房地产集团公司甲供材管理制度

房地产集团公司甲供材管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范集团公司及下属各项目公司（以下统称“各单位”）对甲供材料（设备）的管理，保障工程质量、有效控制成本、提高项目管理效率，降低供应链风险，依据国家相关法律法规及集团公司相关管理规定，特制定本制度。第二条定义本制度所称甲供材，是指在集团开发项目建设过程中，由集团公司或其授权的项目公司统一组织采购、供应，并直接用于工程项目，其费用纳入工程总造价，由集团公司或项目公司与供应商直接结算的主要建筑材料、装饰装修材料、安装工程材料及相关设备（以下统称“材料”）。第三条适用范围本制度适用于集团公司所有开发建设项目的甲供材管理，涵盖从材料需求计划、采购招标、合同签订、仓储物流、进场验收、质量控制、使用管理、结算付款直至资料归档的全过程。集团下属各项目公司、各相关职能部门及参与项目建设的各参建单位均须遵守本制度。第四条基本原则甲供材管理遵循以下原则：1.统一管理、分级负责：集团层面负责制度制定、标准统一、供应商战略管理及重大采购事项决策；项目公司负责具体实施与日常管理。2.质量优先、成本可控：在确保材料质量符合国家及项目要求的前提下，通过科学采购降低成本，追求性价比最优。3.计划先行、规范高效：强化材料需求计划的预见性和准确性，规范采购流程，提高供应链运作效率。4.权责清晰、风险共担：明确各参与方的职责权限，有效识别和防范采购、供应、质量等环节的风险。第二章甲供材范围确定与清单管理第五条甲供材范围确定原则甲供材范围的确定应综合考虑以下因素：1.工程质量关键性：对工程结构安全、主要使用功能及工程品质有重大影响的材料。2.成本控制有效性：用量大、单价高、市场竞争充分，通过集中采购能显著降低成本的材料。3.市场资源可控性：对市场供应渠道、价格波动需重点把控的材料。4.集团战略协同性：符合集团集中采购战略、与核心供应商建立长期合作关系的材料。5.项目特殊性需求：根据项目定位、设计标准及客户需求确定的特殊材料。第六条甲供材清单制定与审批1.各项目公司应在项目策划阶段，依据项目定位、设计图纸及本制度第五条原则，初步拟定甲供材清单（含预估数量、质量标准、供应周期等）。2.拟定的甲供材清单须报集团成本管理部门（或指定牵头部门，下同）审核。集团成本管理部门会同工程管理、设计管理等相关部门进行复核与调整。3.甲供材清单最终报集团分管领导审批后执行。对于超出常规范围或金额较大的甲供材，需按集团规定履行更高级别的决策程序。第七条甲供材清单动态管理甲供材清单并非一成不变。在项目实施过程中，因设计变更、市场变化等因素确需调整甲供材范围的，应由项目公司提出申请，说明调整理由、对成本及工期的影响，按原审批流程报批后，方可对清单进行更新。第三章采购管理第八条供应商管理1.集团建立统一的合格供应商库，对供应商实行分级分类管理和动态评估。2.供应商的选择应遵循公开、公平、公正和择优的原则，主要通过招标（公开招标、邀请招标）方式确定，特殊情况下可采用竞争性谈判、询价等方式，但需履行严格的审批手续。3.供应商应具备相应的生产或供应资质、良好的商业信誉、稳定的生产能力或供货渠道、合理的价格水平及完善的售后服务体系。第九条采购计划与实施1.项目公司根据施工进度计划、设计图纸及甲供材清单，编制详细的甲供材采购计划，明确材料名称、规格型号、数量、质量标准、供货时间、交货地点等。2.采购计划经项目公司负责人审核后，报集团成本管理部门备案或审批，具体权限划分由集团另行规定。3.集团成本管理部门或项目公司（根据权限）依据审批后的采购计划组织实施采购。采购过程应严格遵守集团招标采购管理办法及相关规定。第十条采购方式确定根据采购金额、材料特性及市场情况，确定合适的采购方式：1.达到集团规定招标限额的，必须进行招标采购。2.对于小额、零星或紧急需求的甲供材，可采用询价采购或直接采购，但需符合集团相关规定并保留完整的采购过程记录。第四章合同管理第十一条合同范本与签订1.集团应制定统一的甲供材采购合同范本，明确合同双方的权利义务、产品标准、数量、价格、交付、验收、质量保证、违约责任、争议解决等核心条款。2.采购合同的签订应严格按照集团合同管理规定执行。合同文本由集团成本管理部门或项目公司根据采购结果拟定，经法务部门审核、相关领导审批后，由授权代表签署。3.合同签订前，应对供应商的履约能力进行再次评估。第十二条合同履行与变更1.合同签订后，项目公司应负责跟踪合同的履行情况，及时与供应商沟通，确保材料按约定供应。2.因工程变更、不可抗力等原因需变更或解除合同的，应与供应商协商一致，并签订书面补充协议或解除协议，按原合同审批流程履行相应手续。第五章仓储与物流管理第十三条仓储规划与接收1.项目公司应根据甲供材的特性、数量及施工进度要求，规划合适的仓储场地，配备必要的仓储设施和管理人员。2.甲供材运抵施工现场或指定仓储地点后，项目公司材料管理人员、监理工程师应会同施工单位共同对材料的数量、规格、外观、包装及随附文件（合格证、出厂检验报告等）进行初步核验。第十四条入库管理1.初步核验合格的材料，应及时办理入库手续，建立详细的材料台账，记录材料名称、规格型号、数量、供应商、入库日期、批次等信息。2.对需要进行取样送检的材料，应按规定由监理工程师见证取样，送具有相应资质的检测机构进行检验，合格后方可正式入库。第十五条出库与使用管理1.施工单位根据施工进度需要，向项目公司提交甲供材领用申请。2.项目公司材料管理人员根据审批后的领用申请及施工进度计划，办理材料出库手续，与施工单位办理交接。3.材料出库应遵循“先进先出”原则，确保材料在有效期内使用。4.施工单位应对领用的甲供材进行妥善保管和合理使用，避免浪费和损坏。项目公司及监理工程师有权对材料的使用情况进行监督检查。第十六条库存盘点与信息反馈1.项目公司应定期对甲供材进行库存盘点，确保账实相符。盘点结果应形成书面记录。2.建立甲供材信息反馈机制，及时掌握材料的库存动态、消耗情况及供应进度，为后续采购决策提供依据。第六章进场验收与质量管理第十七条进场验收责任甲供材的进场验收是保障工程质量的关键环节。项目公司、监理工程师对甲供材的质量负主要监督责任，施工单位负接收检验责任。第十八条验收依据与标准甲供材的验收应以采购合同约定的质量标准、国家及行业现行有效的产品标准、设计文件要求为依据。第十九条验收程序与要求1.材料进场时，供应商应提供产品合格证、出厂检验报告等质量证明文件。2.监理工程师组织项目公司相关人员及施工单位对进场材料进行外观检查、规格核对，并按规定比例进行抽样送检。3.检验合格的材料方可用于工程施工；检验不合格的材料，应立即清退出场，并由项目公司负责与供应商协商处理（如退货、更换等），同时做好记录。4.所有验收过程及结果均应形成书面记录，由相关方签字确认后存档。第七章结算与付款管理第二十条结算依据甲供材的结算应以生效的采购合同、经确认的送货单、验收合格证明、材料入库单、质检报告（如需）及双方约定的其他结算凭证为依据。第二十一条结算流程1.供应商按合同约定的结算周期或工程节点，向项目公司提交结算申请及相关结算资料。2.项目公司成本管理部门（或指定部门）对供应商提交的结算资料进行审核，必要时可进行现场核实。3.审核无误后，按集团规定的审批权限履行付款审批程序。第二十二条付款管理1.项目公司财务部门依据审批通过的付款申请及合同约定，办理付款手续。2.付款方式和期限应严格按照采购合同执行，可根据材料供应进度、质量情况等设置预付款、进度款、结算款及质保金等不同付款阶段。3.质保金的支付应符合合同约定，在质保期届满且无质量问题后，按规定程序支付。第八章责任追究第二十三条责任界定对于在甲供材管理过程中出现的失职、渎职、弄虚作假、徇私舞弊等行为，或因管理不当导致材料质量不合格、供应延误、成本超支、造成损失的，将追究相关单位及责任人的责任。第二十四条责任追究方式根据情节轻重及造成损失的大小，责任追究方式可包括：通报批评、经济处罚、岗位调整、直至党