固定资产管理清单及维护指南

固定资产管理清单及维护指南一、适用范围与核心管理目标本指南适用于企业、事业单位、学校、医疗机构等各类组织对固定资产（如办公设备、生产机械、电子仪器、运输工具等）的全生命周期管理。通过标准化流程实现资产清晰登记、规范使用、及时维护、高效盘点，保证资产安全完整、延长使用寿命、降低运营成本，同时满足财务核算与审计合规要求。二、资产全生命周期管理操作流程（一）资产入库与建档登记目标：保证新增资产信息准确、标识清晰，纳入统一管理体系。操作步骤：资产验收与分类资产购入或调入后，由使用部门、行政部（或资产管理部）、财务部共同验收，核对资产名称、型号、规格、数量、供应商信息、购置日期、金额等是否与合同/凭证一致，检查外观及功能是否完好。按资产性质分类（如电子设备、办公家具、机械设备等），确定资产编码规则（示例：部门代码-资产类别-年份-流水号，如“XZ-DB-2023-001”代表行政部电子设备2023年第1号）。信息录入与贴标验收合格后，由资产管理员在固定资产管理系统中（或Excel台账）录入信息，包括：资产编号、名称、型号、规格、序列号、购置日期、原值、使用部门、责任人、存放地点、保修期限、供应商联系方式等。资产标签（含编号、名称、购置日期），粘贴于资产显著位置（如设备机身、家具侧面），保证标签清晰、不易脱落。财务与台账核对财务部根据资产验收单及录入信息，建立固定资产明细账，保证账实、账账一致；资产管理部同步更新纸质/电子台账，形成“一物一档”管理基础。（二）日常使用与维护执行目标：规范资产使用行为，预防损坏，保障资产正常运行。操作步骤：使用责任落实资产交付使用部门时，需明确责任人（如部门负责人或指定员工*），签订《固定资产使用责任书》，明保证管责任、使用规范及违规后果。资产转移使用人时，需由原责任人、新责任人及资产管理员三方办理交接手续，更新台账中的“责任人”信息。日常维护计划制定根据资产说明书及使用频率，由资产管理员牵头，联合使用部门制定《年度维护计划》，明确维护类型（日常清洁、定期检查、预防性维修）、维护周期（如每周清洁、每季度检查、每年全面保养）、维护责任部门（使用部门或外部服务商）。维护记录与问题处理日常维护：责任人每日使用前后进行简单清洁（如擦拭设备表面、检查电源线路），并在《日常维护记录表》中记录日期、操作内容、异常情况。定期检查：维护责任部门按计划对资产进行全面检查（如设备功能测试、部件松动排查），填写《定期检查记录表》，对发觉的问题（如异响、功能异常）及时上报。故障维修：资产出现故障时，责任人立即停止使用，向资产管理员提交《维修申请单》；管理员评估故障原因，属于保修期的联系供应商免费维修，过保的由行政部门联系第三方维修或内部维修，维修后记录故障原因、维修过程、更换部件及费用。（三）定期盘点与差异处理目标：保证资产账实相符，及时发觉盘盈、盘亏、闲置等问题。操作步骤：盘点准备每年至少组织1次全面盘点（建议在12月底），半年度可进行抽盘；盘点前由资产管理员打印《资产盘点清单》（含编号、名称、型号、责任人、存放地点等），明确盘点小组（由资产管理员、使用部门代表、财务人员组成）。现场盘点盘点小组对照清单逐项核对资产实物，检查资产状态（在用、闲置、维修、报废）、存放地点、责任人是否与台账一致，对差异资产标注“待核查”并记录现场情况（如标签脱落、资产遗失等）。差异分析与处理盘点结束后，盘点小组汇总差异情况，分析原因（如台账漏登、资产转移未更新、管理疏忽等）；盘盈资产：由使用部门提交《盘盈资产说明》，附验收凭证，经管理层审批后补录入库；盘亏资产：由责任部门提交《盘亏资产报告》，说明原因（如遗失、损坏），经管理部门核查后，根据审批流程处置（如责任人赔偿、核销），更新台账；闲置资产：标记为“闲置状态”，在内部平台发布调剂信息，3个月内无法调剂的，按闲置资产处理流程（如出租、报废）。（四）资产处置与更新目标：规范报废、报损、转让等处置行为，避免资产闲置与流失。操作步骤：处置申请与鉴定资产达到使用年限（如电子设备5年、机械设备10年）、技术淘汰或无法修复时，由使用部门提交《固定资产处置申请表》，附资产状况说明、维修记录等；管理部门组织技术鉴定小组（如技术人员、财务人员、行政人员）对资产进行鉴定，确认是否符合处置条件，出具《资产鉴定意见书》。审批与处置执行根据资产价值及单位规定，履行审批流程（如低价值资产由部门负责人审批，高价值资产需管理层或董事会审批）；审批通过后，选择处置方式：报废资产交由有资质的回收公司处理（保留回收凭证），转让资产通过内部拍卖或公开变卖（需评估价值），处置收入及时入账。台账与财务核销资产处置完成后，资产管理员在台账中标注“已处置”，更新资产状态；财务部根据处置凭证及审批文件，核销固定资产明细账，保证账实、账证一致。三、核心管理工具模板（一）固定资产基本信息表资产编号资产名称型号规格序列号资产类别使用部门责任人存放地点购置日期原值（元）保修期至状态（在用/闲置/维修/报废）XZ-DB-2023-001联想ThinkPad笔记本T14CN电子设备行政部张*301办公室2023-03-156,0002026-03-14在用SC-JX-2022-005数控机床XK714JX20220501机械设备生产部李*车间A-022022-07-20150,0002025-07-19在用（二）固定资产维护记录表资产编号维护日期维护类型（日常/定期/维修）维护内容维护人异常情况描述处理结果维护费用（元）XZ-DB-2023-0012024-06-01日常清洁擦拭屏幕、键盘，检查电源线张*无正常0SC-JX-2022-0052024-06-15定期检查检查主轴运行状态、添加导轨润滑油王*（技术部）主轴轻微异响调整轴承后正常50XZ-DB-2023-0012024-07-10维修无法开机，送修检测外部维修商主板故障更换主板，恢复正常1,200（三）固定资产盘点差异表盘点日期资产编号资产名称账面责任人实际责任人账面存放地点实际存放地点差异类型（盘盈/盘亏/账实不符）差异原因处理意见2024-12-20XZ-DB-2023-003打印机刘*赵*302办公室303办公室账实不符资产内部转移未更新台账更新台账，责任人变更为赵*2024-12-20CW-DB-2021-002扫描仪--仓库未找到盘亏遗失，责任人未及时上报责任人刘*赔偿500元，核销资产四、关键管理要点与风险规避（一）责任到人，避免“重购置、轻管理”建立“谁使用、谁负责”机制，明确资产责任人，将资产管理纳入员工绩效考核（如因个人保管不善导致资产损坏，需承担相应赔偿责任）；部门负责人为本部门资产第一责任人，需定期检查本部门资产使用与维护情况，保证责任落实。（二）动态更新，保证账实一致资产信息（使用人、存放地点、状态）发生变化时，使用部门需在3个工作日内通知资产管理员更新台账，避免“有物无账”或“有账无物”；盘点后发觉的差异需在15个工作日内完成处理，保证台账实时反映资产真实状态。（三）规范维护，延长资产寿命根据资产说明书制定差异化维护计划，避免“过度维护”或“维护不足”；优先选择原厂配件或认证服务商进行维修，保证维修质量，降低二次故障风险。（四）合规处置，防范资产流