销售合同评审及签约管理工具

销售合同评审及签约管理工具工具应用场景本工具适用于企业销售部门、法务部门、财务部门及相关业务团队在销售合同全生命周期管理中的协同工作，具体场景包括：合同签订前：对销售合同条款进行合规性、风险性及商务合理性评审，保证合同内容符合企业利益及相关法律法规；合同签订中：规范签约流程，明确签约主体、权限及方式，避免因流程疏漏导致的法律风险；合同签订后：完成合同归档、执行跟踪及后续管理，保证合同条款落地，维护企业合法权益。尤其适用于中大型企业跨部门协作场景，以及中小型企业标准化合同管理需求，可显著提升合同管理效率，降低合规风险。标准化操作流程第一步：合同发起与资料准备发起主体：由销售业务人员（如销售经理或客户经理）根据客户需求拟定合同草案，发起合同评审流程。提交材料：需同步提交以下资料，保证信息完整、准确：《销售合同（草案）》（含合同、附件如技术协议、订单明细等）；客方主体资格证明材料（如营业执照复印件、授权委托书等，若客户为首次合作需提供加盖公章的原件扫描件）；产品/服务报价单、订单确认单等商务文件；特殊条款说明（如定制化需求、付款条件、交付周期等）。系统录入：通过企业合同管理系统（或OA系统）创建合同编号，录入合同基本信息（如合同名称、客户名称、合同金额、签约周期等），并上述材料。第二步：多部门联合评审合同评审需由业务、法务、财务部门依次或并行开展，保证条款全面合规，具体职责及要点评审部门评审要点输出要求业务部门1.合同标的、数量、价格、交付周期等商务条款是否与客户需求一致；2.特殊需求（如定制化服务、售后支持）是否明确；3.客户履约能力评估（如历史合作记录、信用状况）。填写《合同评审表-业务部门》，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”意见，并标注修改建议。法务部门1.合同主体、签约人资格是否合法有效（如客户是否具备签约资质，授权委托书是否在有效期内）；2.合同条款是否符合《民法典》《合同法》等法律法规，是否存在歧义或法律风险；3.违约责任、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖地）是否明确合理。填写《合同评审表-法务部门》，重点标注法律风险点及修改条款，必要时出具《法律意见书》。财务部门1.合同金额、付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、开票信息是否准确；2.价格构成是否合理，是否符合企业定价政策；3.税费承担方式、汇率条款（若涉及跨境业务）是否合规。填写《合同评审表-财务部门》，确认财务条款可行性，明确资金支付节点及风险控制要求。评审流程说明：评审时限：各部门需在收到合同后2个工作日内完成评审，紧急合同可缩短至1个工作日；修改反馈：若评审意见为“修改后同意”，业务部门需根据意见调整合同草案，重新发起评审直至所有部门均无异议；争议处理：若部门间存在重大分歧，由销售总监组织召开协调会，必要时请分管领导裁定。第三步：合同审批与签署授权审批层级：根据合同金额及重要程度，设定差异化审批权限：金额≤10万元：销售经理审批→法务专员审核→财务经理*审批；10万元＜金额≤50万元：销售总监审批→法务经理审核→财务总监审批→分管副总审批；金额＞50万元：在上一层级基础上增加总经理*审批。审批通过：所有审批环节完成后，系统自动《合同审批单》，明确合同编号、签署主体、生效条件等信息，由授权签署人（如总经理或销售总监）确认签署。签署授权：对于需盖章的纸质合同，由行政部*根据审批单加盖企业公章或合同专用章；电子合同通过合规电子签名平台（如e签宝、法大大等）完成签署，保证签名真实有效。第四步：合同签订与归档管理合同签订：纸质合同：一式多份（通常客户2份、企业财务1份、业务1份、法务1份），双方签字盖章后生效，正本由企业法务部*统一保管；电子合同：签署完成后自动PDF版本，同步至企业合同管理系统，与纸质合同具有同等法律效力。归档流程：归档责任部门：法务部牵头，业务部门配合；归档内容：合同正本/电子副本、审批单、评审记录、客户资质文件等；归档时限：合同签订后3个工作日内完成，系统录入合同编号、签署日期、存放位置等信息，保证可追溯。第五步：合同执行与跟踪执行交底：业务部门*需在合同生效后1个工作日内，向生产、仓储、售后等部门同步合同条款（如交付时间、质量标准、服务要求），保证各部门按约定执行。履约跟踪：业务人员定期（如每周/每月）跟踪合同履行情况，记录交付进度、回款状态等，发觉履约风险（如客户延迟付款、需求变更）及时上报，并启动应对措施。变更与终止：若需变更合同条款，需重新发起评审流程；合同到期或终止时，由业务部门*完成履约验收、款项结算等收尾工作，并形成《合同履约总结报告》归档。核心表格模板模板一：销售合同评审表合同基本信息合同编号[系统自动]合同名称[如：XX公司XX产品销售合同]客户名称[客户全称]合同金额[大写：_______元整；小写：￥_________]签约周期[自_年_月_日至_年__月__日]业务部门评审意见评审人销售经理*评审日期____年__月__日评审意见□同意□修改后同意（修改说明：_________________________）□不同意（理由：_________________________）法务部门评审意见评审人法务专员*评审日期____年__月__日评审意见□同意□修改后同意（修改说明：_________________________）□不同意（理由：_________________________）法律风险提示：_________________________财务部门评审意见评审人财务经理*评审日期____年__月__日评审意见□同意□修改后同意（修改说明：_________________________）□不同意（理由：_________________________）最终审批意见审批人[授权签署人姓名及职务]审批日期____年__月__日结论□同意签署□重新评审□拒绝签署模板二：合同审批流程表流程节点审批岗位审批人审批意见审批时间备注发起销售经理*--____年__月__日提交合同草案及资料业务评审销售总监*--____年__月__日确认商务条款合理性法务审核法务专员*--____年__月__日审查法律风险财务审批财务经理*--____年__月__日确认财务条款可行性终审分管副总*--____年__月__日金额＞50万元需总经理*审批签署授权授权签署人（总经理*）--____年__月__日确认最终签署模板三：合同履约跟踪表合同编号客户名称合同标的交付时间实际交付时间回款金额回款状态履约风险跟进人[合同编号][客户名称][产品名称]____年__月__日____年__月__日￥_________□已回款□部分回款□未回款[如：客户延迟验收]销售经理*关键风险提示主体资格审查风险：签约前务必核实客户营业执照、授权委托书等文件的真实性，避免与无资质主体签约或因签约人权限不足导致合同无效。条款歧义风险：合同条款需明确、具体，避免使用“大概”“左右”等模糊表述，尤其注意交付标准、付款节点、违约责任等核心条款，防止后续争议。流程合规风险：严禁“先签后审”