企业行政工作规范化管理手册

企业日常行政工作规范化管理手册前言为规范企业日常行政工作流程，提升行政服务效率与管理水平，保证各项工作有序开展，特制定本手册。本手册适用于企业各部门行政人员及相关岗位员工，涵盖会议管理、办公物资管理、档案管理、访客接待、车辆管理、办公环境维护等核心行政场景，旨在通过标准化操作实现行政工作规范化、精细化。一、会议组织与管理适用会议类型部门例会、项目启动会、专题研讨会、年度总结会、外部合作洽谈会等企业内部及对外会议。标准化操作流程（一）会前准备确定会议基本信息：由会议发起部门明确会议主题、目标、时间（精确到分钟）、地点（会议室名称及容纳人数）、参会人员（列出名单及职务）、主持人及记录人。编制会议议程：根据会议目标梳理讨论事项，明确每个议题的时长及负责人，提前1个工作日发送至参会人员。准备会议材料：收集与议题相关的资料（如PPT、数据报表、方案草案等），整理成册并标注页码，电子版同步至企业共享平台。布置会场：提前30分钟检查会议室设备（投影仪、麦克风、空调、灯光等），调试完毕后摆放会议材料、饮用水、纸笔，保证座位安排有序。（二）会中执行签到与入场：参会人员提前10分钟入场，通过会议签到表登记姓名、部门及联系方式；迟到者需在签到表备注说明原因。会议主持：主持人按议程主持会议，控制各环节时长，避免偏离主题；记录人同步记录关键讨论内容、决议事项及待办任务（明确责任部门/人及完成时限）。突发情况处理：若设备故障，立即启用备用设备或更换会议室；若讨论争议较大，主持人需及时引导聚焦，必要时约定后续专题会议。（三）会后跟进整理会议纪要：会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理纪要，内容包括会议基本信息、议程要点、决议事项、待办任务清单，经主持人审核后发送至全体参会人员及相关部门。任务跟踪：行政部根据纪要中的待办任务清单，每周跟踪进度，提醒责任部门按时完成，并在下次会议中通报完成情况。资料归档：会议纸质材料（签到表、议程、纪要）存入会议档案盒，电子版按“年份-月份-会议类型”分类保存至企业档案系统。配套表单模板表1：会议通知单会议主题会议时间会议地点参会人员主持人记录人会议议程所需材料联系人及电话备注1.议题1（时长）1.材料1行政部*2.议题2（时长）2.材料2*表2：会议签到表序号姓名部门职务联系方式签到时间备注1*市场部经理2*技术部主管迟到10分钟表3：会议纪要会议名称会议时间会议地点主持人记录人参会人员缺席人员及原因会议议程决议事项待办任务责任部门/人完成时限1.1.市场部/*2023–2.2.技术部/*2023–关键管理要点会议主题需明确，避免无明确目标的“马拉松会议”；会议材料需提前分发，保证参会人员有充足时间准备；会议纪要需突出决议和待办任务，避免流水式记录；会议室使用实行“先申请、后使用”原则，避免冲突。二、办公物资管理适用管理范围办公文具（笔、本、文件夹等）、办公设备（电脑、打印机、复印机等）、劳保用品（口罩、消毒液等）、固定资产（办公家具、电器等）的采购、领用、维护及盘点。标准化操作流程（一）需求提报与审核月度需求提报：每月25日前，各部门根据下月工作计划填写《办公物资申领表》，注明物资名称、规格、数量、用途及预计使用时间，部门负责人签字确认后提交至行政部。需求审核：行政部汇总各部门需求，核对库存情况，编制《月度物资采购计划》，报行政经理审批；超预算或特殊物资（如专业设备）需提交总经理审批。（二）采购与入库供应商选择：行政部根据采购计划，从合格供应商名录中选择2家以上比价，保证物资质量与价格合理；紧急采购可临时联系供应商，事后补办审批手续。物资验收：物资送达后，行政部与需求部门共同验收，核对名称、规格、数量及质量，填写《物资验收单》，双方签字确认后入库；不合格物资当场拒收，并要求供应商24小时内更换。入库登记：验收合格的物资，行政部在《物资台账》中登记物资编号、名称、规格、数量、入库日期、供应商及存放位置，更新库存信息。（三）领用与发放领用流程：员工领用物资需填写《物资领用单》，注明领用部门、人员、物资名称及数量，部门负责人签字后交行政部；领用办公设备需注明“领用登记表”，明保证管责任人。发放原则：按需领用、杜绝浪费，常用物资（如笔、本）实行“按月定额”管理，超定额需说明原因；固定资产领用需签订《固定资产保管责任书》。（四）盘点与维护定期盘点：每月末行政部组织对库存物资进行全面盘点，核对台账与实物，填写《物资盘点表》，差异率超过5%需分析原因并上报；每季度对固定资产进行抽查，保证账实相符。设备维护：办公设备出现故障时，使用人填写《设备报修单》，行政部联系维修人员处理，维修后记录故障原因、维修时间及费用；打印机、复印机等设备每半年进行一次全面保养。配套表单模板表4：办公物资申领表申领部门申领日期申领人部门负责人签字序号物资名称规格单位1A4纸80g包2签字笔0.5mm支表5：物资验收单采购单号验收日期验收人供应商名称序号物资名称规格单位1文件夹A4个2消毒液500ml瓶表6：物资台账物资编号名称规格单位库存数量入库日期存放位置责任人WB001A4纸80g包1002023–仓库A区行政部/*SB001电脑联想台52023–办公室1市场部/*关键管理要点物资采购需优先选择企业合格供应商，保证质量与成本可控；领用物资需实名登记，杜绝公物私用；固定资产需贴“资产标签”，明确管理责任人，转移时及时更新台账；盘点中发觉差异需24小时内上报，查明原因并处理。三、档案管理适用管理范围企业行政档案（会议纪要、制度文件、合同等）、员工档案（入职资料、培训记录、异动记录等）、业务档案（项目资料、客户信息等）的收集、整理、归档、借阅及销毁。标准化操作流程（一）档案分类与编码分类标准：按档案性质分为“行政类”“人力资源类”“业务类”；按载体分为“纸质档案”“电子档案”。编码规则：纸质档案编码为“大类代码-年份-月份-流水号”（如“XZ-2023-08-001”），电子档案编码为“大类代码-年份-月份-流水号+后缀”（如“XZ-2023-08-001.pdf”）。（二）档案收集与整理定期收集：每月25日前，各部门将本月形成的档案资料（纸质版需签字确认，电子版需刻录光盘或至档案系统）提交至行政部；重要档案（如合同）需在签订后3个工作日内提交。整理归档：行政部对收集的档案进行核对，检查完整性、规范性（如纸质档案无涂改、电子档案无病毒），按分类编码排序，填写《档案归档登记表》。（三）档案保管与存放纸质档案保管：档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗设备，温度控制在18-22℃，湿度控制在50%-60%；档案盒标注档案名称、编码及归档日期，按编号顺序存放于档案柜。电子档案保管：电子档案存储于企业专用服务器，定期（每月）进行备份，备份介质需单独存放；重要电子档案需加密设置访问权限，仅授权人员可查阅。（四）档案借阅与归还借阅申请：员工借阅档案需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编码、用途、借阅期限（最长不超过15天），部门负责人签字后交行政部审批。借阅管理：档案管理员核对申请表后，提供档案复印件（原件不借出），借阅人需在《档案借阅登记表》签字登记；借阅期间不得涂改、拆散、转借，到期后及时归还，归还时检查档案完整性。（五）档案鉴定与销毁到期鉴定：对超过保管期限的档案，行政部每半年组织一次鉴定，确认档案价值（是否有保存必要），填写《档案销毁审批表》，报行政经理及总经理审批。销毁执行：审批通过后，由行政部监督销毁，纸质档案采用粉碎方式，电子档案进行彻底删除，销毁后填写《档案销毁记录表》，监销人及销毁人签字确认。配套表单模板表7：档案归档登记表档案名称档案编码归档部门归档人归档日期份数存放位置2023年8月会议纪要XZ-2023-08-001行政部*2023-08-302档案柜A-01新员工入职登记表RL-2023-08-005人力资源部*2023-08-281档案柜B-05表8：档案借阅申请表借阅人部门借阅日期归还期限*市场部2023-08-202023-09-02档案名称档案编码借阅用途部门负责人签字2022年度销售合同YW-2022-12-003客户跟进*表9：档案销毁记录表档案名称档案编码销毁日期销毁原因监销人销毁人2019年旧制度文件XZ-2019-05-0022023-08-15保管期限已满**关键管理要点档案分类需清晰，编码规则需统一，便于检索；档案收集需及时，避免资料遗漏；涉密档案需单独保管，借阅需经总经理审批；销毁档案需严格履行审批程序，保证无遗漏。四、访客接待管理适用管理范围外部客户、合作伙伴、应聘者、单位等来访人员的接待流程及服务规范。标准化操作流程（一）访客预约与信息登记预约确认：访客来访前1-2天，由对接部门通过电话、邮件或企业预约系统确认来访信息，包括访客姓名、单位、职务、来访事由、人数、预计到达及离开时间、联系方式。信息登记：预约信息同步至行政部，行政员填写《访客预约登记表》，并提前告知访客“需携带证件号码件，到前台登记后进入办公区”。（二）接待准备环境准备：根据访客数量及级别安排会议室（普通客户安排小型会议室，重要客户安排中型会议室），提前30分钟调试设备（投影仪、麦克风），摆放会议资料、饮用水、茶水（若访客为外部单位领导，备好水果）。人员准备：对接部门安排1-2名接待人员，提前10分钟到达前台；重要接待需部门负责人或公司领导陪同。（三）迎接与引导前台接待：访客到达后，前台人员主动上前问候“您好，请问是A公司*先生/女士吗？”，核对证件号码件，填写《访客登记表》（姓名、单位、事由、到访时间、接待部门、接待人、离开时间），发放《访客证》（佩戴于胸前）。引导至会议室：前台人员通知对接部门接待人员，接待人员到前台迎接，引导访客至会议室，途中简要介绍公司环境（如“这边是我们的办公区，那边是会议室”）。（四）接待服务会议接待：引导访客入座后，主动询问“需要茶水还是咖啡？”，递上饮品；会议开始前，将会议资料递交给访客；会议中，及时添水，避免随意打断发言。突发情况处理：若访客临时取消或延迟到达，对接部门需及时告知行政部；若访客需延长停留时间，接待人员需协调会议室或安排后续事宜。（五）送别与复盘送别：会议结束后，接待人员送访客至电梯口，礼貌道别“感谢您的来访，欢迎下次再来”；若访客自驾，协助联系停车场或指引车辆路线。信息归档：前台人员将《访客登记表》当日交至行政部，行政员按日期整理归档；《访客预约登记表》与《访客登记表》信息一致后，录入访客管理系统。配套表单模板表10：访客预约登记表预约部门预约日期接待人联系方式市场部2023-08-18*访客姓名单位名称职务到访时间**科技有限公司总经理2023-08-2014:0016:00表11：访客登记表到访日期到访时间访客姓名单位名称职务接待部门接待人访客证号离开时间签字2023-08-2014:05**科技总经理市场部*F2023082000115:50*关键管理要点访客预约需提前确认，避免信息误差；前台接待需热情主动，登记信息需准确完整；重要接待需提前准备应急预案（如会议室冲突、设备故障）；访客信息需保密，不得随意泄露。五、车辆管理适用管理范围企业公务用车（轿车、商务车等）的调度、使用、维护及费用管理。标准化操作流程（一）用车申请与审批申请提交：员工因公用车需提前1个工作日填写《公务用车申请表》，注明用车部门、申请人、用车时间、起始地点、目的地、乘车人数、事由及所需车型，部门负责人签字后提交至行政部。审批与派车：行政部根据用车申请及车辆调度情况（优先保障紧急公务、重要客户接待），审批后填写《派车单》，明确司机、车牌号、出发时间；紧急用车（如突发会议）可先电话申请，事后补办手续。（二）车辆使用与行驶交接检查：用车人凭《派车单》到车辆管理室领取车辆钥匙，与司机共同检查车辆状况（油量、车况、随车工具），填写《车辆交接记录表》。行驶规范：司机需遵守交通规则，安全驾驶，不得擅自改变路线或搭载非申请人员；用车人需配合司机工作，不得要求超速或违规行驶。费用记录：行驶过程中产生的过路费、停车费，用车人需保留票据（注明日期、地点、金额），行程结束后交行政部审核。（三）车辆维护与保养日常检查：司机每日出车前检查车辆油量、轮胎、刹车、灯光等，发觉问题及时上报；车辆使用后，保持车内整洁，加满油后归还钥匙。定期保养：行政部根据车辆行驶里程（每5000公里或3个月）制定保养计划，联系4S店或维修厂进行保养，填写《车辆保养记录表》，保养费用由行政部统一结算。故障处理：车辆行驶中出现故障，司机需立即停车，联系行政部及维修人员，不得擅自拆卸车辆；故障维修后，司机需确认维修项目及费用，填写《车辆维修记录表》。（四）费用报销与统计费用报销：用车人填写《车辆费用报销单》，附《派车单》、过路费、停车费等票据，经行政部审核、财务部复核后，报销费用至申请人账户。月度统计：行政部每月统计车辆使用情况（行驶里程、油耗、费用），编制《车辆月度使用报表》，报行政经理及总经理审阅，分析费用合理性，控制成本。配套表单模板表12：公务用车申请表用车部门申请人联系方式申请日期市场部08-19用车时间起始地点目的地乘车人数2023-08-2009:00公司机场3人所需车型备注部门负责人签字轿车（5座）无*表13：派车单车牌号司机用车时间返回时间乘车人京A5*2023-08-2009:0012:00市场部/*行驶路线备注审批人公司-机场-公司无行政部/*表14：车辆费用报销单申请人部门报销日期车牌号*市场部2023-08-21京A5费用类型金额日期事由过路费50元2023-08-20机场高速停车费30元2023-08-20机场停车场总计80元审核人关键管理要点用车需提前申请，严禁公车私用；司机需具备合法驾驶资质，定期进行安全培训；车辆费用需票据齐全，报销流程需规范；定期检查车辆状况，保证行车安全。六、办公环境维护适用管理范围办公区域（办公室、会议室、前台、走廊等）的清洁、绿化、设施维护及安全管理。标准化操作流程（一）清洁管理日常清洁：保洁人员每日上班前（8:00前）完成办公区域清洁，包括地面清扫拖拭、桌面擦拭（办公人员需整理个人物品）、垃圾桶清理、卫生间消毒（每2小时一次）；下班后关闭公共区域电源、空调。定期清洁：每月末组织一次全面清洁，包括窗户玻璃擦拭、空调滤网清洗、绿植叶片除尘；每季度进行一次地毯清洗、墙面消毒。（二）绿化管理绿植养护：行政部根据办公区域面积及光照情况，选择适合的绿植（如绿萝、多肉、发财树等），安排专人每周浇水、施肥、修剪枯叶；发觉病虫害及时处理，避免扩散。绿植更换：对枯萎或生长不良的绿植，及时更换为新的健康绿植，保证办公区域绿化美观。