供应链采购合同审批与存档规范模板

供应链采购合同审批与存档规范模板一、适用范围与业务场景本规范适用于企业各类供应链采购合同的审批流程管理及后续存档操作，涵盖原材料采购、设备采购、服务外包等所有采购类型的合同。具体业务场景包括：新供应商合作合同签订、年度框架协议续签、紧急采购合同审批、合同条款变更补充等。通过标准化流程，保证采购合同审批合规高效，存档完整可追溯，降低运营风险。二、合同审批与存档全流程操作指引（一）合同发起与材料准备发起主体：采购部门根据采购需求（如采购申请单、供应商报价单等），发起合同审批流程。材料清单：采购合同草案（需明确双方基本信息、标的物/服务描述、数量、单价、总金额、履行期限、质量标准、验收方式、付款条件、违约责任等核心条款）；供应商资质文件（营业执照复印件、相关行业资质证书、法定代表人证件号码明等，加盖供应商公章）；采购申请审批单（经需求部门负责人签字确认）；比价/议价记录（如三家比价表、谈判纪要等，适用于金额达到标准的采购项目）；其他必要附件（如技术参数要求、图纸等）。系统操作：通过企业OA系统或合同管理系统创建合同审批流程，上述材料，填写合同基本信息（如合同名称、编号、预计签订日期等）。（二）需求部门初审审核内容：合同标的物/服务是否符合部门实际需求；技术参数、质量标准是否与采购申请一致；履行期限是否满足项目进度要求。操作要求：需求部门负责人在1个工作日内完成审核，通过系统填写审核意见，确认无误后提交至采购部门；若需修改，注明具体修改意见并退回发起人。（三）采购部门审核审核内容：供应商选择是否符合企业采购管理制度（如是否通过合格供应商名录、是否履行招标/比价程序）；合同条款是否与采购需求、谈判结果一致（如价格、数量、交付时间等）；付款条件是否符合企业财务规定（如预付款比例、进度款节点、质保金约定等）；合同文本是否规范（无歧义、无法律风险漏洞）。操作要求：采购部门负责人在2个工作日内完成审核，重点审核供应商合规性及条款匹配度，通过系统提交审核意见，必要时组织补充谈判或修改合同草案。（四）法务部门审核（如涉及）审核范围：合同金额达到5万元及以上，或涉及知识产权、长期履约、重大违约责任等复杂条款时，需提交法务部门审核。审核内容：合同主体是否具备完全民事行为能力，授权代表是否合法有效；合同条款是否符合《民法典》等法律法规，是否存在显失公平或无效条款；违约责任、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖）是否明确、合理。操作要求：法务部门在3个工作日内完成审核，出具书面法律意见（可通过系统附件），对存在法律风险的条款提出修改建议，采购部门根据意见调整合同后重新提交。（五）财务部门审核审核内容：合同金额是否在预算范围内，预算审批手续是否齐全；付款方式、资金计划是否符合企业财务管理制度；涉及税费、发票开具（如“增值税专用发票”）等条款是否合规。操作要求：财务部门负责人在2个工作日内完成审核，重点审核预算及资金条款，通过系统确认“符合预算”“付款条件可行”等意见，不通过时注明预算不足或资金安排问题。（六）分级审批决策根据合同金额及重要性，划分审批权限：小额合同（金额5万元以下）：由采购部门负责人、财务部门负责人联合审批，审批通过后进入签署环节；大额合同（金额5万-50万元）：在上述基础上，需增加分管副总审批；重大合同（金额50万元以上）：需提交总经理办公会或董事会集体审议，形成会议纪要后方可签署。注：审批权限可根据企业实际规模调整，审批人需在系统中签署“同意”或“不同意”意见，注明审批意见及姓名。（七）合同签署与用印签署主体：审批通过后，由采购部门根据合同文本打印正式合同（一式X份，根据存档及业务需求确定份数），经双方授权代表签字并加盖企业合同专用章及骑缝章。用印管理：用印前需核对审批流程完整性（所有环节审核意见均为“同意”），合同文本与系统版本一致，由行政部门专人负责用印登记，记录用印日期、合同编号、份数等信息。（八）合同存档存档责任部门：采购部门为合同存档主责部门，负责收集签署完成后的合同正本及附件，移交至档案管理部门。存档要求：纸质存档：合同正本（供应商留存联除外）、附件（比价表、审批单、资质文件等）、审批流程记录页（系统打印版）一并装入档案袋，标注“合同编号+合同名称+存档日期”，档案管理部门统一编号存放；电子存档：将合同扫描件（PDF格式，含签字盖章页）、审批流程记录、附件电子版等至企业档案管理系统，保证电子档案与纸质档案一致，支持关键词检索。存档时限：合同签署完成后3个工作日内完成纸质及电子存档。（九）后续管理与借阅台账管理：采购部门建立《采购合同台账》，记录合同编号、供应商名称、标的物、金额、签订日期、履行状态（如“履行中”“已完成”“已终止”）、存档编号等信息，动态更新合同履行进度。借阅流程：因业务需要借阅合同档案时，由借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅事由、归还时间，经部门负责人审批后，档案管理部门办理借阅手续，借阅期限不超过5个工作日，严禁拆封、涂改、外传档案原件。三、常用模板表格清单及说明（一）采购合同基本信息表序号字段名称填写说明示例1合同编号按企业编码规则填写（如CG-年份-序号）CG-2023-0012采购方名称企业全称XX有限公司3供应商名称供应商工商注册全称XX供应链管理有限公司4合同名称明确合同类型及标的原材料采购合同（钢材）5标的物/服务描述详细名称、规格型号、技术参数Q235B钢材，Φ20mm，国标6合同金额（元）大写+小写壹拾万元整（¥100,000）7签订日期年-月-日2023-10-018履行期限起止时间或交付周期2023-11-01至2024-10-319付款方式如“预付30%，验收合格后付70%”预付30%，验收合格后付70%10附件清单列明附件名称及份数附件1：技术参数书1份（二）采购合同审批流程记录表审核环节审核人职务审核意见审核时间备注（如修改说明）需求部门*XX部门经理同意，符合需求2023-09-28采购部门*YY采购总监同意，价格合理2023-09-29修改付款节点为“验收后30天”法务部门*ZZ法务主管同意2023-10-08财务部门*AA财务经理同意2023-10-09分管副总*BB副总经理同意2023-10-10（三）合同存档登记表存档编号合同编号合同名称存档日期存档位置（档案柜/盒）档案盒编号借阅记录（借阅人/日期/归还日期）保管人DA2023001CG-2023-001钢材采购合同2023-10-12A柜-01层-03号A0103*CCDA2023002CG-2023-002设备维护服务合同2023-10-15B柜-02层-05号B0205*DD/2023-11-01/2023-11-05*CC四、关键风险控制与操作注意事项合同条款审核要点：标的物描述需清晰、具体，避免模糊表述（如“优质钢材”应明确具体标准）；金额、数量、日期等关键信息需大小写一致，无涂改；违约责任条款需对等，明确违约金计算方式及争议解决途径（优先约定诉讼管辖地为企业所在地法院）。审批时限管理：各环节审核人需在规定时限内完成审批，若因特殊情况需延长，需在系统中说明原因并通知发起人，避免流程停滞。存档安全与保密：纸质档案存放于专用档案柜，防火、防潮、防虫，电子档案设置访问权限，仅授权人员可查阅；