采购需求审批及供应商选择流程模板

采购需求审批及供应商选择流程模板一、适用范围与情境日常生产运营所需原材料、零部件采购；办公用品、设备等非生产物资采购；服务类采购（如咨询、运维、物流等）；新项目启动所需物资或服务采购；采购金额超过一定阈值（如1万元）或涉及战略供应商的采购需求。二、流程操作步骤详解步骤一：采购需求发起与初审操作内容：需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间、技术参数（如有）及供应商特殊要求（如资质认证、过往合作经验等）。需求部门负责人*对需求合理性进行初审，重点审核需求与业务匹配度、预算是否在部门额度内、技术参数是否清晰，签字确认后提交至采购部。责任岗位：需求经办人、需求部门负责人输出成果：《采购需求申请表》（初审版）步骤二：采购需求复核与审批操作内容：采购部接收需求后，由采购专员*对需求进行复核，重点核查：需求描述是否完整，规格、参数是否明确，避免模糊表述（如“一批办公纸”需明确规格、克重、数量）；预估单价与市场行情是否基本匹配，是否存在预算虚高或遗漏；是否存在更优替代方案（如现有库存是否充足、是否有租赁/共享替代采购）。复核通过后，采购部根据采购金额分级提交审批：金额≤1万元：由采购经理*审批；1万元＜金额≤5万元：由财务部复核预算后，分管副总审批；金额＞5万元：需经总经理*审批（重大项目可增加总经理办公会审议环节）。审批过程中若需修改，由采购部反馈至需求部门调整，重新提交审批。责任岗位：采购专员、采购经理、财务部、分管副总、总经理*输出成果：《采购需求申请表》（审批通过版）步骤三：供应商信息收集与初步筛选操作内容：采购部根据审批通过的需求，启动供应商信息收集：现有供应商库筛选：优先从合格供应商名录中筛选符合资质、历史合作评价良好的供应商；公开渠道拓展：通过行业平台、展会、推荐等方式收集潜在供应商信息，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可等）、产品/服务说明书、报价单等材料；特殊要求供应商：若需求涉及定制化或特殊资质（如医疗器械、食品等），需重点审核供应商专项资质。采购专员*对收集的供应商进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商（如资质过期、无相关业绩、报价远超预算等），形成《候选供应商名单》（建议3-5家，若合格供应商不足需补充收集）。责任岗位：采购专员、采购经理输出成果：《候选供应商名单》、供应商资质文件、报价单步骤四：供应商评估与比选操作内容：采购部组织成立供应商评估小组（成员包括采购部、需求部门、技术部（如需）、财务部），制定评估标准并打分（参考《供应商评估打分表》）。评估维度及权重（可根据采购类型调整）：资质与合规性（20%）：营业执照、行业资质、认证证书是否齐全有效；价格竞争力（30%）：报价是否合理，与市场均价对比，是否有批量折扣等；产品/服务质量（25%）：样品测试结果（如需）、历史合作质量合格率、客户评价；交付能力（15%）：交付周期、产能保障、物流方案；服务与响应（10%）：售后政策、问题解决效率、沟通配合度。评估小组对候选供应商逐一打分，汇总得分后形成《供应商评估报告》，得分最高者为拟合作供应商（若得分接近可增加商务谈判环节）。责任岗位：评估小组（采购部、需求部门、技术部、财务部）输出成果：《供应商评估打分表》、《供应商评估报告》步骤五：供应商确定与合同拟定操作内容：采购部将《供应商评估报告》及拟合作供应商建议提交至分管副总*审批，审批通过后确定最终供应商。采购专员*与供应商就采购细节（最终价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等）进行沟通，拟定《采购合同》，保证条款符合企业内控要求及法律法规。合同需经法务部（如设）审核，审核通过后由采购经理、需求部门负责人*及供应商双方签字盖章生效。责任岗位：采购专员、采购经理、法务部、分管副总输出成果：《采购合同》（最终版）步骤六：采购结果公示与归档操作内容：采购部在企业内部公示采购结果（包括供应商名称、成交价格、主要合同条款），公示期不少于3个工作日，接受内部监督。公示无异议后，采购专员*整理本次采购全流程文件（含《采购需求申请表》、审批记录、供应商资质、《供应商评估报告》、《采购合同》、公示材料等），按公司档案管理规定归档保存，保存期限不少于3年。责任岗位：采购专员、档案管理员输出成果：采购流程归档文件三、配套工具表单表1：采购需求申请表序号项目内容要求1需求部门需求部门名称2需求经办人姓名*、联系方式（内部分机）3采购物品/服务名称明确具体名称（如“A4复印纸”“设备运维服务”）4规格型号/技术参数详细描述（如“白色80g/m²，500张/包”或“7*24小时故障响应，4小时内到场”）5需求数量明确单位（如“包”“次”“台”）6预估单价含税单价（元）7预算金额总计金额（元）8用途说明简述采购原因及使用场景（如“生产部Q3季度生产备料”“行政部日常办公使用”）9期望交付时间年/月/日10供应商特殊要求如“需具备ISO9001认证”“近3年有同类项目合作经验”等11需求部门负责人意见签字*、日期12采购部复核意见签字*、日期13审批意见按金额分级填写审批人*、签字、日期表2：供应商信息登记表序号项目内容要求1供应商名称全称（与营业执照一致）2统一社会信用代码营业执照注册号3成立时间年/月/日4注册地址详细地址5经营范围以营业执照为准6联系人姓名*、职位7联系方式电话（座机/手机）、邮箱（工作邮箱）8主营产品/服务列明核心产品或服务9相关资质证书如ISO认证、行业许可证、专利证书等（需附复印件）10历史合作业绩近2年主要合作案例（客户名称、项目内容、合作时间、金额）11报价单产品/服务名称、规格、单价、数量、总价、报价有效期、付款条件表3：供应商评估打分表序号评估维度评分标准（10分制）得分加权得分1资质与合规性（20%）资质齐全且有效（10分），部分资质缺失但不影响核心业务（5分），关键资质缺失（0分）2价格竞争力（30%）低于市场均价10%以上（10分），与市场均价持平（6分），高于市场均价5%以内（3分），高于5%以上（0分）3产品/服务质量（25%）样品测试合格且历史质量零投诉（10分），轻微质量问题（5分），存在质量风险（0分）4交付能力（15%）按时交付率100%（10分），延迟1-3天（5分），延迟3天以上（0分）5服务与响应（10%）24小时内响应且48小时内解决问题（10分），48小时内响应（5分），响应超时（0分）合计————————表4：采购结果审批表序号项目内容要求1采购需求编号与《采购需求申请表》一致2采购物品/服务名称同需求申请表3需求数量/预算金额同需求申请表4候选供应商名单列出所有候选供应商及得分5拟合作供应商名称、最终成交金额、主要合作条款6评估小组意见签字（含采购部、需求部门、技术部、财务部*）、日期7采购部意见签字*、日期8最终审批意见分管副总/总经理签字、日期四、关键执行要点审批权限清晰化：严格按采购金额划分审批层级，严禁越级审批或简化流程，保证采购预算可控。供应商资质审核严谨：对供应商提供的营业执照、资质证书等文件进行核验（可通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业状态），避免与无资质或资质失效的供应商合作。评估标准统一客观：供应商评估需提前明确评分维度及权重，评估小组需独立打分，避免主观臆断，保证比选过程公平公正。流程记录完整保存：从需求发起至结果归档的全流程