公司财务报销流程及费用申请单模板

公司财务报销流程及费用申请单模板一、适用业务场景本流程及模板适用于公司内部员工因公开展各项业务活动时产生的费用报销与预先申请，涵盖以下常见场景：出差费用：员工因公赴外地开展业务产生的交通费、住宿费、伙食补助等；办公采购：部门为开展日常工作所需的文具、设备耗材、软件服务等小额采购支出；业务招待：因接待客户、合作伙伴或开展商务洽谈产生的合理招待费用；培训学习：员工参加与岗位相关的专业技能培训、行业会议等所需费用；其他合理支出：未列举但确属工作需要、符合公司规定的其他费用（如市场调研费、快递费等）。二、全流程操作指引（一）费用申请阶段（如需预先垫付）明确需求：根据业务活动需要，确认费用类型、预算金额及用途，保证支出符合部门工作计划及公司财务制度。填写申请单：参照“费用申请单模板”逐项填写信息，重点注明“费用用途”“预算明细”“预期完成时间”等，保证内容真实、完整。部门初审：将填写完整的申请单提交至部门负责人*经理处，负责人审核费用必要性、预算合理性及与部门工作目标的关联性，签字确认后流转至财务部。（二）费用发生与票据整理合规支出：费用发生时，需选择正规渠道消费，保证业务真实、用途合规，避免与个人消费混同。票据收集：取得合规的消费凭证（如电子支付记录、盖章消费清单等），凭证需清晰显示“交易日期、商家名称、消费金额、业务事项”等关键信息，保证与申请单内容一致。费用登记：每日整理当日发生费用，按费用类型分类粘贴或记录，避免票据遗漏或信息模糊。（三）报销提交与部门审核填写报销单：费用发生后3个工作日内，登录公司财务系统或填写纸质《费用报销单》，附上整理好的票据，详细说明“费用发生事由、参与人员、对应项目”等，保证票据与报销单信息匹配。部门负责人审核：部门负责人*经理复核报销单与票据的真实性、合理性，确认费用确属部门业务支出且符合预算范围，签字同意后提交至财务部。（四）财务部复核合规性检查：财务专员审核票据是否符合公司财务制度（如消费类型是否在报销范围内、金额是否超标、票据要素是否完整等），核对报销单与申请单（如有）、票据信息是否一致。金额核算：对涉及补助的费用（如出差伙食补助），按公司标准核算应报销金额；对分项费用（如采购清单中的多个物品），逐项核对单价、数量及总金额。问题反馈：若发觉票据不合规、信息缺失或金额异常，财务部在1个工作日内联系申请人补充材料或说明情况，材料补充齐全后重新进入审核流程。（五）领导审批根据费用金额及审批权限，流转至对应领导审批：常规费用（单笔金额≤5000元）：由财务负责人审批；大额费用（单笔金额＞5000元）：需经财务负责人审核后，提交至总经理*总审批；专项费用（如年度培训、大型采购）：需提前提交专项申请，经总经理办公会审批后执行。（六）出纳付款审批通过后：出纳根据审批完成的报销单，在2个工作日内通过银行转账或备用金方式完成付款。付款确认：付款后，出纳在报销单上标注“已付”及日期，并将报销单（含票据）存档备查；申请人收到款项后，登录财务系统确认到账情况。三、费用申请单模板基本信息申请人姓名某所属部门申请日期年月日联系方式费用申请明细费用类型□出差□办公采购□业务招待□培训学习□其他______预算总金额（元）大写：______________________小写：￥______费用用途说明（详细描述费用发生原因、预期目标，如“XX项目客户接待，预计产生餐饮费XX元”）分项预算明细序号费用项目123审批意见部门负责人审核签字：______________日期：______财务部审核签字：______________日期：______总经理审批（如需）签字：______________日期：______备注（其他需说明事项，如“此费用需在XX月XX日前完成”）四、关键注意事项时限要求：费用需在发生后10个工作日内提交报销，逾期未提交需向部门负责人及财务部说明原因，特殊情况（如出差返程延迟）可延长至15个工作日。信息规范：填写申请单或报销单时，姓名、部门、日期等基本信息需完整准确，费用用途需简明扼要，避免模糊表述（如“办公费”需注明具体采购物品）。票据管理：票据需为原始凭证，不得涂改或伪造；电子票据需打印并加盖商家公章，消费记录需显示完整交易流水；多人共同发生的费用（如招待费），需注明参与人员及职务。审批顺序：严格按照“申请人→部门负责人→财务部→领导”的顺序流转，不可跳级审批；审批过程中如需补充材料，需在3个工作日内反馈，否则流程自动终止。特殊费用处理：对于突发、紧急且无法提前申请的费用（如临时维修费），需在费用发生后1个工作日内口头向部门负责人及财务部报备，并在3个工作日内补填申