2026年公关服务公司媒介合作与资源管理制度

2026年公关服务公司媒介合作与资源管理制度第一章总则第一条制度目的与依据为适应数字化传播环境，规范本公司媒介合作与资源管理行为，优化资源配置，提升合作效能，防范合作风险，保障公司及客户利益，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国广告法》、《中华人民共和国网络安全法》等相关法律法规，结合行业最佳实践及公司发展战略，特制定本管理制度。第二条适用范围本制度适用于公司内所有涉及媒介合作、媒体资源采购、分配、使用、评估及关系维护的业务活动。公司全体正式员工、试用期员工及项目合作人员，在从事相关工作时，均应严格遵守本制度。第三条核心原则1.战略导向原则：媒介合作与资源配置须紧密围绕公司整体战略及客户传播目标，确保资源投入的有效性。2.价值最大化原则：追求媒介资源在经济效益、传播效果与品牌安全方面的综合价值最大化，反对粗放式采购与使用。3.透明合规原则：合作流程公开透明，决策依据清晰可查，所有合作均须符合国家法律法规、行业规范及商业道德。4.动态管理原则：建立媒介资源的动态评估与更新机制，及时优化资源库，保持资源活力和竞争力。5.风险可控原则：对合作媒介进行严格背景与资质审查，建立风险预警与应急处理机制，确保传播安全。第二章组织与职责第四条媒介资源管理委员会公司设立媒介资源管理委员会，作为最高决策与协调机构。委员会由公司管理层、媒介采购部、策略部、财务部及核心业务部门负责人组成。其主要职责包括：审议年度媒介合作战略与预算；审批重大媒介合作项目与框架协议；裁决资源管理中的重大争议；监督本制度的执行与修订。第五条媒介采购部媒介采购部是媒介合作与资源管理的归口执行部门，主要职责为：1.媒介资源的开拓、筛选、评估与准入审核。2.组织媒介合作谈判，起草、初审合作协议。3.建立并维护公司统一、动态的媒介资源数据库。4.执行集中采购与资源调配，监督资源使用情况。5.负责媒介关系维护与日常沟通。6.组织对合作媒介的定期绩效评估与分级管理。第六条业务部门（项目组）各业务部门及项目组是媒介资源的使用方，主要职责为：1.根据项目需求，向媒介采购部提交明确、合理的媒介资源使用申请。2.参与特定媒介资源的评估与选择，提供专业建议。3.负责媒介内容的质量把控与合规审核，确保投放安全。4.跟踪监测媒介执行效果，收集整理效果数据与反馈。5.合理、合规使用已分配的资源，杜绝浪费。第七条财务部财务部负责媒介合作涉及的预算审核、费用支付、成本核算及效益分析，确保资金流转的合规性与准确性。第八条法务与合规部法务与合规部负责对标准合作协议模板进行审核，对重大或非标合作协议进行法律审查，提供合规指导，协助处理合作纠纷。第三章媒介资源库管理第九条资源库建设媒介采购部负责建立并维护“公司核心媒介资源数据库”。数据库需涵盖传统媒体、数字媒体、社交媒体、意见领袖、行业机构等多种资源类型。每条资源信息应包括但不限于：媒体名称、类型、平台、覆盖人群、核心数据、合作历史、评估等级、关键联系人及最新报价体系。第十条资源准入与分级1.准入标准：所有拟纳入资源库的媒介，必须经过初步背景调查，具备合法运营资质，内容导向正面，商业信誉良好。重点核查其数据真实性、流量质量、历史违规记录及舆情风险。2.分级管理：根据媒介的影响力、匹配度、合作稳定性、效果表现及商业条款，将资源划分为战略级、优选级、常规级及观察级，实施动态分级管理。不同级别对应不同的合作优先级、谈判权限与评估频率。第十一条资源评估与更新1.定期评估：每季度对战略级和优选级资源进行效果复评；每半年对常规级资源进行全面评估；观察级资源根据情况动态调整。评估结果作为资源分级调整、合作续约与否的核心依据。2.动态更新：媒介采购部需持续进行新资源开拓与测试，及时将符合标准的资源纳入库中。对于评估不达标、出现重大负面舆情或违约的媒介，应及时降级或移出资源库，并同步通知所有业务部门。第四章媒介合作流程管理第十二条需求提报与审批业务部门根据项目规划，填写《媒介资源使用申请单》，详细说明项目目标、目标受众、预算范围、所需资源类型、预期效果及时间要求，经部门负责人审批后，提交至媒介采购部。第十三条资源匹配与方案制定媒介采购部根据申请需求，从资源库中初选匹配的媒介清单，必要时可引入新资源。协同业务部门制定初步合作方案，包括媒介组合、排期、预估效果及预算分配。第十四条谈判与合同签订1.谈判授权：根据合作金额与媒介级别，设定不同的谈判授权层级。常规合作由媒介采购专员负责；重大或战略合作须由媒介采购部负责人或委员会指定人员主导，业务部门参与。2.合同管理：原则上使用公司制定的标准合作协议模板。任何对模板条款的修改，均须经法务与合规部审核。合同签订前，必须完成内部审批流程，确保条款清晰、权责明确、价格合理、交付标准可量化。第十五条订单执行与监控合同签订后，媒介采购部生成内部采购订单，通知业务部门及财务部。业务部门负责内容制作与最终确认，并监控投放排期。媒介采购部监督媒介方按约执行，协调处理执行中的问题。第十六条效果验收与付款项目执行完毕后，业务部门负责收集、分析投放效果数据，形成《媒介执行效果报告》，并初步确认效果达成情况。媒介采购部核对执行清单与合同约定，结合效果报告，填写付款申请单，按财务流程支付尾款。未达约定效果或存在执行瑕疵的，应依据合同条款协商解决后方可付款。第五章合作媒介绩效评估第十七条评估指标体系建立多维度的媒介绩效评估体系，包括：1.定量指标：曝光量、点击率、互动率、转化率、成本效益比等。2.定性指标：内容贴合度、创意呈现质量、舆论导向、品牌安全度。3.合作指标：响应及时性、沟通顺畅度、执行配合度、创新支持度。第十八条评估实施评估采取日常监测与项目后评估相结合的方式。每个项目结束后，业务部门须在报告期内完成《媒介执行效果报告》。媒介采购部每季度汇总分析各媒介的合作表现，更新其绩效档案与资源等级。第十九条评估结果应用评估结果直接应用于：资源级别的升降调整；未来合作预算分配的参考；续约谈判的议价依据；优秀合作媒介的表彰与深度合作推荐；淘汰不合格媒介的依据。第六章合规、风险与保密管理第二十条合规要求所有媒介合作必须确保内容合法合规，禁止与存在违法违规记录、传播虚假信息、数据造假严重的媒介合作。投放内容需严格遵守《广告法》等规定，杜绝虚假宣传、不正当竞争及侵犯他人合法权益的行为。第二十一条风险防范1.资质风险：合作前必须查验并留存媒介方有效资质证明。2.数据风险：对媒介提供的数据报告保持审慎，鼓励采用第三方监测工具进行交叉验证。3.舆情风险：建立合作媒介舆情监测机制，发现合作方出现重大负面舆情可能殃及品牌时，应及时启动应急预案，包括暂停合作、声明澄清等。4.财务风险：严格执行预算与付款流程，防范超支与欺诈。第二十二条保密义务公司员工应对媒介资源数据库、合作条款、谈判底价、客户投放策略等商业信息严格保密，不得擅自对外泄露。与媒介方签署的合