公司出差及差旅费管理核心制度

企业出差及差旅费管理制度第一章总则为规范企业出差行为，提升工作效率，加强差旅费及相关费用开支控制管理，特制订本制度。第二章出差步骤1.出差申请和汇报1.1依据部门工作目标或业务需求，由部门经理或分管主管视具体情况确定出差人和出差期限，并依据程序核定。1.2被委派出差人应填写《出差申请单》，《出差申请单》必需具体填写出差地点、出差时间、出差路线、事由、计划及出差费用预算等内容，并依据程序找对应主管核定并签字确定后方可出差，不然出差费用一律不予报销。1.3主管对出差申请进行审批时，除须对申请人员所填具之出差目标立即间安排进行审核外，还应对其所提出出差费用预算进行合理性测算。

1.4将《出差申请单》送至行政部留存、统计考勤。标准上出差出发时间在中午12点以前能够不来企业报到，出差出发时间在中午12点以后要来企业报到，特殊原因不来企业必需有部门经理同意并报行政部立案。1.5出差返回时间（以车票、机票上抵达时间为准）在中午12点以前要来企业报到；出差返回时间在中午12点以后经部门经理同意并报行政部后可不来企业报到。1.6出差后须按《出差申请单》中确定时间、路线、拟计划造访用户名目等事项开展出差工作。出差人员出差期间需天天向部门主管汇报工作进展及下一步工作计划安排。1.7出差途中生病、遇意外或因工作实际，需要延长差旅时间，应打电话向企业请示，不得因私事或借故延长出差时间，不然其差旅费不予报销。1.8出差人员返回后均需提报《出差汇报》，出差汇报中需将此次出差任务完成情况（包含出差目标达成情况、费用支出情况等内容）做具体说明，同时该汇报也是出差费用报销依据之一。

1.9《出差汇报》审核及审批步骤同《出差申请单》。

1.10出差结束后，应于3日之内提交出差汇报，并在5日内到财务部费用报销。未按以上手续办理出差手续或未经审批所发生费用，企业将不予报销。1.11为强化出差费用管控及提升远途出差（本市以外）成本效益，远途出差人员在填具《差旅费报销单》时，必需和相对应《出差申请表》上所载明预算金额相靠近，如高于预算金额10%或超出300元者，则必需提出说明并经部门经理核准后超出部分才可报销。

1.12当日可往返出差，《出差汇报》可不填写，相关内容合并至职员每日工作汇报内。2.出差审核决定权限以下：2.1

当日出差

出差当日可能往返，由直接主管核准。

2.2远途出差

由部门经理核准，报主管副总审批，部门经理以上人员一律由总裁核准。

3.交通工具选择标准：

职员出差应依据实际距离和公务紧急程度酌情选择合适交通出行工具，未按要求乘坐交通工具，费用超支部分由个人负担。3.1市内或邻市短途出差（车程3小时以内）通常选择汽车作为交通工具，必需时也可乘坐火车。

3.2远途出差：3.2.1距目标地600公里以内通常选择火车作为交通工具，车程超出六个小时能够选择卧铺出行，超出600公里，有适宜夜间列车车次也可选择卧铺出行；3.2.2特殊情况下，经主管同意，也可采取汽车出行；3.2.3行程超出600公里，公务较紧急且无适宜列车车次时，可申请选择乘坐飞机。

机票及航班舱位选择，应以节省为前提。在符合出行要求时间段内，且无限时抵达要求差旅安排，首选最低折扣航班经济舱位。如因公务需要，要求限时抵达目标地且不含有选择经济舱位条件下而必需升舱，必需报经当事人所在部门经理和分管副总同意，经同意后方可升舱。3.3票务订购3.3.1职员出差所需飞机票、火车票由行政分部委派专员负责统一订购，出差职员选定行程及交通工具种类、班次后，以邮件形式通知人事行政中心专题责任人，并电话通知；3.3.2行政分部专题责任人应在接到相关邮件后，严格根据邮件内所述行程、车次或航班要求，立即使用企业指定账户订票，并应就购票过程中出现信息变更等问题立即和出差职员进行沟通。由企业指定账户产生返点、赠品或其它优惠福利均属企业全部。3.4自驾出差要求3.4.1自驾车出差范围应小于500公里，超出500公里则不许可自己驾车出差，若遇重大或紧急事件需自驾车超出500公里，必需由主管副总审批。3.4.2燃油费补助：汽油价格以企业所在地现行市价为准，自驾车里程数根据列车时刻表上所列里程数计算，往返旅程按列车时刻表中里程数2倍计算。报销燃油费补助应填写差旅费报销单，写明报销出差起止地点及对应里程附报销单对应金额正规燃油发票。油耗标准表：汽车排量耗油标准1.3L以下（含1.3L）8升/每百公里1.3L~1.8L10升/每百公里1.8L以上（含1.8L）12升/每百公里即：燃油费补助=往返里程数×油耗标准×当地汽油价3.4.3路桥费：出差范围内路桥费依据发票实报，需填入差旅费报销单，归为其它费报销。3.4.4自驾出差补助、出差当日数计算同差旅费报销制度中相关要求。3.4.5自驾出差可使用职员自有车辆，如要使用企业车辆，可向直接主管和行政分部车辆责任人申请使用本企业车辆。第三章差旅费及补助1.差旅住宿标准及相关要求1.1为保障职员出差时住宿条件和安全，如非公务特殊需要，全部职员住宿应优先选择企业于当地签约商务合作酒店，并应以交通方便及就近为标准，选择适合入住酒店。行政分部将依据业务需要及职员要求，定时调整合作酒店；1.2通常非商务活动需要，应首选经济型酒店，住宿标准为一线城市300元/人/天，其它城市250元/人/天。企业提倡两同性职员同行时合住同一房间，作为激励，住宿标准可调整至一线城市400元/间/天，其它城市350元/间/天。副总以上级她人员出差住宿采取实报实销方法。1.3因公务特殊需要住宿标准超出上述要求时，必需提前取得直接主管书面同意。1.4住宿费以外其它费用不在报销范围，如房间电话费、洗衣费及休闲娱乐费用等。1.5在出差地选择住亲戚好友家或其它方法自行处理住宿，按住宿标准60%发放住宿赔偿费。1.6出差参观、学习、考察，由主办单位或受访单位统一安排住宿，假如收取费用可据实报销，如不收取费用则不再赔偿、报销住宿费。2.差旅补助2.1企业按每人天天100元统一标准向出差职员提供差旅补助，其中包含餐费、非公务交通费及杂费。长久派驻职员另享受通讯费补助；2.2职员出差期限根据实际出差天数计算：2.2.1启程当日中午12点前出发按一天计算补助，12:00以后出发按半天计算补助。2.2.2回程当日，12:00以前抵达企业所在地按半天计算补助，12:00以后抵达按一天计算补助。2.3差旅补助将和月工资合并计算、发放，并需根据国家相关要求缴纳个人所得税。2.4职员短途出差，当日返回无需在外住宿，不另外发放出差补助。驾驶自由车辆，相关费用包含在车补内；非自驾出差，只依据发票报销交通费；驾驶企业车辆，通常不报销任何费用。2.5外出参观、学习、考察，由主办单位或受访单位统一安排用餐，假如收取费用可正常享受补助，如不收取费用则按补助标准50%实施。2.5出差不享受休息待遇，不得报支加班费，要确保天天工作8小时和一定工作绩效，但法定节假日（春节、元旦、劳动节、国庆节、中秋节、端午节等）根据国家要求给补助。3.差旅费用报销程序及相关要求3.1出差借款和报销

3.1.1企业坚持“先预算后开支”费用控制制度，出差职员在《出差申请单》需填写出差费用总预算，并由对应主管审核确定，标准上不支出计划外费用，特殊情况报分管副总审批。

3.1.2借款首要标准“前账不清，后款不借”。

3.1.3需借支出差人员依据审批后《出差申请单》填制《借款单》，财务部门收到经核签出差申请及借款单时，需再对出差费用预算进行合理性测算，若认为合理则给以办理借支，若认为有不合理之处，可和申请人进行沟通，沟通后如未获共识则交付分管副总进行裁决。

3.1.4出差或其它用途需借大笔现金时，应提前向财务预约，并有总裁审批；

3.1.5借款要立即清还，公务结束后5日内到财务部结算还款。无正当理由过期不结算者，财务部直接于最近期发放工资时扣减该员所预支之金额，直至扣清为止。3.1.6款额度和借款人工资挂钩，参考出差费用标准，标准上不得超出借款人月工资收入。

特殊用途超出标准应上报到分管副总标明原因审批。

3.2报销程序及出差费用报销

3.2.1差旅费报销应以正规发票为依据，而且由机器打印发票，必需以企业名称作为发票抬头。标准上不许可使用收据报销，特殊情况无正规发票，需写清原由并经部门主管签字确定后才可报销。发票丢失，应由个人写出书面说明，经部门主管或同行人证实后方可报销，不然个人负担丢失部分费用。3.2.1差旅费报销按财务规范粘贴《差旅费报销单》→直接主管或经理审核签字→财务部核实→分管副总审批→财务领款报销。3.2.2出差人员需于出差返回5日内向财务部门提报经部门主管签核该行次《差旅费报销单》和《出差汇报》，财务部门依据相关财务要求进行首次审核，同时还需对费用支出合理性进行审核。审核无误，根据报销单金额，每个月11号由财务部直接发放现金或转账至职员工资卡内。3.2.3职员差旅出发前因公务需要更改车次、航班、航线、签转、退票产生额外费用，可通知行政分部对应责任人办理，时间紧急时也可由职员先行支付；出发后产生各项改票费用均由职员先行支付，返回后报部门主管签字确定，由职员凭收据到财务部报销。因职员个人原因造成误车、误机所产生费用，由职员自行负担。3.2.4企业对出差人员在出差期间因公务发生交通费、招待费、礼品费实施实报实销，需提前打电话给部门主管申请，同意后才可进行，同时另列报销清单，在返回后报部门主管签字确定，按财务要求向财务部提供有效票据，并具体注明费用缘由，不然相关费用不予报销。3.2.5企业负担由职员办公当地至差旅目标地之间往返旅费，如因个人原因去往第三方目标地，则“差旅目标地”至“第三方目标地”、“第三方目标地”至“办公当地”间两段旅程产生旅费，企业只报销其中一段。且该段费用和“办公当地”至“差旅目标地”旅费金额相比，将以较低金额作为报销额度。反方向亦然；3.2.6出差费用报销项目中，不可包含差旅补助已经涵盖费用。第四章

职员出差活动监管

1.各部门经理对自己部门职员出差活动负责进行监督管理，定时（按月）开展检验，对检验过程中发觉违规行为应立即处理。

违规处罚标准

：

1.1职员出差未办理申请手续，处罚责任人20－100元/次，期间产生费用不得报销入账。

1.2出差人员未按时办理费用报批手续并入账，处罚20－100元/次，对超期报销出差费用按90%报销入账。1.3出差费用报批存在弄虚作假，根据作假部分金额处罚责任人，同时做假部分费用不得入账，已入账应进行剥离。

2.财务部门未按相关要求审核报销票据，存在违规，处罚责任人20－200元/次，如所以造成直接经济损失由审核人负担。

5、出差不享受休息待遇，不得报支加