卫生档案管理制度及流程

PAGE卫生档案管理制度及流程总则目的与依据本卫生档案管理制度及流程旨在规范公司/组织卫生档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，为公司/组织的卫生管理决策提供科学依据。依据国家相关法律法规以及行业标准，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及卫生管理的部门、岗位及相关活动所产生的档案资料管理。定义与职责1.卫生档案：指与公司/组织卫生状况、卫生管理活动相关的各类文件、记录、报表、照片等资料的统称。2.档案管理部门：负责统筹公司/组织卫生档案的管理工作，制定档案管理制度，指导、监督各部门档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。3.各部门：负责本部门卫生档案的收集、整理，并定期移交至档案管理部门，同时配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。档案的收集与整理收集范围1.卫生管理规划、计划、总结等文件。2.卫生检查记录，包括日常检查、专项检查等记录。3.卫生设施设备的采购、维护、维修记录。4.员工健康档案，包括入职体检、定期体检、职业病防治等相关资料。5.环境卫生监测报告，如空气、水质、噪声等监测数据。6.食品卫生相关资料，包括食品采购索证、食品加工过程记录、食品留样记录等。7.传染病防控资料，如疫情报告、防控措施落实情况等。8.卫生培训记录，包括培训计划、培训教材、培训考核等。9.其他与卫生管理相关的文件、记录。收集要求1.各部门应指定专人负责卫生档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、清晰，不得伪造、篡改。3.对于电子档案，应确保其存储介质的安全性，并定期进行备份。整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。整理方法1.分类：按照卫生档案的类别进行分类，如卫生管理文件类、卫生检查记录类、员工健康档案类等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。3.装订：对于纸质档案，应进行整齐装订，去除金属物等。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。档案的归档与保管归档期限1.各部门应在每年年底前将本年度的卫生档案整理完毕，并移交至档案管理部门归档。2.对于临时性的卫生管理活动所产生的档案，应在活动结束后[X]个工作日内归档。归档程序1.各部门将整理好的档案填写《卫生档案移交清单》，一式两份，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，如发现问题及时通知移交部门进行整改。3.审核无误后，档案管理部门将档案按照类别、编号顺序进行存放，并更新档案目录。保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度、湿度符合国家规定标准。2.档案应分类存放于档案柜中，标识清晰，便于查找。3.对于电子档案，应存储于安全的服务器或存储设备中，并定期进行数据备份，备份数据应异地存放。4.建立档案保管期限制度，根据档案的重要性和时效性，确定不同档案的保管期限，如短期保管期限为[X]年，长期保管期限为[X]年等。5.定期对档案进行清查盘点，确保档案的完整性和安全性，如发现档案缺失、损坏等情况，应及时查明原因并采取相应措施。档案的查阅与借阅查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅卫生档案的，应填写《卫生档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密的卫生档案，查阅申请人应经公司/组织分管领导批准。查阅流程1.查阅申请人填写《卫生档案查阅申请表》，提交至所在部门负责人。2.所在部门负责人审核申请表，签署意见后交档案管理部门。3.档案管理部门根据批准意见，提供相应的档案供查阅，并做好查阅记录，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，如需复印部分档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行复印。借阅权限1.因特殊情况需要借阅卫生档案的，应填写《卫生档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅流程1.借阅申请人填写《卫生档案借阅申请表》，提交至所在部门负责人。2.所在部门负责人审核申请表，签署意见后交档案管理部门负责人。3.档案管理部门负责人审核申请表，批准后办理借阅手续，将档案交借阅人，并做好借阅记录。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等，如发现档案有损坏情况，应及时报告档案管理部门。5.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，归还时档案管理部门应对档案进行检查，如无损坏等情况，办理归还手续。档案的保密与安全保密措施1.档案管理部门应与接触卫生档案的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对涉及公司/组织机密的卫生档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应严格遵守保密规定，不得向无关人员透露档案内容。安全管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。2.定期对档案库房进行安全检查，确保安全设施的正常运行。3.对于电子档案，应采取安全的网络防护措施，防止病毒感染、黑客攻击等情况发生。档案的鉴定与销毁鉴定原则1.依据档案保管期限制度，对超过保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、确保安全的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成，负责对档案进行鉴定。鉴定程序1.档案管理部门定期清理到期档案，列出拟销毁档案清单，提交鉴定小组。2.鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据档案的价值和保存意义，确定是否销毁。3.对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，鉴定小组签署销毁意见。销毁程序1.经鉴定小组批准销毁的档案，档案管理部门应填写《卫生档案销毁清单》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.档案管理部门按照规定的程序进行销毁，可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中，应指定专人负责监督，销毁完毕后，监督人员和销毁人员在《卫生档案销毁清单》上签字确认。4.《卫生档案销毁