合同履约情况进行复盘，分析常见问题（如逾期交付、客户投诉、回款延迟等），优化合同模板和管理流程，形成《合同管理复盘报告》，持续提升风险控制能力。三、核心管理工具模板模板一：销售合同需求清单合同编号客户名称联系人联系方式标的物名称规格型号数量单价（元）总价（元）交付时间交付地点付款方式特殊要求需求确认：销售员签字：_________日期：_________销售负责人审核：签字：_________日期：_________客户确认：签字（盖章）：_________日期：_________模板二：合同评审表合同编号评审部门评审意见（重点标注风险点及修改建议）评审人评审日期法务部财务部销售部生产部综合评审结论：□通过□需修改后重审□不通过审批人：签字：_________日期：_________模板三：授权委托书（客户方）授权人（公司全称）统一社会信用代码法定代表人授权代表姓名职务授权范围：代表本公司签订《_________合同》（合同编号：_________），处理合同谈判、签署、变更、履行及争议解决等相关事宜。授权期限：自_年_月_日至_年_月日授权人（盖章）：______法定代表人（签字）：_________日期：_________模板四：合同用印登记表用印日期合同编号合同名称用印部门用印份数用印人经办人审批人备注模板五：履约跟踪计划表合同编号客户名称履约环节计划时间实际时间责任人完成情况（□正常□延迟□异常）备注生产备货物流发货客户验收收款模板六：验收合格证明合同编号验收产品名称规格型号数量验收标准验收结果验收日期验收人（签字/盖章）备注：□验收合格□验收不合格，需整改（整改要求：_________）客户（盖章）：_________日期：_________模板七：催款函致：_________公司（客户名称）根据双方签订的《_________合同》（合同编号：_________），贵司应于_年_月_日前支付合同款项______元（大写：_________），截至_年_月_日，尚欠款项______元（大写：_________）。

请贵司于收到本函后____个工作日内支付上述款项，逾期我司将按合同约定追究违约责任。

联系人：_________联系方式：_________发函单位：_________（盖章）日期：____年__月__日|模板八：合同变更协议原合同编号原合同名称签约方变更内容：□交付时间调整为_年_月_日□数量增加/减少______□付款方式调整为_________□其他：_________变更后条款：_________本协议为原合同的补充，与原合同具有同等法律效力，原合同其他条款不变。签约方（盖章）：甲方：_________乙方：_________日期：____年__月__日模板九：合同归档清单合同编号归档部门归档日期档案盒编号资料清单（列明所有归档文件名称及份数）经办人核对人四、关键风险控制要点客户资质风险：严禁与无合法经营资质的客户签订合同，对新客户实行“一户一查”，老客户每年复核，避免因客户主体不适格导致合同无效。条款风险：合同条款需明确、无歧义，避免使用“尽可能”“争取”等模糊表述；违约责任需具体（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”），保证可执行。履约风险：建立“销售-生产-物流-财务”协同机制，实时跟踪交付、验收、回款进度，对延迟履约情况启动预警（