信息管理、发布制度

信息管理、发布制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关国家法律法规，参照行业最佳实践及集团母公司关于企业内部风险防控与合规管理的统一要求，结合公司实际运营需求，特别是为有效防控信息泄露、滥用风险，规范信息管理全流程发布行为，特制定本制度。制度旨在通过系统性管理措施，确保公司信息资产安全、业务合规运行，提升整体运营效能，防范因信息管理不当引发的法律责任、经济损失及声誉损害。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖所有涉及信息采集、存储、传输、使用、销毁及对外发布的业务场景，包括但不限于数字化转型项目、客户服务管理、供应链协同、内部决策支持等。凡在公司管理职责范围内产生、处理或使用信息的行为，均须严格遵循本制度规定。第三条本制度涉及以下核心术语，其内涵与外延界定如下：（一）“信息专项管理”：指公司为保障信息安全、合规及高效利用，对信息全生命周期实施系统性控制，包括组织架构搭建、制度流程设计、技术工具应用、风险防控及持续优化的综合性管理活动。（二）“信息风险”：指因信息管理流程缺失、技术防护不足、人员操作不当或外部环境威胁等导致信息泄露、篡改、丢失、滥用或系统瘫痪的可能性及后果。（三）“信息合规”：指公司信息管理活动严格遵循国家法律法规、行业规范及内部制度要求，确保信息处理合法、正当、必要且安全的状态。第四条信息专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：管理范围覆盖所有信息资产及业务场景，确保无死角、无盲区。（二）责任到人：明确各层级、各岗位信息管理职责，实现责任闭环。（三）风险导向：优先防控重大风险，动态调整管理措施以应对变化。（四）持续改进：定期评估管理有效性，优化制度流程与技术工具。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对信息专项管理负总责，承担第一责任人的领导责任；分管领导承担直接责任，负责组织协调、资源保障及关键环节监督。各级领导应将信息合规纳入本领域业务决策，确保制度有效落地。第六条设立信息专项管理领导小组，作为公司最高决策协调机构，成员由主要负责人、分管领导及各相关职能部门负责人组成。领导小组职责包括：（一）统筹公司信息专项管理工作，审议重大管理政策与制度；（二）决策重大信息风险处置方案及应急响应措施；（三）监督评价各层级管理责任落实情况，推动持续改进。第七条各部门、下属单位应明确信息管理专岗或指定专人负责本领域具体执行，职责分工如下：（一）牵头部门（如信息技术部）：负责制度流程建设、风险识别评估、技术平台运维、培训宣贯及考核监督。（二）专责部门（如合规部、内审部）：负责业务合规审核、流程优化建议、违规行为调查及处置；联合牵头部门开展专项检查。（三）业务部门/下属单位：落实本领域信息管理要求，开展日常风险排查、操作规范培训及异常情况上报。第八条基层执行岗员工须履行以下合规操作责任：（一）严格遵守信息授权范围，不得超出权限处理或发布信息；（二）及时上报疑似违规操作、系统故障或外部安全威胁；（三）签署岗位合规承诺书，明确个人在信息管理中的法律责任。第三章专项管理重点内容与要求第九条信息采集环节：业务操作合规标准：明确信息采集目的、范围及方式，遵循最小必要原则；对敏感信息（如客户身份、交易记录）实施分类分级采集。禁止性行为：严禁通过非法渠道获取第三方信息，禁止为提升业绩指标虚构或强制采集无关信息。重点防控点：建立采集来源追溯机制，防范数据来源非法或存在偏见。第十条信息存储环节：业务操作合规标准：采用加密存储、脱敏处理等技术手段保护敏感信息；建立存储介质台账，定期盘点归档资料。禁止性行为：严禁在未授权设备（如个人电脑）存储涉密信息，禁止使用过期或废弃存储介质。重点防控点：监控存储设备物理安全及系统访问日志，防范未授权访问或数据篡改。第十一条信息传输环节：业务操作合规标准：通过安全通道（如加密网线、VPN）传输敏感信息；对外传输时附加接收方资质审核。禁止性行为：禁止通过公共网络传输涉密文件，严禁将敏感信息写入邮件附件或即时通讯工具。重点防控点：建立传输过程监控机制，记录传输时间、路径及接收方信息，异常传输触发自动阻断。第十二条信息使用环节：业务操作合规标准：明确信息使用场景及授权层级，禁止超出目的范围滥用；建立使用记录台账，定期审计使用情况。禁止性行为：严禁将信息用于商业竞争、利益输送或非公务活动，禁止私自复制、传播涉密文件。重点防控点：监控高频使用或异常访问行为，及时识别潜在风险。第十三条信息发布环节：业务操作合规标准：发布前完成内容合规审核，明确发布渠道（如官网、内部平台），标注信息时效性；境外发布需适配当地法律法规。禁止性行为：禁止发布虚假信息、误导性言论或侵犯第三方权益的内容，严禁泄露商业秘密或客户隐私。重点防控点：建立发布审批流程，落实“一事一核”，重大发布需经领导小组审定。第十四条信息销毁环节：业务操作合规标准：遵循“格式化删除+介质销毁”双重要求，建立销毁记录台账；电子文档需彻底清除元数据。禁止性行为：禁止将涉密介质遗失或随意丢弃，禁止未销毁即丢弃的文件再次使用。重点防控点：定期检查销毁设备有效性，确保销毁过程可追溯。第十五条系统安全防护：业务操作合规标准：部署防火墙、入侵检测系统等技术工具，定期开展漏洞扫描与补丁更新；建立多因素认证机制。禁止性行为：禁止在系统设置中关闭安全策略，严禁私自修改系统参数或密码。重点防控点：监控网络攻击行为，建立应急响应预案。第十六条外部合作管理：业务操作合规标准：对外提供信息需签订保密协议，明确合作方资质及数据使用边界；定期评估合作方合规状况。禁止性行为：禁止向无资质第三方提供敏感信息，严禁以“技术支持”名义变相采集数据。重点防控点：建立合作方信息隔离机制，确保数据传输全程可监控。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：每年12月30日前牵头部门汇总法规变化、业务调整及风险事件，修订制度并提交领导小组审议；重大调整需启动专项修订程序。第十八条风险识别预警机制：每季度牵头部门联合专责部门开展风险排查，按“低/中/高”级别评估，发布预警通知；重大风险即时启动专项应对。第十九条合规审查机制：将信息合规审查嵌入以下关键节点：（一）业务决策前：重大项目需提交合规评估报告；（二）合同签订时：保密条款、数据使用条款作为审查重点；（三）系统上线前：联合内审部开展合规验收；确立“未经审查不得实施”的刚性要求。第二十条风险应对机制：（一）一般风险：责任部门在48小时内完成处置，并提交简报；（二）重大风险：启动应急响应，由领导小组牵头跨部门协同处置，必要时上报上级单位；明确风险上报流程及责任协同要求。第二十一条责任追究机制：（一）违规情形：明确包括但不限于信息泄露、违规发布、系统攻击等12类典型违规行为；（二）处罚标准：轻者通报批评，重者取消评优资格、降级或解除劳动合同；违规成本与违规等级匹配。第二十二条评估改进机制：每年6月30日牵头部门开展管理有效性评估，通过问卷调查、访谈、审计数据等综合打分；评估结果作为制度优化依据。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：各级领导须在月度办公会中通报信息合规情况，将管理责任纳入述职报告；设立专项管理协调岗，统筹跨部门协作。第二十四条考核激励机制：（一）部门考核：将合规情况占年度绩效权重不低于20%；（二）个人考核：将岗位合规承诺履行情况纳入试用期考核；（三）正向激励：对合规标杆部门/个人给予专项奖励。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层培训：每半年开展合规履职培训，要求签字确认学习内容；（二）一线员工培训：新员工入职时必训，每年至少培训1次；（三）宣传载体：制作合规手册、张贴宣传海报，定期推送风险案例。第二十六条信息化支撑：开发信息管理平台，实现以下功能：（一）流程自动化：自动审批发布流程，减少人工干预；（二）风险监控：实时检测异常登录、敏感信息外传等行为；（三）数据可视化：生成管理报告，辅助决策。第二十七条文化建设：（一）合规手册：发布《信息管理合规手册》，作为员工行为指南；（二）承诺书：要求全员签署合规承诺书，存档备查；（三）氛围营造：设立“合规月”活动，评选合规标兵。第二十八条报告制度：（一）风险事件：每月10日前上报上月风险事件处置报告；（二）年度报告：12月25日前提交年度管理情况报告，含数