动物卫生档案管理制度

PAGE动物卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强动物卫生管理，规范动物卫生档案的建立、使用和管理，确保动物饲养、屠宰、经营、隔离、运输等活动的全过程可追溯，保障动物源性食品安全，维护公共卫生安全，根据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及动物卫生管理的所有部门和人员，包括动物养殖场、屠宰场、动物诊疗机构、动物产品经营企业以及相关监管部门等。（三）基本原则1.真实性原则：档案记录应如实反映动物卫生管理活动的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖动物从出生到销售或处理的全过程信息，包括动物的来源、饲养、防疫、诊疗、运输、屠宰等环节，保证档案内容完整无缺。3.准确性原则：记录内容应准确无误，数据、文字等信息应清晰明确，避免模糊或歧义。4.规范性原则：按照统一的格式、标准和要求进行档案的建立、填写和管理，确保档案的规范性和一致性。5.保密性原则：对涉及动物个体隐私、商业机密等敏感信息严格保密，防止信息泄露。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善动物卫生档案管理制度，指导和监督各部门档案的建立、整理和归档工作；负责档案的集中保管、查阅、借阅、销毁等日常管理工作；定期对档案进行统计分析，为动物卫生管理决策提供依据。2.各业务部门负责本部门职责范围内动物卫生档案的收集、整理、填写和保管工作；按照档案管理部门的要求，及时将档案资料移交归档；配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。3.档案管理人员负责档案的具体操作和管理，包括档案的录入、存储、分类、编号、装订等；严格遵守档案管理制度，确保档案的安全和完整；对档案管理工作中发现的问题及时向档案管理部门报告。二、档案内容与格式（一）动物基本信息档案1.动物个体档案编号：为每头动物赋予唯一的识别编号，编号应便于记录和查询。品种：记录动物的品种名称。性别：注明动物的性别。出生日期：准确记录动物的出生年月日。来源：包括动物的购买地、繁殖场等信息。免疫记录：详细记录动物的免疫时间、疫苗种类、生产厂家、免疫剂量等信息。诊疗记录：记录动物的诊疗日期、疾病名称、诊断结果、治疗方法、用药情况等。2.动物群体档案养殖场/户信息：养殖场/户的名称、地址、联系方式、负责人姓名等。养殖规模：存栏动物数量、养殖批次等。养殖品种结构：不同品种动物的存栏比例。养殖环境条件：如养殖场地面积、通风条件、温度湿度控制等情况。（二）动物饲养管理档案1.饲料与饮水记录饲料来源：记录饲料的采购渠道、生产厂家名称、饲料种类等。饲料使用量：按时间段统计动物的饲料消耗量。饮水情况：包括饮水水质检测记录、饮水量变化等。2.日常管理记录饲养人员信息：负责饲养动物的人员姓名、职责等。日常巡查记录：记录每天对动物健康状况、养殖环境等的巡查情况，如发现的问题及处理措施。消毒记录：消毒日期、消毒区域、消毒方法、消毒剂种类及用量等。病死动物处理记录：病死动物的数量、处理日期、处理方式（如焚烧、深埋等）。（三）动物疫病防控档案1.疫病监测记录监测计划：制定详细的疫病监测方案，包括监测时间、监测动物种类、监测项目等。监测结果：记录每次疫病监测的实验室检测报告，如疫病种类、检测方法、检测结果等。2.疫情报告与处理记录疫情发现时间：准确记录发现动物疫情的具体日期和时间。报告情况：报告人姓名、报告渠道、报告内容等。疫情处理措施：包括隔离、扑杀、消毒、无害化处理等措施的实施情况及效果评估。（四）动物运输档案1.承运人信息：运输企业或个人的名称、地址、联系方式等。2.运输工具信息：运输车辆、船舶等的型号、车牌号/船号、消毒情况等。3.运输记录：运输日期、运输起点和终点、运输动物种类和数量、动物健康状况等。（五）动物屠宰档案1.屠宰场信息：屠宰场名称、地址、资质证书编号等。2.待宰动物信息：动物来源、数量、健康状况等。3.屠宰过程记录：屠宰日期、屠宰工艺、检验检疫情况（包括宰前检疫、宰后检验结果）、无害化处理情况等。（六）档案格式要求1.纸质档案采用A4纸张打印或书写，字迹清晰、工整。页面设置符合公文排版要求，上下左右边距适中。档案内容应按照规定的格式填写，不得随意涂改。如有涂改，应在涂改处加盖涂改人印章或签字确认。2.电子档案采用统一的电子文档格式，如PDF、Excel等，便于存储和查阅。电子档案应进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，文件名应规范准确，便于识别和查找。对电子档案应进行加密备份，防止数据丢失或损坏。三、档案建立与归档（一）建立要求1.及时记录：各业务部门在动物卫生管理活动发生后，应及时按照规定的内容和格式进行记录，确保档案信息的时效性。2.专人负责：明确专人负责档案的建立工作，确保记录的准确性和完整性。建立人员应熟悉动物卫生管理业务和档案管理要求。3.信息审核：档案建立过程中，应对记录的信息进行审核，确保信息真实、准确、完整。审核人应签字确认审核结果。（二）归档流程1.定期整理：各业务部门应定期（每月/每季度）对本部门的动物卫生档案进行整理，将零散的记录资料分类汇总。2.移交归档：整理后的档案应及时移交档案管理部门。移交时，双方应办理交接手续，填写档案移交清单，明确档案的名称、数量、移交日期等信息。3.档案编号：档案管理部门对接收的档案进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。4.装订归档：按照档案类别和时间顺序对档案进行装订，装入档案盒或档案柜，并在档案盒/柜上标明档案类别、年度、月份等信息。四、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.内部查阅本公司/组织内部人员因工作需要查阅动物卫生档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据查阅申请表提供相应的档案，并做好查阅登记，记录查阅人姓名、部门、查阅日期、查阅档案名称等信息。查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。2.外部查阅因政府监管部门、司法机关等外部单位工作需要查阅本公司/组织动物卫生档案的，应出具正式的查阅函，注明查阅目的、查阅范围等内容。档案管理部门应审核查阅函的真实性和合法性，经公司/组织主管领导批准后，按照规定提供档案，并做好查阅登记。查阅登记内容除内部查阅登记信息外，还应包括查阅函编号、查阅单位名称、查阅人姓名及联系方式等。外部查阅人员查阅档案时，应遵守本公司/组织的档案管理制度，不得泄露档案内容。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅规定1.内部借阅本公司/组织内部人员因工作需要借阅动物卫生档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。档案管理部门应在借阅申请表上注明借阅档案的名称、数量、借阅日期、预计归还日期等信息，并将档案提供给借阅人。借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应的责任。2.外部借阅原则上不允许外部单位借阅本公司/组织的动物卫生档案。如因特殊情况确需借阅的，应经公司/组织主管领导批准，并与档案管理部门签订保密协议。保密协议应明确双方的权利和义务，包括保密内容、保密期限、违约责任等。外部借阅档案的期限应严格控制，借阅期满后应及时归还。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时追究借阅单位的责任。五、档案保管与维护（一）保管要求1.档案库房档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全存储。库房应安装温湿度调节设备，保持适宜的温湿度环境（温度14℃24℃，相对湿度45%60%）。库房内应设置专门的档案架或档案柜，按照档案类别和编号顺序存放档案，便于查找和管理。2.电子档案保管电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如服务器、磁盘阵列等，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。对电子档案应设置访问权限，不同人员根据工作需要具有相应的访问级别，确保电子档案的安全性和保密性。（二）维护措施1.定期检查档案管理部门应定期（每年/每两年）对档案进行检查，检查档案的保管状况、完整性、准确性等。如发现档案有破损、褪色、字迹模糊等情况，应及时采取修复措施。对电子档案应定期进行病毒查杀和数据完整性检测，确保电子档案的正常运行。2.更新补充随着动物卫生管理工作的开展，应及时对档案内容进行更新和补充。如动物发生新的疫病、养殖规模变化、运输路线调整等信息，应在档案中及时记录。对档案管理制度和档案格式等如有修订，应及时通知各部门按照新的要求进行档案的建立和管理。六、档案销毁（一）销毁条件1.超过保管期限：档案保管期限届满，且已无继续保存价值的，可以进行销毁。保管期限规定：动物基本信息档案、饲养管理档案、疫病防控档案等保管期限为[X]年；动物运输档案、屠宰档案等保管期限为[X]年。具体保管期限可根据相关法律法规和行业标准进行调整。2.失去保存意义：因自然灾害、意外事故等原因导致档案损坏、丢失，无法恢复且已无利用价值的；或者档案内容涉及的动物已不存在，相关档案已无实际意义的，可以进行销毁。3.保密期满：对涉及商业机密、个人隐私等保密信息的档案，在保密期限届满后，经审核确认可以销毁的。（二）销毁程序1.提出申请：各业务部门或档案管理部门认为档案符合销毁条件的，应填写档案销毁申请表，详细说明销毁档案的名称、数量、销毁原因、保管期限等信息。2.审核批准：档案销毁申请表经所在部门负责人、档案管理部门负责人审核后，报公司/组织主管领导批准。主管领导应认真审查销毁申请，确保销毁档案的必要性和合规性。3.销毁实施：经批准后，由档案管理部门负责组织