重点单位消防设备全套档案管理规范

重点单位消防设备全套档案管理规范一、总则（一）目的与依据为规范重点单位消防设备档案的建立、管理与应用，确保消防设备处于良好运行状态，保障单位生命财产安全，依据相关消防法律法规及技术标准，结合重点单位实际情况，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于各类重点单位（包括但不限于大型商场、医院、学校、高层建筑、化工企业等）消防设备的档案管理工作。所称消防设备，涵盖火灾自动报警系统、自动喷水灭火系统、消火栓系统、防排烟系统、应急照明和疏散指示系统、灭火器、气体灭火系统等各类用于防火、灭火及疏散逃生的设施与器材。（三）管理原则消防设备档案管理遵循“统一领导、分级负责、全程跟踪、规范有序、真实准确、安全保密、方便利用”的原则。各单位应将消防设备档案管理纳入消防安全管理体系，作为日常消防安全工作的重要组成部分。二、档案的构成与内容（一）基础档案基础档案是消防设备的“身份信息”与“出生证明”，应在设备投入使用前建立完毕。1.设备清单与台账：应以表格形式详细记录单位内所有消防设备的名称、型号规格、生产厂家、产品编号、购置日期、安装日期、安装位置、数量、主要技术参数等基本信息，并根据设备变动情况及时更新。2.产品质量证明文件：包括设备的出厂合格证、型式检验报告、3C认证证书（如适用）、使用说明书等原厂资料。复印件需注明原件保管处及复印日期，并加盖单位相关部门印章。3.安装调试记录与验收资料：包括安装施工单位资质证明、安装调试报告、隐蔽工程记录（如适用）、系统竣工图（应标注设备具体位置及编号）、竣工验收报告及相关验收文件。4.维护保养单位及人员资质：如委托外部单位进行维护保养，应留存维护保养单位的营业执照、消防技术服务机构资质证书（如适用）及维护保养人员的执业资格证明复印件。（二）运行管理档案运行管理档案反映消防设备的“健康状况”与“成长轨迹”，应随设备运行过程持续积累。1.日常巡检记录：记录每日或定期对消防设备进行外观检查、功能测试的情况，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及处理结果。2.定期维护保养记录：根据设备特性及相关规范要求，制定维护保养计划，并详细记录每次维护保养的日期、保养内容、保养人员、发现的问题、处理措施、更换的零部件型号及数量等。维护保养计划及记录应具有可追溯性。3.故障维修记录：详细记录设备发生故障的时间、故障现象、故障部位、原因分析、维修过程、更换的零部件信息（型号、规格、生产厂家、数量）、维修单位及人员、维修结果、验收情况等。重大故障应附专题分析报告。4.检测与检验报告：包括消防设施年度检测报告、系统定期检验报告（如消火栓系统水压试验、自动喷水灭火系统末端试水等）、灭火器定期检查与充装记录等。5.备品备件管理记录：建立消防设备常用备品备件的采购、入库、领用、库存台账，记录备件名称、型号规格、生产厂家、数量、存放位置、有效期等信息。（三）检查与培训档案检查与培训档案体现对消防设备管理工作的“监督力度”与“人员素养”。1.消防安全检查记录：记录单位内部及上级主管部门、消防救援机构对消防设备进行检查时提出的意见、发现的问题及整改落实情况。2.消防演练记录：记录单位组织消防演练时，消防设备的启用情况、运行效果、存在问题及改进措施。3.培训记录：记录针对消防设备操作、维护、检查等相关知识与技能的培训活动，包括培训时间、培训内容、培训讲师、参训人员名单及考核情况。（四）应急与事故档案应急与事故档案是消防设备“实战表现”的“经验总结”。1.应急预案：单位消防应急预案中涉及消防设备操作与使用的部分，或针对特定消防设备的专项应急预案。2.应急处置记录：记录在发生火灾或其他紧急情况时，消防设备的启动、运行情况，以及设备在应急处置过程中的作用与效果评估。3.设备损坏与报废记录：因损坏无法修复、达到使用年限或技术淘汰等原因需报废的消防设备，应记录报废设备名称、型号、数量、购置日期、报废原因、审批手续及处置情况。三、档案的管理与维护（一）档案管理责任单位应明确消防设备档案管理的责任部门和责任人，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等工作。档案管理人员应具备相应的专业知识和责任心。（二）档案的形成与归档各项记录应及时、准确、完整、规范填写，字迹清晰，不得随意涂改。电子记录应采用不可篡改的格式。档案材料应在相关工作完成后及时整理归档，做到一事一档或按设备类别、按时间顺序有序排列。（三）档案的分类与编号应建立科学的档案分类体系和编号规则，确保档案检索便捷。可按设备类型、所在区域或系统进行一级分类，再按档案形成时间或内容性质进行二级分类。编号应具有唯一性和可追溯性。（四）档案的保管与存放1.纸质档案：应使用专门的档案柜存放于干燥、通风、避光、防火、防潮、防虫、防盗的专用档案室内。档案盒应规范填写档案名称、编号、起止日期、保管期限等信息。2.电子档案：应建立电子档案管理系统，对电子文档进行备份和加密处理，防止数据丢失或泄露。电子档案应与纸质档案内容一致，并定期进行校验。存储介质应安全可靠，并做好防磁、防病毒等措施。（五）档案的保管期限消防设备档案的保管期限应不低于该设备的使用寿命。对于已报废设备的档案，应至少再保存一定年限（参照相关规定执行）后方可按规定程序销毁。（六）档案的更新与销毁1.更新：当消防设备发生增减、更换、维修、报废等变动时，应及时更新档案相关内容，确保档案信息的准确性和时效性。2.销毁：对于已超过保管期限且无继续保存价值的档案，应由档案管理部门提出销毁意见，报单位消防安全责任人批准后，按规定程序进行销毁，并做好销毁记录。四、档案的利用与监督（一）档案的查阅与借阅建立档案查阅、借阅制度。因工作需要查阅或借阅档案时，须履行相应的审批手续，明确借阅期限。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。涉密档案的查阅和借阅应遵守保密规定。（二）档案的利用消防设备档案应用于指导日常消防安全管理、设备维护保养、应急处置、消防安全检查、培训教育以及事故调查处理等工作。应定期对档案内容进行分析，为消防设备的更新改造、管理决策提供依据。（三）监督与检查单位消防安全责任人或消防安全管理人应定期对消防设备档案管理工作进行检查，确保档案管理制度得到有效落实。上级主管部门及消防救援机构进行消防安全检查时，档案管理情况将作为检查内容之一。五、附则（一）解释权本规范由单位消防安全管理部