某家具公司销售合同管理规定

某家具公司销售合同管理规定某家具公司销售合同管理规定

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第一章总则

1.1目的

为规范销售合同管理流程，明确各部门职责，降低经营风险，提升合同履约效率与客户满意度，特制定本规定。本规定适用于公司所有销售合同的签订、履行、变更及终止全过程管理，确保合同管理符合GB/T19001-2016质量管理体系要求。

1.2适用范围

本规定涵盖公司销售合同从客户需求确认至合同归档的全生命周期管理，包括但不限于家具产品的销售合同、定制合同及配套服务合同。

1.3管理原则

1.计划先行：合同签订前需评估客户信用、产品供应能力及市场风险；

2.风险可控：采用FMEA（失效模式与影响分析）识别潜在风险，制定应对措施；

3.数据驱动：通过CRM系统记录合同执行数据，定期分析OEE（设备综合效率）与合同履约偏差；

4.分级授权：重大合同需经[高级管理层]审批，普通合同由[销售部经理]核准；

5.闭环管理：执行PDCA循环，即计划（合同评审）→执行（生产排程）→检查（交付验收）→改进（履约复盘）。

1.4关键绩效指标（KPI）

1.合同签订及时率（≥95%）

2.合同违约率（≤1%）

3.客户投诉率（≤2%）

4.合同回款周期（≤[30]天）

5.生产计划达成率（≥98%）

6.定制产品交付准时率（≥90%）

7.合同变更频率（≤[5]次/年）

8.合同评审通过率（≥98%）

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第二章组织架构与职责

2.1组织架构

公司设立销售合同管理委员会（由[总经理]牵头，成员包括[销售部、生产部、财务部、法务部]负责人），负责重大合同的集体决策；日常管理由[销售部]主导，生产、财务等部门协同执行。

2.2职责分工

1.销售部：

-负责合同初稿拟定，包含SOP（标准作业程序）要求的交货期、质量标准；

-三级责任：销售人员（合同内容审核）、销售主管（条款完整性）、销售经理（客户信用评估）。

2.生产部：

-评估合同订单的OEE影响，提供产能负荷分析报告；

-三级责任：生产计划员（排程可行性）、生产主管（物料保障）、生产经理（工艺合规性）。

3.财务部：

-核实合同金额与信用额度匹配，监控回款进度；

-三级责任：出纳（收款记录）、会计（账务核对）、财务经理（风险预警）。

4.法务部：

-审核合同法律风险，提供合规性意见；

-三级责任：律师（条款合法性）、法务专员（风险提示）、法务总监（重大争议处理）。

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第三章合同评审与签订

3.1合同评审流程

输入：客户订单需求（包括产品规格、数量、交货期、付款条件等）→过程：

1.销售人员完成初步评审，提交[销售部经理]审批；

2.生产部输出产能可行性报告（需明确FMEA识别的潜在风险，如模具不足、原材料短缺等）；

3.财务部评估信用风险，需客户信用评分≥[80]分；

4.法务部审核合同格式与免责条款；

→输出：评审意见汇总表，重大风险需经[合同管理委员会]决议。

3.2签订规范

1.正式合同由[总经理]或其授权人签署，留存原件于[档案室]，电子版存入CRM系统；

2.签订后3日内通知客户，并发送《合同履行确认函》，明确SOP执行标准。

3.3风险管理

-技术风险：如产品工艺变更导致交付延迟，需提前启动FMEA制定备选方案；

-操作风险：生产人员未按SOP执行，导致质量不合格，需追溯责任至班组主管；

-管理风险：合同变更未同步更新系统数据，导致财务核算错误，需建立变更审批台账；

-环境风险：自然灾害影响物流，需在合同中约定不可抗力条款，并提前采购应急物料。

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第四章合同履行与监控

4.1生产执行监控

1.销售部根据合同要求，每月向生产部下达《生产计划指令书》，明确OEE目标；

2.生产部每周汇报进度，如发现偏差≥[5%]，需立即启动应急调整，并记录原因；

3.质检部按合同约定的抽检标准（如GB/T4857-2017包装储运规范）执行验收。

4.2质量与交付管理

1.定制产品需经客户确认样品后批量生产，变更需签订补充协议；

2.交付前需完成《合同履约检查表》，包括产品数量、外观、功能等；

3.异常处理：如客户投诉，需48小时内响应，72小时内提供解决方案。

4.3数据分析

1.每月生成《合同执行报告》，分析OEE与回款周期的相关性；

2.每季度评估合同变更次数，如超过[3]次/年，需优化销售流程。

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第五章合同变更与解除

5.1变更流程

输入：客户变更请求（书面或邮件）→过程：

1.销售部核实变更影响，涉及成本调整需经[财务部]核算；

2.生产部评估变更对SOP的干扰，需重新排程；

3.双方协商一致后签订《合同变更协议》，并更新CRM系统；

→输出：变更后的合同附件，需双方签字盖章。

5.2解除条件

1.客户破产或合同签订后出现重大疫情，经法务部确认可解除合同；

2.公司因技术升级无法满足合同约定，需提前30天通知客户并赔偿损失。

5.3后续管理

解除合同后需形成《合同解除报告》，财务部结清未收款项，销售部归档所有文件。

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第六章合同归档与审计

6.1归档要求

1.合同原件及附件存放于档案柜，电子版归入CRM系统，索引码规则为“合同编号-签订日期”；

2.保存期限：普通合同5年，重大合同10年；

3.年度盘点时需核对合同数量与系统记录差异，偏差＞[1%]需追查原因。

6.2内部审计

1.每半年由[审计部]抽查[20%]合同，重点检查SOP执行记录；

2.审计发现的问题需形成《整改通知书》，责任部门限期改进。

6.3数字化管理

1.未来引入BPM系统实现合同全流程线上审批，减少纸质流转；

2.利用AI分析历史合同数据，预测违约风险，优化信用评估模型。

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第七章PDCA循环与持续改进

7.1计划阶段

每年11月开展合同管理评审，分析全年履约偏差（如回款周期延长、定制产品延期等），制定次年改进目标。

7.2执行阶段

1.新员工需接受合同管理培训，考核合格后方可独立处理订单；

2.试点推行《智能合同模板》，自动填充SOP关键条款。

7.3检查阶段

每月对比合同执行报告与实际数据，如发现偏差（如交付延迟＞[10%]），需启动根本原因分析（如供应链中断、人员技能不足等）。

7.4改进阶段

1.形成《改进措施清单》，责任到人，次年跟踪效果；

2.每年发布《合同管理白皮书》，分享优秀案例（如某定制项目通过流程优化缩短交付周期[15%]）。

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附则

8.1附则条款

1.本规定由[销售合同管理委员会]负责解释，自发布之日起生效；

2.未尽事宜参照《中华人民共和国民法典》合同编及公司其他管理制度执行；

3.本规定将根据数字化转型需求，每两年修订一次。

8.2特色章节说明

1.数字化管理：预留与ERP、CRM系统的接口，支持合同自动审批与风险预警；

2.分级授权：明确不同金额合同的审批层级，如[100万]元以上需[总经理]审批；

3.典型管控要点：

-定制合同需客户确认样品，避免后期纠纷；

-大批量订单需分批次交付，降低库存压力；

-异地交付需第三方物流全程跟踪，并留存签收视频；

-客户投诉需记录至CRM系统，关联对应合同编号。

8.3风险管理矩阵

|风险类型|典型场景|预防措施|

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|技术风险|产品工艺变更导致交付延迟|建立备选工艺库，提前采购替代材料|

|操作风险|生产人员违规操作导致质量事故|定期开展SOP考核，实行“一票否决制”|

|管理风险|跨部门沟通不畅导致信息滞后|每周召开合同协调会，使用共享文档系统|

|环境风险|洪水冲毁原材料仓库|