财务报销与审核模板

财务报销与审核通用模板一、适用范围与常见应用场景日常办公支出：如办公用品采购、通讯费、快递费、打印复印费等维持基本运营的费用；差旅相关费用：员工因公出差产生的交通费（陆路、航空）、住宿费、市内交通费、餐补等；业务活动支出：如客户接待费、市场推广费、小型会议费、培训费等与业务开展相关的费用；专项费用报销：根据公司制度规定的其他合规支出（如固定资产维修、资料购置等）。二、标准化操作流程详解（一）员工提交报销申请准备材料：员工需整理费用发生的合规原始凭证（如采购小票、行程单、费用明细单等，保证凭证真实、完整，与报销事项一致），并在“费用报销单”中逐项填写报销信息，包括但不限于：报销日期、费用项目、金额、费用发生事由、所属部门、申请人姓名等。粘贴凭证：将原始凭证按费用类别分类整齐粘贴在“费用报销单”后附的凭证粘贴单上，保证凭证金额清晰可见，避免折叠关键信息。部门初审：员工将填写完整的报销单及附件提交至部门负责人，部门负责人需核对报销事由是否符合部门预算及业务需求，确认费用支出的合理性，并在“部门审核”栏签字确认。（二）财务部门复核形式审核：财务人员收到报销单后，首先检查填写是否规范（如金额大小写是否一致、项目是否完整、附件是否齐全、签字是否完整等），若存在填写错误或缺失，退回申请人补充完善。合规性审核：财务人员根据公司财务制度及国家相关规定，审核费用支出的合规性，包括：费用是否符合报销范围（如超标准差旅费需说明原因并附审批文件）；原始凭证是否真实有效（如凭证抬头、金额、日期是否与实际业务一致）；报销金额计算是否准确（如费用分摊、汇率换算等）。数据核对：通过财务系统核对报销单与实际支出记录（如银行流水、采购订单等）是否一致，保证无重复报销或虚假报销情况。审核无误后，财务人员在“财务复核”栏签字，并标注复核日期。（三）审批与付款分级审批：根据报销金额及公司权限规定，由不同层级管理人员审批：金额在[具体金额，如1000元]以下：部门负责人审批即可；金额在[具体金额，如1000-5000元]：需部门负责人及分管副总审批；金额超过[具体金额，如5000元]：需提交至总经理（或授权人）审批。审批人在“审批意见”栏签署“同意”或“不同意”意见，并注明理由（如不同意需说明原因）。出纳付款：审批完成后，出纳人员根据审批通过的报销单，通过银行转账或现金方式向申请人支付款项，并在“出纳付款”栏签字确认，同时注明付款日期。归档管理：报销单及所有原始凭证由财务部门统一编号、装订归档，保存期限符合公司档案管理规定（通常不少于3年），以备后续查阅或审计。三、报销单模板及填写说明公司费用报销单报销单编号报销日期年月日申请人姓名*所属部门部门联系方式报销期间年月日至年月日费用明细费用项目金额（元）备注（如事由、地点、人数等）办公费差旅费业务招待费其他合计金额（大写）合计金额（小写）￥附件清单原始凭证张数其他说明（如审批文件等）审批流程签字日期申请人签字部门负责人审核财务复核分管副总审批总经理审批出纳付款填写说明：“报销编号”由财务部门统一填写，申请人无需填写；“费用项目”需按具体类别填写（如“办公用品”需注明具体物品名称，“差旅费”需注明出差地点及天数）；“备注”栏需简明扼要说明费用发生事由，保证与原始凭证内容一致；“附件清单”需注明原始凭证数量及类型（如“发票5张、行程单2份”）。四、关键注意事项与合规提醒及时性要求：费用发生后应在[具体时限，如15个工作日]内提交报销申请，逾期未提交需说明原因并经部门负责人及财务部门审批同意；凭证合规性：原始凭证需为合法合规票据，保证抬头为公司全称、金额与报销金额一致，涂改、破损的凭证无效；预算控制：报销支出需符合部门年度预算，超预算项目需提前提交预算调整申请，经审批后方可报销；禁止行为：严禁虚构报