某量具厂打印机管理细则

某量具厂打印机管理细则某量具厂打印机管理细则

一、总则

为规范公司打印机等办公设备的采购、使用、维护和管理，提高设备使用效率，降低运营成本，确保设备正常运行，特制定本细则。本细则适用于全厂所有部门及员工，涉及打印机的采购申请、日常使用、维修保养、费用控制等各项管理工作。

1.1制定目的

1.2适用范围

本细则涵盖全厂各部门打印机设备的选型、采购、分配、使用、维修、报废等全生命周期管理，以及相关费用的核算与控制。

1.3基本概念说明

1.3.1打印机设备

指全厂各部门使用的各类打印机，包括但不限于喷墨打印机、激光打印机、多功能一体机等。

1.3.2使用申请

指员工因工作需要申请使用打印机的流程，需符合本细则规定。

1.3.3维护保养

指对打印机进行定期检查、清洁、更换耗材等操作，确保设备性能。

1.3.4费用核算

指对打印成本进行统计和分摊，包括墨粉/墨水、纸张等费用。

二、组织架构与职责分工

明确各部门在打印机管理中的职责，确保责任到人。

2.1部门职责

2.1.1行政部

负责打印机的统一采购、调配、报废处理，以及相关费用的审核与控制。

2.1.2各使用部门

负责本部门打印机的日常使用监督，及时反馈故障，落实节能措施。

2.1.3财务部

负责打印相关费用的核算与报销审核，监督成本控制执行情况。

2.1.4维修部门

负责打印机的维修与技术支持，制定预防性维护计划。

三、打印机采购与配置管理

规范打印机的选型、采购与分配流程。

3.1采购申请

3.1.1申请条件

部门需提供书面申请，说明采购原因、设备型号需求及预算。

3.1.2申请流程

由部门负责人签字，行政部审核后报主管领导批准。

3.2设备配置

3.2.1分配原则

根据部门实际需求，优先满足核心业务部门，实行统一配置。

3.2.2配置标准

行政部制定设备配置清单，包括型号、数量、安装地点等。

3.3采购方式

3.3.1采购渠道

3.3.2合同管理

行政部与供应商签订采购合同，明确质保期限及售后服务。

四、打印机日常使用规范

明确使用要求，避免浪费与故障。

4.1使用申请

4.1.1内部打印

员工需提前在OA系统提交打印申请，注明页数、用途。

4.1.2外部打印

需经部门主管审批，方可使用公共打印机。

4.2操作规范

4.2.1打印前检查

确认文件无错误，避免重复打印造成浪费。

4.2.2耗材管理

4.2.2.1墨粉/墨水领用

由部门文员统一向行政部申请，记录使用量。

4.2.2.2纸张领用

按需申领，禁止非工作用途占用。

4.3安全使用

4.3.1禁止操作

严禁拆卸设备、乱插电源或修改设置。

4.3.2故障报告

发现故障及时联系维修部门，不得自行修理。

五、打印机维护与保养

定期维护，延长设备寿命。

5.1预防性维护

5.1.1日常检查

每天下班前清洁机身，检查墨粉/墨水余量。

5.1.2定期保养

5.1.2.1保养周期

每季度由维修部门进行全面保养，包括清洁打印头、校准等。

5.1.2.2保养记录

维修部门填写保养日志，存档备查。

5.2故障维修

5.2.1维修流程

员工提交维修申请，维修部门派员上门服务。

5.2.2维修费用

因使用不当造成的损坏，需由责任人承担部分费用。

六、打印成本控制与核算

合理控制打印费用，降低运营成本。

6.1成本分摊

6.1.1部门分摊

按部门使用量分摊打印成本，每月公示费用明细。

6.1.2个人分摊

超额打印需个人承担费用，行政部每月出具账单。

6.2节约措施

6.2.1双面打印

鼓励无特殊要求的文件双面打印，减少纸张使用。

6.2.2电子化替代

优先使用电子版文件，减少不必要的打印。

七、监督与检查

定期检查制度执行情况，确保规范落实。

7.1检查主体

行政部联合财务部、维修部门组成检查小组。

7.2检查频率

每月抽查各部门打印机使用记录，每季度进行全面检查。

7.3检查内容

7.3.1使用规范

核对打印申请是否合规，是否存在违规操作。

7.3.2耗材管理

检查墨粉/墨水领用是否规范，是否存在浪费现象。

7.3.3维护记录

核对设备保养日志是否完整，维修是否及时。

八、奖惩办法

明确奖惩标准，激励合规行为。

8.1奖励措施

8.1.1节约先进

对节约成本突出的部门或个人，给予通报表扬或物质奖励。

8.1.2优秀管理

部门文员因管理得当，可纳入绩效考核加分。

8.2处罚措施

8.2.1违规使用

未经申请擅自打印，每次罚款50元。

8.2.2损坏设备

因操作不当损坏设备，需赔偿维修费用。

8.2.3违反安全规定

擅自拆卸设备，取消当月打印权限。

8.3特殊情况

员工因紧急任务超量打印，经部门主管批准可酌情免除部分费用。

九、权利与义务

明确员工和管理部门的权利与责任。

9.1员工权利

9.1.1正常使用

员工有权申请合规范围内的打印服务。

9.1.2维修监督

员工可监督维修过程，对服务质量提出意见。

9.2员工义务

9.2.1遵守规范

按流程申请打印，避免浪费。

9.2.2配合检查

如实提供打印记录，不得隐瞒情况。

9.3部门责任

9.3.1管理责任

部门主管对部门打印行为负责，需加强员工培训。

9.3.2成本控制

部门需制定节约方案，落实双面打印等措施。

十、附则

本细则由