企业内部审核管理流程规范

企业内部审核管理流程规范一、引言企业内部审核（以下简称“内审”）是组织自我完善、提升管理水平的重要手段，旨在通过系统性、独立性的检查与评价，验证企业各项管理体系、业务流程及作业活动是否符合既定的方针、程序和标准，并识别改进机会。为确保内审工作的规范性、有效性和一致性，特制定本流程规范。本规范适用于企业内部所有管理体系及业务领域的审核活动，旨在为内审工作提供清晰的指引和操作依据，促进企业持续健康发展。二、审核原则内审工作应遵循以下基本原则，以保证审核过程的公正性、客观性和权威性：1.客观公正原则：审核活动及结果应基于客观事实和充分证据，不受任何主观因素或外部压力的干扰。审核人员应保持中立立场，对发现的问题和优秀实践均予以客观记录和评价。2.系统全面原则：审核范围应覆盖预定的审核对象，确保审核内容的完整性和代表性。审核方法应具有系统性，确保能够全面识别潜在的风险和改进点。3.独立保密原则：审核人员应独立于被审核活动，以确保审核结论的公正性。同时，对审核过程中接触到的企业敏感信息、商业秘密及个人信息负有保密责任。4.基于证据原则：审核发现和结论必须有可追溯的客观证据支持，避免主观臆断。证据可以来自文件查阅、记录核对、现场观察、人员访谈等多种渠道。5.持续改进原则：内审的最终目的是推动企业管理水平的提升。审核不仅要识别不符合项，更要关注过程的有效性和效率，提出建设性的改进建议。三、审核策划与准备阶段充分的策划与准备是确保内审顺利实施并取得预期效果的基础。1.确定审核需求与目的：根据企业年度管理目标、体系运行情况、法律法规变化、客户投诉、以往审核结果或特定风险等因素，由审核管理部门（通常为质量管理部门或体系管理部门）或指定负责人发起审核需求，明确审核目的。审核目的应具体、明确，例如：评价某管理体系的符合性与有效性、验证纠正措施的落实情况、特定项目的合规性检查等。2.明确审核范围：根据审核目的，界定审核的具体范围，包括涉及的部门、过程、活动、时间段及相关文件和记录。审核范围应清晰、具体，避免模糊不清。3.组建审核组：*审核组长：由具备相应资质和经验的人员担任，负责审核活动的策划、组织、协调和控制，对审核结果负责。*审核员：根据审核范围和专业需求，选择具备相应知识、技能和经验的内部审核员或聘请外部专家。审核员应与被审核部门无直接利益冲突，以确保审核的独立性。*审核组应进行必要的内部沟通，确保对审核任务的理解一致。4.制定审核计划：审核组长负责组织制定详细的审核计划，内容通常包括：审核目的、范围、准则、审核组成员及分工、审核日期和地点、主要审核活动及时间安排（如首次会议、现场审核、审核组内部会议、末次会议）、被审核部门的配合要求等。审核计划应提前发给相关部门和人员。5.准备审核文件：*审核准则：明确审核所依据的文件，如质量手册、程序文件、作业指导书、法律法规、合同要求、企业方针目标等。*审核检查表：审核员根据审核准则和审核计划，结合专业判断，编制检查表。检查表应列出需查证的内容、方法和抽样方案，以确保审核的系统性和全面性，但不应过度限制审核员的现场发现。*收集并熟悉与审核范围相关的背景资料和文件。四、审核实施阶段审核实施是内审工作的核心环节，旨在通过现场查证获取客观证据。1.首次会议：审核组与被审核部门负责人及相关人员召开首次会议。会议目的是确认审核计划、介绍审核方法和程序、澄清审核范围和目的、建立沟通渠道、说明审核纪律和保密要求，并听取被审核部门的简要情况介绍。首次会议应有记录。2.现场审核与证据收集：审核员按照审核计划和检查表，采用查阅文件记录、现场观察、与相关人员访谈、数据统计分析等多种方式，收集与审核准则相关的客观证据。*文件审核：核实体系文件的符合性、充分性和适宜性。*记录审核：抽查相关的运行记录、检验记录、会议纪要等，验证体系运行的有效性和追溯性。*现场观察：观察实际操作过程是否符合规定要求，设备设施状态，工作环境等。*人员访谈：与不同层级、不同岗位的人员进行沟通，了解其对职责、程序的理解和执行情况。访谈应注意技巧，确保信息的真实性和准确性。*审核员应及时、准确地记录审核发现（包括符合项和不符合项），并确保所有记录具有可追溯性。3.审核组内部会议：在现场审核过程中或阶段性结束后，审核组应召开内部会议，汇总审核发现，讨论分析收集到的证据，初步确定不符合项，并对审核结论进行初步评价。会议应保密，仅限审核组成员参加。4.审核发现的沟通：审核员应就初步的审核发现（尤其是不符合项）与被审核部门相关负责人进行沟通和确认，听取其陈述和解释，确保事实清楚、证据确凿，避免误解。对有争议的问题，应通过进一步查证或由审核组长协调解决。五、审核报告阶段审核报告是审核活动的最终成果，应清晰、准确地反映审核过程和结果。1.编写审核报告：审核组长根据审核组的审核发现和会议结论，组织编写审核报告。审核报告应包括以下主要内容：*审核目的、范围、准则、日期；*审核组成员及被审核部门参与人员；*审核实施过程简述；*审核发现（包括符合项的肯定和不符合项的详细描述，不符合项应明确其不符合的审核准则条款、事实描述、严重程度）；*审核结论（对审核对象总体符合性、有效性的评价，以及存在的主要问题和改进建议）；*附件（如不符合项报告、首次/末次会议记录等）。审核报告应客观、准确、简洁、规范，避免使用模糊或情绪化的语言。2.审核报告的审批与分发：审核报告初稿完成后，应经过审核管理部门或指定负责人的审批。审批通过后，按规定范围分发至企业管理层、被审核部门及相关职能部门。六、审核后续活动阶段审核的最终目的是促进问题的解决和管理的改进，因此审核后续活动至关重要。1.纠正措施的制定与实施：被审核部门针对审核报告中提出的不符合项及改进建议，应在规定期限内分析原因，制定并实施纠正措施，并预计完成日期。纠正措施应具有针对性、可操作性和有效性。2.纠正措施的验证：审核组（或其委派人员）负责对被审核部门提交的纠正措施计划及其实施效果进行跟踪和验证。验证应确认纠正措施是否已按计划实施，实施后是否有效消除了不符合项，以及是否防止了类似问题的再次发生（必要时）。验证结果应形成记录。3.关闭不符合项：对于纠正措施验证有效的不符合项，予以关闭。对于验证未通过的，应要求被审核部门重新分析原因并采取更有效的纠正措施，直至符合要求。4.审核资料的归档：审核全过程的相关文件资料，如审核计划、检查表、审核记录、不符合项报告、审核报告、纠正措施及验证记录等，应按企业档案管理规定进行整理、归档，以备查阅和追溯。七、审核结果的应用与持续改进企业应重视内审结果的应用，将其作为管理体系持续改进的重要输入。1.管理评审输入：内审结果（包括审核发现、纠正措施落实情况及有效性）应作为企业管理评审的重要输入，为管理层决策提供依据。2.体系改进：针对内审中发现的共性问题、系统性问题或潜在风险，企业应组织相关部门进行专题研究，对现有管理体系文件、流程进行评审和优化，实现体系的持续改进。3.绩效评价：内审结果可作为对各部门、各过程管理绩效评价的参考依据之一。4.经验分享与培训：对内审中发现的良好实践和成功经验，应在企业内部进行推广和分享；对常见的不符合项和薄弱环节，应组织针对性的培训，提升员工的意识和能力。八、附则1.本规范由企业审核管理部门负责解释和修订。2.本规范自发布之日起