审批流程标准化操作手册

内部审批流程标准化操作手册一、适用范围与常见应用场景本手册适用于公司内部各类需跨部门协作或层级决策的审批事项，涵盖日常运营、资源调配、项目管理等核心环节。常见应用场景包括但不限于：日常采购类：办公用品采购、固定资产申购、供应商合作审批；费用支出类：差旅报销、业务招待费、培训费用申请；项目管理类：新项目立项、项目预算调整、阶段性成果验收；人事管理类：员工异动审批、岗位编制调整、培训计划报备；合同协议类：业务合同签署、服务协议续签、法律文件审核。二、标准化操作流程详解（一）申请发起：明确需求，准备材料确认审批类型：申请人根据事项性质，对照公司《审批权限清单》确定审批层级（如部门级、分管领导级、总经理级）及所需涉及部门。填写申请表单：登录公司OA系统或使用标准化模板，准确填写审批事项基本信息，包括但不限于：申请编号、申请人（所属部门）、申请日期、事项名称、详细事由、预算金额（如涉及）、期望完成时间。附件材料准备：根据审批类型补充必要佐证材料，例如：采购类：比价说明、供应商资质文件、申购清单；费用类：费用明细清单、原始发票（扫描件）、活动方案；项目类：项目可行性报告、进度计划、资源需求清单。要求：材料真实、完整，复印件需标注“与原件一致”并由申请人签字。（二）部门初审：合规性审核与意见反馈提交至部门负责人：申请人将完整申请材料提交至直接部门负责人*，通过OA系统或线下纸质流程流转。审核重点：部门负责人需从以下维度进行初审：事项必要性：是否符合部门年度工作计划或实际工作需求；材料完整性：附件是否齐全、填写是否规范；预算合理性：费用/采购金额是否在部门预算范围内，超出部分是否说明依据。处理结果：符合要求：签署“同意”意见后流转至下一环节；需补充材料：注明缺失项，退回申请人修改后重新提交；不符合要求：签署“不同意”意见并说明理由，终止流程（如申请人有异议可向分管领导申诉）。（三）跨部门协同：专业意见与资源对接若审批事项涉及其他部门（如采购需行政部确认，项目需财务部审核预算），流转至相关部门进行专业会签：接收与审核：相关部门负责人*在2个工作日内完成专业审核，重点关注：行政部（采购类）：供应商资质合规性、库存匹配度；财务部（费用/预算类）：票据合法性、预算额度、是否符合财务制度；人力资源部（人事类）：编制合理性、岗位匹配度、薪酬标准合规性。反馈意见：各部门需明确签署“同意/不同意”或“建议调整”意见，涉及调整事项需注明具体修改建议（如“建议将供应商A替换为供应商B，因履约评分更高”）。协同争议处理：若部门间意见存在分歧，由分管领导*组织协调会议，形成统一意见后继续流程。（四）领导审批：决策与授权根据审批权限清单，将材料流转至对应层级领导进行最终决策：分层审批：部门级事项：由部门负责人*审批（权限内可直接签署）；跨部门事项：由分管领导*审批，重点关注事项与公司战略目标的一致性、资源调配的合理性；重大事项（如单笔金额超10万元、新项目立项）：由总经理*审批，必要时提交总经理办公会集体决策。审批要求：领导需在3个工作日内完成审批，逾期未反馈视为默认同意；签署意见需明确“同意”“不同意”或“原则同意，需补充材料”，不同意需书面说明理由。（五）结果反馈与执行通知申请人：审批完成后，由OA系统自动或由行政专员*通过邮件/电话通知申请人审批结果，电子审批单同步归档至系统。执行与跟踪：审批通过：申请人根据审批意见启动执行（如提交采购订单、安排出差），并在执行过程中及时向审批部门反馈进度；审批未通过：申请人根据退回理由修改材料后，可重新发起流程（同一事项最多修改重试2次，仍不通过需提交书面说明至分管领导）。（六）归档管理归档范围：包含申请表单、附件材料、各环节审批意见、执行结果反馈等全流程文件。归档要求：电子文件由OA系统自动分类存储（保存期限不少于3年），纸质文件由申请人整理后提交至行政部*统一归档，归档时需标注“审批编号+事项名称+归档日期”。三、常用审批模板及填写规范模板1：通用事项审批表申请编号申请日期年月日申请人（所属部门）联系方式（内部短号）事项名称期望完成时间年月日申请事由（详细说明事项背景、目的、具体内容，如采购需注明物品名称、规格、数量、预估单价）预算金额大写：元小写：￥附件清单1.2.3.部门负责人意见签字：日期：年月日（需明确“同意/不同意”，不同意需说明理由）相关部门意见（如涉及，需各部门负责人签字）：行政部：签字：日期：财务部：签字：日期：分管领导意见签字：日期：年月日总经理意见（如涉及）签字：日期：年月日模板2：费用报销审批表申请编号报销日期年月日申请人（所属部门）报销类型□差旅□招待□培训□其他费用明细日期事项金额（元）备注报销事由（如：项目客户洽谈差旅，含交通费、住宿费等）附件清单1.发票（张数：金额：￥）2.费用清单（如机票订单、住宿凭证）3.活动方案/审批单（编号：）部门审核是否符合部门预算：□是□否意见：签字：日期：财务审核票据合法性：□合规□不合规（注明问题：）金额准确性：□正确□错误意见：签字：日期：领导审批分管领导：签字：日期：总经理（如涉及）：签字：日期：四、操作要点与风险提示（一）关键操作要点材料真实性：申请人需对提交材料的真实性负责，严禁伪造、篡改附件，违者将按公司制度追责。时限管理：各环节审批人需在规定时限内反馈意见，紧急事项（如48小时内需执行的采购）需在申请时标注“加急”，审批人需优先处理。权限清晰：严禁越级审批或代签，如遇特殊情况需代签，需提前向上一级领导报备并获得书面授权。信息同步：审批过程中若需补充材料或调整事项，申请人需及时通知当前审批环节负责人，避免信息滞后导致流程延误。（二）常见风险与规避措施风险：材料不完整导致反复退回。规避：发起申请前对照《附件材料清单》（见公司内网“制度中心”）自查，保证无遗漏。风险：跨部门沟通不畅，审批延误。规避：涉及多部门的申请，提前与相关部门负责人沟通，确认意见后再正式提交。风险：预算超支未提前说明。规避：预算超出部门额度时，需在申请表中详细说明补充依据（如上