2026年公关服务公司财务报销管理制度

2026年公关服务公司财务报销管理制度第一章总则第一条为适应市场发展与公司战略需求，进一步规范公司财务报销行为，明确报销流程与标准，加强内部控制，合理控制经营成本，提高资金使用效率，确保公司财务信息的真实、准确与完整，依据国家相关财经法律法规及公司章程，结合公司2026年度经营管理实际，特制定本管理制度。第二条本制度适用于公司全体员工。所有因履行工作职责、办理公司业务而发生的各项费用支出，均须依照本制度规定执行报销程序。第三条本制度遵循“预算控制、事前审批、权责清晰、凭据合规、及时报销”的基本原则。所有费用支出应优先纳入部门预算管理，未列入预算或超预算的支出需履行特殊审批程序。第二章费用报销审批权限与职责第四条公司实行分级授权审批制度。报销审批权限依据费用性质、金额大小及申请人职级进行设定。第五条各部门负责人负责本部门费用预算的初步编制、执行控制，并对本部门员工报销事项的真实性、必要性、合理性及票据合规性进行初次审核。第六条财务部负责对全部报销单据的合法性、合规性、完整性、准确性进行审核，包括但不限于票据真伪、报销标准、预算余额、审批流程完整性等，并办理付款事宜。财务部有权对任何不符合本制度规定的报销事项提出质疑并要求补充说明或退回。第七条最终审批权限划分如下（以下金额均为单笔报销金额）：1.人民币3000元（含）以下的日常费用报销，由部门负责人审核批准后，提交财务部复核报销。2.人民币3000元以上至10000元（含）的报销，经部门负责人审核后，须报请分管副总经理批准。3.人民币10000元以上的报销，经部门负责人、分管副总经理审核后，须报请总经理批准。4.超预算支出，无论金额大小，均需由申请部门说明理由，经财务部加具预算调整意见后，报请总经理专项审批，必要时需提请董事会授权审批。第三章主要费用报销标准与规定第八条差旅费报销标准：1.交通费：员工出差应优先选择公共交通工具。乘坐飞机须乘坐经济舱；乘坐火车，连续乘车时间超过6小时可乘坐硬卧或高铁/动车二等座，特殊情况需升级舱位/席别须事前书面报批。市内交通提倡使用公共交通或网约车平台企业账户，实报实销。2.住宿费：实行分地区、分职级的限额标准。一线城市（如北京、上海、广州、深圳）部门负责人及以下员工每日限额500元，总监级每日限额700元，公司领导每日限额900元。其他城市相应下调标准。应在安全、卫生、便捷的前提下优先选择协议酒店，超标住宿须事前书面说明并经上一级领导批准。3.伙食补助费：实行定额包干补助，不再凭票报销。国内出差补助标准为每人每天100元，按实际出差日历天数计算，不足半天的按半天计。公司已统一安排餐饮的，不再发放当日伙食补助。4.其他：出差期间发生的与业务直接相关的快递费、小额商务礼品费等，需单独列明并提供合规票据。第九条业务招待费报销标准：1.业务招待应坚持“必要、适度、节约”原则，严禁铺张浪费。招待活动前应填写《业务招待事前申请单》，明确事由、对象、预计人数及费用。2.招待标准：接待重要客户或合作伙伴，人均消费标准原则上不超过400元；一般商务接待人均不超过200元。确需超标的，须在申请时特别说明并经分管副总经理批准。3.报销时需提供合规发票，并附《业务招待事前申请单》及列明招待对象、时间、地点、事由的清单。第十条办公用品及物料采购报销：1.日常办公用品由行政部统一预算、采购、登记与发放，各部门按需申领。除行政部外，其他部门原则上不得自行采购通用办公用品。2.专业部门因特殊业务需要采购专用物料（如活动物料、宣传品定制等），需提交采购申请，经审批后执行。报销时需附合同、验收单、入库单及发票。3.单价超过人民币2000元或批量总价超过5000元的采购，必须签订采购合同。第十一条交通与通讯费补贴：1.公司不为普通员工报销私家车燃油费及常规保养费。因公务紧急且无法使用公共交通工具时，经部门负责人事前同意可使用私家车，按每公里1.5元标准报销燃油费，过路费、停车费凭票实报。2.通讯补贴已纳入员工月度薪酬包，不再另行报销个人通讯费用。因公国际长途等特殊通讯费用，需说明事由并经批准后凭票报销。第十二条会议与培训费：1.举办或参加外部会议、培训，需事前提交申请，明确预算。会议费报销需提供通知、议程、参会名单、费用明细及发票。2.鼓励线上会议形式，节约差旅成本。第四章报销流程与单据要求第十三条报销基本流程：经办人发起并粘贴单据→部门负责人审核（确认业务真实性）→财务部复核（合规性、准确性审查）→根据权限报领导审批→财务部支付款项。第十四条所有报销必须提供真实、合法、有效的原始凭证。票据要求如下：1.发票必须是国家税务总局监制的合法发票，抬头为公司全称，纳税人识别号填写准确，项目齐全，字迹清晰，大小写金额一致，无涂改。电子发票需打印报销，并承诺未重复报销。2.收据、白条原则上不得作为报销凭证，特殊情况（如小额农贸市场采购、无发票的停车费等）需说明原因并经部门负责人特批，且单张金额不得超过100元。3.票据粘贴整齐规范，使用公司统一印制的报销单据粘贴单，分类粘贴，注明张数与合计金额。第十五条报销单据填写要求：1.使用公司统一的《费用报销单》，完整填写报销部门、日期、报销事由、附件张数、大小写金额。2.“报销事由”应具体明确，如“2026年X月X日赴上海与XX公司洽谈XX项目合作差旅费”，不可笼统填写“业务费”、“差旅费”。3.差旅费报销需附《出差审批单》；采购报销需附《采购申请单》及验收证明；招待费需附《业务招待事前申请单》。4.报销金额需与所附票据合计金额完全一致。第十六条报销时效：费用发生后，经办人应在30个自然日内办理报销手续。上年度的费用票据，最迟须在次年第一季度结束前报销完毕，逾期原则上不予报销，特殊情况需书面说明并经财务总监批准。第五章特别事项与禁止条款第十七条预借款管理：因公务需要可预借备用金或差旅费。借款人需填写《借款单》，按规定权限审批。前款未清者，不予办理新的借款。业务完成后15个工作日内必须办理报销冲账或还款手续。第十八条合作供应商付款：与签订合同的供应商结算，由业务对接部门发起付款申请，附合同、发票、验收报告等，按审批流程办理，不适用个人报销流程。第十九条禁止性规定：1.严禁虚构名目、虚开发票套取公司资金。2.严禁将个人消费、家庭消费混同公务支出报销。3.严禁拆分报销以规避审批权限。4.严禁报销国家明令禁止消费的场所或活动的费用。5.严禁向关联方进行利益输送性报销。6.严禁任何形式的商业贿赂行为，相关费用一律不得报销。第六章监督、检查与责任第二十条财务部定期对报销数据进行统计分析，并向管理层报告预算执行情况及异常费用支出。第二十一条公司审计部门或授权财务部定期或不定期对各部门费用报销情况进行抽查审计，确保制度执行到位。第二十二条违反本制度规定的，公司将视情节轻重予以处理：1.对报销单据不规范、不及时的，予以退回纠正、通报批评。2.对审核不严、把关不力的部门负责人，纳入绩效考核。3.对虚构事实、提供虚假票据、恶意套取资金的，责令全额退还，并处以违规金额一定比例的罚款，同时视情节给予警告、记过直至解除劳动合同的处分；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。4.审批人超越权限审批或明知不符合规定而予以批准的，承担