会议纪要制作与执行跟进手册

会议纪要制作与执行跟进手册一、适用情境与价值体现本手册适用于各类工作场景中的会议记录与执行管理，包括但不限于：项目启动会、周/月度例会、跨部门协调会、问题复盘会、决策评审会等。通过规范会议纪要的制作与执行跟进流程，可实现三大核心价值：一是保证会议信息准确传递，避免关键遗漏；二是明确责任分工与时间节点，推动决议落地；三是形成可追溯的工作记录，为后续复盘与改进提供依据。无论是常规工作推进还是突发问题处理，本手册均能帮助团队提升会议效率与执行力。二、全流程操作指引（一）会前准备：奠定高效基础明确会议目标与范围组织者需提前确认会议核心目的（如“确定Q3产品迭代方案”“解决*项目进度滞后问题”），并界定讨论边界，避免议题发散。示例：若会议目标为“解决*项目进度滞后”，需聚焦“当前瓶颈、资源需求、调整计划”，而非延伸至其他项目问题。梳理会议议程与材料制定结构化议程，明确各议题的讨论顺序、负责人、预计时长（如“14:00-14:15议题1：项目当前进度汇报（负责人：工程师）”）。提前分发相关材料（如数据报表、方案草案），保证参会者有充足时间预习，减少现场重复说明。确认参会人与分工根据议题内容邀请必要人员（如决策需总监参与，执行需专员对接），避免无关人员参会浪费时间。指定会议记录人（建议由非核心发言者担任），明确记录职责（重点捕捉决议、任务、时间节点）。（二）会中记录：精准捕捉关键信息区分“事实”与“观点”记录时优先客观描述事实（如“数据显示：用户留存率较上月下降5%”），避免直接记录主观观点（如“认为产品体验很差”），可改为“*提出：当前产品体验可能影响用户留存”。聚焦“决议、任务、时间”三要素对每个议题的讨论结果，需明确：①决议结论（如“同意采用A方案”）；②任务分配（如“由*团队负责方案细化”）；③完成时限（如“9月30日前提交”）。示例记录格式：“议题：*项目预算调整决议：增加10万元测试资源任务：专员提交预算申请表（负责人：主管，截止：9月25日）”使用“缩进+符号”提升逻辑性通过“-”（议题）、“▶”（决议）、“✦”（任务）等符号分层记录，避免信息混乱。例如：议题1：*客户投诉处理▶决议：48小时内完成客户回访✦任务1：客服联系客户（负责人：专员，截止：今日18:00）✦任务2：技术团队排查故障原因（负责人：工程师，截止：明日12:00）（三）会后整理：形成标准化纪要24小时内完成初稿记录人根据会议速稿，补充遗漏信息（如未记录的发言要点、数据来源），整理为结构化纪要，发送给会议组织者（如*经理）核对。遵循“5W1H”框架完善内容纪需包含：①时间（When：2023年9月20日14:00-16:00）、②地点（Where：3楼会议室A）、③参会人（Who：总监、主管、*专员等）、④议题（What）、⑤决议（Why/What）、⑥任务（Who+When+How）。标准纪要结构：会议基本信息：会议名称、时间、地点、参会人、缺席人（如有）、记录人会议议程与讨论内容：按议程顺序记录各议题的讨论要点决议事项：汇总所有决议结论任务分配表：明确任务名称、负责人、截止日期、交付成果后续计划：下次会议时间/待办事项审核与分发组织者（如*经理）审核纪要准确性，重点核对任务分配与时间节点，确认无误后标注“最终版”。在会议结束后2个工作日内，将最终版纪要通过企业内部系统（如OA、飞书）分发给所有参会人及相关方，并同步抄送上级领导（如*总监）。（四）执行跟进：保证决议落地任务拆解与责任到人任务负责人需根据纪要将大任务拆解为可执行的小步骤（如“提交预算申请表”拆解为“填写申请表→*主管审核→财务部对接”），明确各步骤负责人与截止时间。建立“双轨制”跟踪机制日常跟踪：任务负责人通过项目管理工具（如钉钉任务、Teambition）更新进度，每日17:00前标记“进行中/已完成/阻塞”。定期复盘：每周例会优先回顾未完成任务，分析阻塞原因（如“任务因数据未获取延迟，需团队协助”），并明确解决时限。逾期处理与闭环管理若任务逾期，负责人需提前1天说明原因及预计完成时间，由*主管协调资源支持；若未提前说明，需在周会上提交《逾期说明》，包含原因、改进措施、下次完成时间。任务完成后，负责人需在系统中交付成果（如文档、数据报表），抄送*经理确认，形成“任务完成-反馈归档”闭环。三、标准化工具模板（一）会议纪要模板会议基本信息会议名称*项目周例会会议时间2023年9月20日14:00-16:00会议地点3楼会议室A参会人员总监、主管、工程师、专员、*助理缺席人员*（因出差，已提交书面意见）记录人*助理会议议程与讨论内容1.项目当前进度汇报（负责人：工程师）-*工程师：本周完成用户登录模块开发，测试通过率85%；-阻塞：支付接口对接因第三方API延迟，影响整体进度2天。2.下周计划调整（负责人：*主管）-*主管：优先完成支付接口对接，原定9月25日上线时间调整为9月27日；-增加2名测试人员，9月22日到位。决议事项1.同意*项目上线时间调整为9月27日；2.由*主管协调第三方公司，9月21日前解决支付接口延迟问题。任务分配表任务名称负责人支付接口对接*工程师测试人员招聘对接*专员上线前功能复查*主管后续计划下次会议时间：2023年9月27日10:00，地点：3楼会议室A，议题：*项目上线前最终检查。（二）任务跟进表模板任务名称所属会议负责人截止日期当前进度完成情况阻塞原因解决措施下次更新时间支付接口对接*项目周例会*工程师9月21日80%未完成第三方API未提供测试环境今日17:00前与*对接确认9月20日17:00测试人员招聘对接*项目周例会*专员9月22日100%已完成无无—上线前功能复查*项目周例会*主管9月26日20%未完成待*工程师提交模块文档今日18:00前催交9月20日18:00四、关键要点与风险规避（一）记录准确性保障会后及时核对：记录人需与发言人确认关键信息（如数据、决议），避免因速记误差导致误解。统一术语：对专业术语（如“API”“ROI”）首次出现时标注解释，保证所有参会者理解一致。（二）任务可执行性原则避免“模糊指令”：任务描述需具体（如“优化用户登录流程”改为“修复手机号登录验证失败问题”），明确交付成果（如“提交优化后的代码及测试报告”）。合理分配时间：任务截止日期需考虑工作量（如“撰写方案”需3天，而非1天），避免因时间过紧导致质量下降。（三）跟进时效性管理即时反馈：任务负责人进度更新需每日完成，避免“周汇总”导致问题滞后发觉。升级机制：若任务阻塞超过24小时，负责人需向主管提交《问题升级单》，说明风险及所需支持，由主管协调跨部门资源解决。（四）归档与复盘定期