合同管理审批流程及风险控制表单

合同管理审批流程及风险控制工具指南一、适用范围与核心价值本工具模板适用于企业各类合同（如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、技术开发合同等）的全流程管理，覆盖从合同起草、审批、签署到履约归档的关键环节。通过标准化流程与风险控制表单，可帮助企业实现合同管理的规范化、透明化，有效防范法律风险、财务风险及履约风险，同时提升跨部门协作效率，保证合同条款符合企业战略及合规要求。二、合同审批全流程操作指南（一）合同起草与需求确认责任主体：业务部门（如采购部、销售部、项目部）操作要点：业务部门根据合作需求（如采购物料、提供服务、项目合作等），收集对方主体信息（对方名称、统一社会信用代码、法定代表人等），明确合同核心条款（标的、数量、价格、履行期限、付款方式、违约责任等）。参考企业标准合同模板（如有）或行业惯例，拟定合同初稿，保证内容完整、表述清晰，无歧义条款。对于重大或复杂合同（如金额超50万元、涉及核心技术、跨境合作等），需组织内部需求评审会，确认合同条款与业务目标的一致性。输出物：合同初稿、需求确认纪要（如有）。（二）部门初审与业务合规性审核责任主体：业务部门负责人操作要点：业务部门负责人审核合同初稿的业务可行性，重点检查：标的物/服务是否符合企业经营范围；数量、价格、履行期限等业务条款是否与谈判结果一致；对方主体资质是否满足合作要求（如特殊行业的经营许可证、资质证书等）。审核通过后，在《合同审批及风险控制表单》中填写“业务部门意见”并签字；若需修改，退回业务部门调整后重新提交。风险控制点：避免因业务需求不明确或对方资质不足导致的履约风险。（三）法务审核与法律风险把控责任主体：法务部门（或外部律师）操作要点：法务部门重点审核合同的法律合规性，包括：合同主体是否具备完全民事行为能力，授权代表是否有效（需提供授权委托书原件）；合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求；权利义务是否对等，违约责任是否明确、可执行，争议解决方式是否约定清晰（如仲裁或诉讼管辖地）；是否存在格式条款陷阱或显失公平的条款。法务部门需在3个工作日内完成审核，出具《法务审核意见书》：若通过，填写“法务审核意见”；若存在重大风险，列明修改意见并退回业务部门；若风险极高，可建议终止合作。风险控制点：防范法律纠纷，保证合同条款具备法律效力，避免因条款缺陷导致企业权益受损。（四）财务审核与资金风险控制责任主体：财务部门操作要点：财务部门审核合同的经济性与资金安全性，重点检查：合同金额是否在预算范围内，超预算部分是否履行了审批流程；付款方式、节点是否合理（如预付款比例、进度款结算条件、质保金约定等）；涉及税费条款是否明确（如增值税税率、发票类型等），是否符合税务法规；对方收款账户信息是否与营业执照一致，避免收款主体错配风险。财务部门审核通过后，填写“财务审核意见”；若需调整（如修改付款方式、补充税费条款），与业务部门沟通后修改合同。风险控制点：避免资金损失、预算超支及税务合规风险。（五）管理层审批与战略匹配性审核责任主体：分管领导/总经理/董事会（根据合同金额及重要性分级）操作要点：根据企业《合同管理办法》分级审批权限（例如：金额≤10万元：分管领导审批；10万元＜金额≤50万元：总经理审批；金额＞50万元：董事会审批）。管理层审核合同的战略匹配性，包括：是否符合企业年度经营目标及发展规划；合作方是否为企业核心合作伙伴或潜在战略客户；合同履约可能对企业品牌、市场地位的影响。审批通过后，在表单中签署“管理层审批意见”；未通过则退回并说明理由。（六）合同签署与用印管理责任主体：行政部/办公室（用印管理）、授权签署人操作要点：审批通过后，业务部门负责与对方最终确认合同文本，保证双方版本一致，加盖公章（或合同专用章）及骑缝章。用印前，行政部需核对《合同审批及风险控制表单》审批流程是否完整，签署人是否为授权代表（如法定代表人或其授权人）。签署完成后，行政部留存合同原件2-3份（业务部门1份、财务部门1份、法务部门1份），同步扫描件存档至企业合同管理系统。风险控制点：保证用印规范，防止未经审批的合同生效，避免印章滥用风险。（七）履约跟踪与归档管理责任主体：业务部门（履约跟踪）、档案管理部门（归档）操作要点：业务部门负责合同履约跟踪，建立《合同履约台账》，记录履行进度（如交付时间、验收结果、付款节点等），发觉履约异常（如延迟交付、质量不达标）及时启动预警机制。合同履行完毕或终止后，业务部门收集履约证明材料（如验收报告、付款凭证、终止协议等），连同合同原件、审批表单等移交档案管理部门。档案管理部门按“一案一档”原则归档，电子档案保存期限不少于10年，纸质档案保存期限根据合同类型确定（一般不少于5年，重大合同不少于15年）。三、合同审批及风险控制表单模板合同审批及风险控制表单基本信息合同名称合同编号（年份-部门-流水号，如2024-采-001）合同类型□采购□销售□服务□租赁□技术开发□其他签署日期甲方（我方）信息名称：统一社会信用代码：法定代表人：联系人及电话：乙方（对方）信息名称：统一社会信用代码：法定代表人：联系人及电话：合同金额大写：小写：￥履行期限自年月日至年月日付款方式□一次性付款□分期付款（请注明节点：1.预付款：%，支付条件：2.进度款：%，支付条件：3.尾款：%，支付条件：）核心标的物/服务审批流程记录审批环节审批人部门审批意见业务部门初审*经理业务部法务审核*法务法务部财务审核*总监财务部管理层审批*总/董总经理/董事会用印审批*主任行政部风险评估与控制风险类别风险描述控制措施责任人主体风险对方资质不足/无履约能力1.核验营业执照、许可证等原件；2.查询信用记录（如中国裁判文书网、信用中国）；3.要求对方提供履约保证金（如适用）*业务员条款风险权利义务不对等/违约责任模糊1.法务部门重点审核违约条款；2.补充“不可抗力”及“争议解决”条款*法务履约风险延迟交付/质量不达标1.明确交付标准及验收流程；2.约定逾期违约金（如日万分之五）；3.建立履约跟踪台账*项目经理财务风险付款后未收款/税务违规1.对方收款账户与营业执照一致；2.明确发票类型及开具时间*会计法律风险合同无效/条款违法1.保证合同内容不违反法律法规强制性规定；2.涉及特殊事项（如抵押、质押）办理登记*法务附件清单序号附件名称份数备注（如“对方营业执照复印件”“授权委托书”）123备注说明（可填写其他需说明事项，如“本合同需附技术协议作为附件”“已对方确认最终版本”等）四、风险控制关键注意事项（一）合同主体审查“三必查”必查资质：对方需提供加盖公章的营业执照复印件（最新年检版本），涉及特殊行业（如食品、医疗器械）需查验经营许可证、生产许可证等。必查授权：若对方由非法定代表人签署合同，需提供《授权委托书》，载明授权范围、权限及期限，并留存授权人身份证复印件。必查信用：通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”等渠道查询对方是否存在经营异常、严重违法失信记录，必要时进行实地考察。（二）合同条款审核“五避免”避免模糊表述：如“合理期限”“适当标准”等，需明确具体时间、数量、质量标准（如“交付时间为合同签署后15个工作日”“质量需符合GB/T19001-2016标准”）。避免责任不对等：违约责任条款需双向约定，如双方逾期付款的违约责任标准应一致，避免仅约束我方责任。避免遗漏关键条款：合同必须包含标的、数量、价格、履行期限、付款方式、违约责任、争议解决、保密条款等核心内容，重大合同建议补充“不可抗力”“合同解除”条款。避免税费约定不明：明确含税价/不含税价，增值税税率、发票类型（如增值税专用发票）及开具时间，避免后续税务纠纷。避免争议解决方式冲突：优先约定由我方所在地人民法院管辖或仲裁机构仲裁（如“提交仲裁委员会仲裁”），避免约定对方所在地管辖导致维权成本增加。（三）审批流程“三严禁”严禁越权审批：严格按照合同金额及重要性分级审批，不得简化流程或“先签后批”。严禁代签代审：审批人需亲自签署意见并签字，不得由他人代签，保证审批意见的真实性。严禁“体外循环”：所有合同必须通过企业内部审批系统或书面表单完成流程，禁止未经审批直接签署或用印。（四）履约跟踪“两及时”及时记录：业务部门需在合同履行过程中实时更新《合同履约台账》，记录关键节点（如交付、验收、付款）及异常情况，保证信息可追溯。及时预警：发觉对方可能违约（如延迟交付、质量瑕疵）时，应在24小时内启动预警机制，向分管领导汇报并制定应对方案（如催告、终止合同、索赔等）。（五）档案管理“两同步”纸质与电子同步归档：合同签署后，需在3个工作