全面推行档案三合一制度

全面推行档案三合一制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等行业法律法规，结合集团母公司关于档案规范化管理的指导意见及公司内部风险防控实际需求制定。为规范档案管理流程，提升档案信息价值，防范因档案管理缺失引发的法律风险、业务风险及安全风险，特全面推行档案“收集、整理、保管、利用”三合一管理制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营、管理、科研、基建等所有业务场景及档案管理全过程，包括但不限于纸质档案、电子档案、音视频档案及实物档案的管理。第三条本制度下列术语含义：（一）“XX专项管理”是指公司对档案全生命周期实施系统化、标准化、动态化的管理活动，涵盖档案的收集归档、分类编目、安全保管、合规利用及数字化建设等环节。（二）“XX风险”是指因档案管理不善导致的法律责任追究、业务决策失误、信息泄露、资源浪费等潜在危害。（三）“XX合规”是指档案管理活动严格遵循法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保档案真实性、完整性、安全性及可利用性。第四条档案专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”原则。（一）全面覆盖：档案管理须覆盖公司所有业务领域及档案类型，不留管理盲区。（二）责任到人：明确各级管理主体及岗位职责，确保责任可追溯。（三）风险导向：聚焦高风险环节，强化风险防控措施。（四）持续改进：定期评估档案管理体系有效性，优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司档案专项管理负总责，统筹部署档案管理工作，审批重大制度及资源投入。分管领导为直接责任人，负责档案专项管理的日常监督与考核。第六条设立档案专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，各部门负责人及下属单位代表为成员。领导小组负责统筹协调档案管理重大事项，审批专项制度，监督考核管理成效，定期召开会议研究解决管理难题。第七条明确三类管理主体职责：（一）牵头部门（档案管理部门）：负责档案专项管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯，组织档案数字化及信息化建设。（二）专责部门（业务部门及下属单位）：负责本领域档案的业务合规审核、流程优化、风险处置，配合档案管理部门开展专项检查。（三）业务部门/下属单位：落实档案专项管理要求，开展日常风险防控，确保档案及时归档、规范保管、合规利用。第八条基层执行岗须履行以下合规操作责任：（一）遵守档案管理操作规程，确保档案收集完整、分类准确。（二）岗位签署合规承诺书，明确个人在档案管理中的法律责任。（三）发现档案管理风险须及时上报，配合整改及调查。第三章专项管理重点内容与要求第九条档案收集归档规范。业务部门须按档案管理制度要求，每月开展档案自查，确保归档文件完整、系统、无遗漏。禁止擅自处置档案，需处置的须按程序审批。第十条档案分类编目标准。采用“年度—部门—保管期限”三级分类法，明确档案编号规则及元数据标准。电子档案须同步建立目录数据库，实现检索可及。第十一条档案安全保管要求。纸质档案存放须符合温湿度、防火、防盗标准，电子档案须加密存储，异地备份。重要档案须实施双套保管。第十二条档案利用审批流程。内部利用需经档案管理部门审核，外部利用须按权限审批。涉密档案须履行特殊审批程序，并全程记录利用过程。第十三条档案数字化建设规范。优先推进高频利用档案数字化，采用OCR技术实现全文检索，建立档案数字库，确保数据安全与完整。第十四条档案风险重点防控。（一）信息泄露风险：禁止擅自对外提供涉密档案，电子档案访问须实名认证。（二）保管风险：定期开展库房安全检查，对破损档案及时修复。（三）利用风险：违规利用档案须严肃追责，建立违规案例库。第四章专项管理运行机制第十五条制度动态更新机制。档案管理部门每年汇总法规变化及业务调整，修订档案管理制度，报领导小组审批后实施。第十六条风险识别预警机制。每季度开展档案风险排查，采用“风险点清单+评估矩阵”进行分级（一级为重大风险，三级为一般风险），发布预警通知并跟踪整改。第十七条合规审查机制。将档案合规审查嵌入业务流程，包括采购合同签订前审核档案附件、项目立项前核验档案完整性等，实行“未经审查不得实施”原则。第十八条风险应对机制。（一）一般风险：由业务部门自行整改，档案管理部门监督。（二）重大风险：成立专项处置组，24小时内上报领导小组，协调跨部门协同处置。（三）应急流程：遭遇火灾、水浸等突发事件，须立即隔离档案，并启动应急预案。第十九条责任追究机制。违规情形及处罚标准如下：（一）擅自处置档案：扣除绩效，情节严重移交纪律部门。（二）档案遗失：承担行政责任，并按档案价值赔偿。（三）泄露涉密档案：追究刑事责任，并解除劳动合同。第二十条评估改进机制。每年12月开展档案管理有效性评估，采用“指标体系+现场核查”方式，形成改进报告提交领导小组审议。第五章专项管理保障措施第二十一条组织保障。各级领导须列席档案管理会议，签署责任书，确保资源投入与管理协同。第二十二条考核激励机制。将档案合规情况纳入部门年度考核，优秀案例予以奖励，不合格部门负责人降级使用。第二十三条培训宣传机制。分层级开展档案管理培训，管理层重点考核合规履职，一线员工重点培训操作规范。每年6月、12月开展全员知识测试。第二十四条信息化支撑。引入档案管理系统，实现电子档案自动归档、智能检索、风险实时监控。第二十五条文化建设。编制《档案合规手册》，发布典型案例，定期开展档案管理竞赛，营造全员参与氛围。第二十六条报告制度。每月5日前上报风险事件处置报告，每年1月20日前提交年度管理报告，内容包括：（一）风险事件统计及处置结果；（二）制度执行情况及改进建议；（三）培训考核情况及效果