全音像记录制度

全音像记录制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等国家法律法规，结合《XX集团企业内部控制基本规范》《XX集团数据安全管理规定》等集团母公司相关制度要求，以及公司为加强全音像记录管理、防控数据安全风险、规范业务流程的内部管理需求，制定本制度。本制度旨在明确全音像记录管理范围、职责分工、操作规范及风险防控要求，确保公司全音像记录资产安全、合规、高效利用。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司经营管理活动中产生、收集、存储、使用、传输、销毁的全音像记录，包括但不限于音视频文件、会议录制、培训资料、客户访谈记录、市场调研录像等，以及相关配套的元数据、索引标签及存储介质。第三条本制度中下列术语定义：（一）全音像记录专项管理：指公司为确保全音像记录全生命周期内合规、安全、高效管理，所建立的政策、流程、控制措施及监督机制的总称，包括记录的采集、处理、存储、应用及销毁等环节的规范管理。（二）全音像记录风险：指因全音像记录管理不善可能导致的记录丢失、泄露、滥用、篡改或非法访问等，对公司业务连续性、声誉及合规性构成威胁的不确定性。（三）合规使用：指全音像记录的采集、处理、存储、使用、传输、销毁等行为符合国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度要求。第四条全音像记录专项管理应遵循以下原则：（一）全面覆盖：所有全音像记录管理活动均须纳入制度管控范围，不留管理空白。（二）责任到人：明确各层级、各部门及岗位在全音像记录管理中的职责，确保责任落实。（三）风险导向：聚焦高风险环节，实施差异化管控措施，优先防范重大风险。（四）持续改进：定期评估管理有效性，根据内外部环境变化及时优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为本单位全音像记录专项管理第一责任人，对专项管理工作的全面性、合规性负总责；分管领导为直接责任人，负责组织落实、监督考核及应急处置。第六条设立全音像记录专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，各部门负责人及下属单位代表为成员，负责统筹协调专项管理工作，审批重大事项决策，监督考核制度执行情况。领导小组下设办公室，挂靠[牵头部门名称]，负责日常管理事务。第七条牵头部门职责：（一）组织制定、修订全音像记录专项管理制度及操作规程，报领导小组审批后实施。（二）统筹开展全音像记录风险识别与评估，建立风险数据库，定期发布风险预警。（三）监督各部门及下属单位制度执行情况，开展专项检查及考核，提出改进建议。（四）组织全员专项培训及宣贯，提升员工合规意识及操作能力。第八条专责部门职责：（一）负责全音像记录业务合规审核，确保采集、处理、存储、使用等环节符合制度要求。（二）推动全音像记录管理流程优化，引入技术手段提升自动化、智能化水平。（三）牵头处置重大全音像记录风险事件，协调跨部门应急响应。第九条业务部门及下属单位职责：（一）落实本领域全音像记录管理要求，明确岗位职责及操作规范。（二）开展日常风险自查，及时发现并上报管理漏洞及异常情况。（三）配合专责部门开展流程优化及风险处置工作，确保制度有效落地。第十条基层执行岗职责：（一）严格遵守全音像记录操作规程，签署岗位合规承诺书。（二）履行风险上报义务，发现记录丢失、泄露、篡改等异常情况须立即向直属上级及牵头部门报告。（三）参与全员培训，掌握本岗位职责相关的合规要求及应急处置措施。第三章专项管理重点内容与要求第十一条记录采集管理：全音像记录采集应遵循最小必要原则，明确采集目的、范围及方式，避免过度采集或无关采集。采集前须评估记录的敏感性及合规要求，高风险记录需经专责部门审批。禁止采集涉及员工隐私或第三方商业秘密的内容，采集过程须全程录音录像，并存档操作日志。第十二条记录存储管理：（一）全音像记录须统一存储于公司指定系统，禁止分散存储或使用个人设备存储。（二）存储介质应符合安全要求，定期进行容量评估及扩容，重要记录需备份至异地存储中心。（三）存储期限应根据记录类型及合规要求确定，定期开展到期记录的鉴定及销毁工作。第十三条记录使用管理：（一）使用全音像记录须明确用途及授权范围，未经审批不得擅自传播或用于非授权场景。（二）内部使用需履行审批程序，外部共享须签订保密协议并监控使用过程。（三）禁止将全音像记录用于商业广告、公开传播或非工作目的，涉密记录需采取加密或水印等保护措施。第十四条记录传输管理：（一）传输全音像记录须通过公司指定渠道，禁止使用公共网络或个人邮箱传输。（二）跨境传输需遵守当地法律法规，必要时进行脱敏或加密处理。（三）传输过程须记录操作日志，异常传输需立即中断并上报。第十五条记录销毁管理：（一）全音像记录销毁应遵循可追溯原则，销毁前需由专责部门进行鉴定，并履行审批程序。（二）销毁方式应确保记录无法恢复，电子记录需采用专业软件覆盖数据，物理介质需物理销毁。（三）销毁过程须双人监督，并留存销毁记录以备核查。第十六条安全防护管理：（一）存储系统须部署防火墙、入侵检测等安全措施，定期开展漏洞扫描及修复。（二）访问权限遵循最小权限原则，定期审核账户权限，离职人员须及时撤销访问权。（三）重要记录需采取加密存储及传输，敏感记录可附加动态水印或身份标识。第十七条流程优化管理：（一）专责部门应定期评估记录管理流程，结合技术发展趋势引入自动化工具提升效率。（二）鼓励业务部门提出流程改进建议，牵头部门负责汇总评估并推动落地。（三）建立流程案例库，定期分享优秀实践，避免重复性问题。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：牵头部门每年至少开展一次制度评估，根据国家法律法规变化、技术发展及业务调整，及时修订制度内容。重大变更需经领导小组审批，并组织全员宣贯。第十九条风险识别预警机制：（一）牵头部门每季度组织一次专项风险排查，结合业务场景识别潜在风险点。（二）专责部门负责风险分级评估，重大风险需立即发布预警通知，并制定应对预案。（三）建立风险上报渠道，鼓励全员参与风险排查，异常情况须及时上报。第二十条合规审查机制：（一）全音像记录管理须嵌入业务决策流程，未经合规审查不得实施。（二）专责部门对采集、存储、使用、传输、销毁等环节开展事前、事中、事后审查。（三）审查结果需存档备查，违规行为须纳入绩效考核及责任追究范围。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险需成立专项工作组协同应对。（二）应急流程包括：立即止损、隔离风险、上报处置、复盘改进。（三）处置过程须记录日志，处置结果需向领导小组汇报。第二十二条责任追究机制：（一）违规情形包括：擅自采集无关记录、非法传播记录、未按规定销毁记录等。（二）处罚标准根据违规程度分级：一般违规通报批评，重大违规扣除绩效并纪律处分。（三）建立违规案例库，定期通报典型案例以儆效尤。第二十三条评估改进机制：（一）牵头部门每年对专项管理体系有效性开展评估，包括制度覆盖率、执行率、风险控制效果等。（二）评估结果需向领导小组汇报，针对发现的漏洞及时优化流程。（三）引入第三方机构开展独立审计，提升评估客观性。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）各级领导须定期听取专项管理工作汇报，确保制度落实。（二）牵头部门负责跨部门协调，确保资源投入与管理需求匹配。（三）下属单位须指定专人负责本领域专项管理，定期向总部汇报。第二十五条考核激励机制：（一）将专项合规情况纳入部门年度考核，占比不低于X%。（二）优秀案例可优先获得资源倾斜，违规行为直接影响绩效评级。（三）设立专项管理奖，对突出贡献的部门及个人给予表彰。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层须接受合规履职培训，掌握专项管理政策及要求。（二）一线员工须接受操作规范培训，考核合格后方可上岗。（三）定期发布合规手册及案例集，营造全员合规文化。第二十七条信息化支撑：（一）建设全音像记录管理系统，实现统一采集、存储、检索、使用及销毁管理。（二）系统需具备风险实时监控功能，自动识别异常行为并触发告警。（三）引入AI技术提升数据标注、检索及风险识别效率。第二十八条文化建设：（一）发布专项合规手册，明确各岗位职责及操作红线。（二）全员签署合规承诺书，强化责任意识。（三）设立合规月度主题，通过宣传栏、内部平台等渠道强化合规理念。第二十九条报告制度：（一）风险事件须在X小时内上报至专责部门，重大事件需同步上报至领导小组。（二）年度管理