采购合同审核清单确保合同条款合规

采购合同合规性审核工具指南一、适用情境与目标人群本工具适用于企业采购部门、法务部门及相关业务人员在采购合同签订前，对合同条款进行全面合规性审查的场景。目标是通过标准化审核流程，识别并规避合同中的法律风险、财务风险及业务操作风险，保证合同内容符合《_________民法典》《_________招标投标法》等法律法规及企业内部管理制度，保障采购活动的合法性、规范性与安全性。主要使用人员包括采购专员某、法务专员某、财务审核员某及项目负责人某等。二、审核流程与操作指引采购合同审核需遵循“准备-初步审核-专项审核-综合复核-输出结果”的标准化流程，各环节责任明确、步骤清晰，保证审核无遗漏、无死角。（一）审核准备阶段资料收集：采购部门需向审核组提供完整的合同草案，包括但不限于：合同、附件（如技术规格书、报价单、供货清单、质量标准等）、对方当事人资质文件（营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书及代理人证件号码复印件等）、采购立项审批文件、招投标文件（如有）及相关谈判记录。保证所有资料为最新版本，且关键信息（如金额、日期、标的物描述）与采购订单、谈判结果一致。审核标准确认：明确本次审核适用的法律法规（如《民法典》合同编、《采购法》等）、行业监管规定（如医疗器械行业需符合《医疗器械监督管理条例》）及企业内部《采购管理办法》《合同管理规范》等制度文件。（二）初步审核（采购部门主导）采购部门首先对合同的基础信息及业务条款进行完整性、一致性审核，重点确认：合同主体信息：采购方与供应商的名称、统一社会信用代码、住所地等基本信息是否与营业执照一致，避免使用简称或错别字；供应商是否具备相应的经营资质（如生产许可证、经营许可证、特种设备资质等），且资质在有效期内；若由代理人签约，需核查授权委托书是否载明明确的授权范围、权限及期限，并由供应商法定代表人签字并加盖公章。合同标的与数量：标的物名称、规格型号、技术参数、质量标准等描述是否清晰、准确，与采购订单、技术附件是否完全一致；采购数量、单位是否明确，是否存在“约数”“左右”等模糊表述（如确需约定，需明确浮动范围及调整机制）。合同基本框架：合同是否包含必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方法等），条款是否完整，无重大遗漏。（三）专项审核（法务、财务、技术部门协同）根据合同性质及业务需求，由法务、财务、技术等部门分别对专业条款进行深度审核：法务专项审核：合法性审查：合同条款是否符合法律法规强制性规定（如“不得约定‘霸王条款’”“禁止转包分包需明确”等），是否存在无效或可撤销情形；权利义务对等性：双方权利义务是否明确、对等，避免单方面加重我方责任（如“供应商逾期交货无需承担违约责任”等不公平条款）；违约责任：违约责任是否具体、可量化（如逾期交货按日计算违约金，明确计算基数及比例），是否约定了违约上限（不超过实际损失的30%）；争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确，管辖法院/仲裁机构是否约定清晰（如“由采购方所在地人民法院管辖”）；知识产权与保密：涉及的技术成果、专利等知识产权归属是否明确，保密条款的保密范围、期限及违约责任是否合理。财务专项审核：价格与支付：合同金额是否与报价单、预算一致，币种、含税/不含税价、税率等是否明确；支付方式（预付款、进度款、尾款比例及支付条件）、账户信息（供应商账户名称与营业执照一致）是否清晰；税费承担：是否明确各项税费（增值税、关税等）的承担方，避免约定不明导致额外支出；财务合规：是否涉及“阴阳合同”条款，是否存在资金拆借、违规担保等财务风险。技术专项审核（如涉及）：技术标准：标的物的技术参数、功能指标、验收标准是否符合国家/行业标准及采购需求，是否引用最新有效标准；交付与验收：交付时间、地点、方式（运输、保险承担方）是否明确，验收流程（初验、终验）、验收标准、异议处理期（如“验收合格后7日内提出异议”）是否具体；售后服务：质保期限、保修范围、故障响应时间（如“24小时内响应，48小时内到场维修”）及售后费用承担是否约定清楚。（四）综合复核（审核负责人主导）由采购部门负责人或法务负责人牵头，汇总各专项审核意见，对合同整体进行复核，重点确认：条款一致性：各条款之间是否存在逻辑矛盾（如交货时间与验收期限冲突）；风险闭环：审核中发觉的问题是否已全部整改，是否新增其他风险点；合规性确认：最终合同文本是否满足所有法律法规及企业制度要求，重大风险是否已有效规避。（五）输出审核结果审核意见出具：对合规的合同，出具《合同审核通过表》，明确“审核通过，建议签署”；对存在不合规条款的合同，出具《合同审核修改意见书》，列明具体问题、修改建议及修改期限，要求采购部门与供应商协商修订后重新提交审核；对存在法律或财务风险的合同，出具《合同审核不予通过通知书》，说明理由，终止合同签订流程。文件归档：审核过程中形成的所有文件（合同草案、审核意见书、修改记录等）需整理归档，保存期限不少于合同终止后5年，便于后续追溯。三、采购合同合规性审核清单表审核模块审核要点审核标准审核结果（合规/不合规/需修订）问题描述及处理意见主体信息供应商名称与营业执照是否一致必须与营业执照登记全称一致，不得使用简称□合规□不合规□需修订如不一致，要求提供加盖公章的营业执照复印件并说明原因法定代表人/授权代理人信息是否有效法定代表人需提供证件号码明；代理人需提供授权委托书（明确授权范围）及证件号码复印件□合规□不合规□需修订授权委托书未明确授权范围，要求补充标的条款标的物名称、规格型号、技术参数是否清晰与采购订单、技术附件完全一致，无模糊表述（如“优质”“合格”等）□合规□不合规□需修订技术参数未引用国标，要求注明“符合GB/TXXXX-XXXX标准”质量标准是否明确明确国家标准、行业标准或双方约定的技术指标□合规□不合规□需修订质量标准未约定，需补充“按采购方提供的《技术规格书》执行”价格与支付合同金额是否与预算、报价一致金额大小写一致，无涂改痕迹□合规□不合规□需修订金额大小写不一致，要求核对后修正支付方式、比例、条件是否明确明确预付款（≤30%）、进度款、尾款（≥10%）支付节点及账户信息□合规□不合规□需修订尾款比例过低（5%），调整为≥10%税费承担是否明确明确“含税价/不含税价”，各项税费承担方□合规□不合规□需修订未约定税费承担，补充“增值税由供应商承担”交付与验收交付时间、地点、方式是否明确交付时间精确到日，地点明确具体地址，方式明确“供应商送货上门/采购方自提”□合规□不合规□需修订交付时间约定“尽快”，需明确具体日期验收流程、标准、异议期是否明确区分初验、终验，明确验收标准及“验收合格后X日内提出异议”□合规□不合规□需修订未约定异议期，补充“验收合格后15日内提出异议”违约责任违约责任是否具体、可量化逾期交货/付款违约金明确计算基数（如合同金额）及比例（日0.05%），上限≤30%□合规□不合规□需修订违约金比例过高（0.1%），调整为0.05%是否约定不可抗力条款明确不可抗力范围、通知义务、责任减免及合同解除条件□合规□不合规□需修订未约定不可抗力，需补充“因地震、洪水等不可抗力导致无法履约，双方免责”争议解决争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确约定“由采购方所在地人民法院管辖”或明确仲裁机构名称（如“中国国际经济贸易仲裁委员会”）□合规□不合规□需修订未约定管辖，补充“由采购方住所地人民法院管辖”其他条款知识产权归属是否明确明确技术成果、专利等归采购方所有或双方共有□合规□不合规□需修订未约定知识产权，补充“标的物涉及专利的，使用权归采购方所有”保密条款是否合理明保证密范围、期限（如“合同终止后2年”）及违约责任□合规□不合规□需修订保密期限未约定，补充“保密期限为5年”四、关键提示与风险规避动态更新审核标准：关注法律法规及行业政策变化（如《民法典》相关司法解释更新），及时调整审核要点，保证审核标准始终有效。例如2023年《最高人民法院关于审理买卖合同纠纷案件适用法律问题的解释》修订后，需更新“逾期付款违约金计算规则”的审核标准。强化跨部门沟通：审核过程中若发觉业务条款与技术、财务条款存在冲突（如技术参数要求过高导致成本超预算），需及时组织采购、技术、财务部门召开协调会，平衡业务需求与风险控制，避免“闭门审核”。留存审核痕迹：所有审核意见、修改记录需通过OA系统或书面形式确认，避免口头沟通导致责任不清。重大合同（如金额超100万元）的审核过程需形成会议纪要，由参会人员签字确认。关注特殊行业要求：针对医疗器械、