2026年公关服务公司品牌发布会活动管理制度

2026年公关服务公司品牌发布会活动管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范本公司2026年度品牌发布会（以下简称“发布会”）活动的策划、执行与评估全流程，确保活动安全、有序、高效开展，达成品牌战略传播目标，提升公司专业形象与市场影响力，依据《中华人民共和国广告法》、《大型群众性活动安全管理条例》及公司内部相关管理制度，结合行业最佳实践，特制定本管理规定。第二条适用范围本规定适用于公司内部所有部门及参与2026年品牌发布会筹备与执行的全体员工、外聘合作团队及供应商。活动涵盖从前期立项、策划、筹备，到现场执行、后期收尾及效果评估的全生命周期。第三条基本原则发布会活动管理应遵循以下原则：1.战略导向原则：活动须紧密围绕公司2026年整体品牌战略与市场定位，确保信息传递的一致性与精准性。2.安全第一原则：将人员安全、内容安全、信息安全及公共安全置于首位，制定完备预案，杜绝安全隐患。3.精细管理原则：实施项目制管理，明确职责，细化流程，强化节点控制，确保各环节无缝衔接。4.合规合法原则：所有活动内容、宣传物料及合作行为必须遵守国家法律法规及行业监管要求。5.成本效益原则：在预算框架内追求最佳活动效果，注重投入产出比，杜绝浪费。6.创新体验原则：鼓励内容与形式创新，注重嘉宾与受众的沉浸式体验，提升活动传播价值。第二章组织架构与职责分工第四条项目领导小组公司成立“2026品牌发布会项目领导小组”（以下简称“领导小组”），由公司总经理担任组长，分管市场的副总经理担任常务副组长，成员包括创意部、客户部、媒介部、行政部、财务部负责人。领导小组负责活动的最终审批、重大事项决策、关键资源协调及对项目整体方向的把控。第五条项目执行组下设“品牌发布会项目执行组”（以下简称“项目组”），由市场部总监担任项目经理，从各相关部门抽调骨干人员组成核心团队。项目组为发布会执行的常设机构，具体职责包括：1.编制详细的活动方案、预算及执行计划书。2.负责全流程的落地执行，包括策划、设计、物料制作、供应商管理、现场搭建、流程管控、嘉宾接待、媒体联络等。3.定期向领导小组汇报进展，处理日常运营问题。4.负责活动后的总结、评估及资料归档。第六条各职能部门支持职责1.创意部：负责发布会核心创意概念、主题视觉系统、现场氛围设计、演讲内容策划及视频等多媒体内容制作。2.客户部：负责重点客户、合作伙伴及行业嘉宾的邀约、接待与关系维护。3.媒介部：负责媒体合作、新闻稿撰写与发布、舆情监测、前期预热及后期传播扩大量。4.行政部：负责内部协调、合同流程、法务审核、场地后勤支持（如餐饮、交通）及部分物资采购。5.财务部：负责预算审核、费用拨付、支出核算及审计支持。第三章活动全流程管理第七条立项与策划阶段（活动前6090天）1.需求分析与提案：项目组基于品牌战略，进行市场分析，提出初步活动构想、目标及核心信息点，形成《项目立项建议书》，报领导小组审批。2.方案深化：立项通过后，项目组牵头制定详细的《品牌发布会执行方案》，内容包括但不限于：活动主题、日期地点选择、流程设计、创意亮点、视觉规划、初步预算、传播策略、风险评估等。方案需经领导小组复审通过。3.预算审批：依据批准的执行方案，编制详细《项目预算表》，按公司财务制度完成审批流程。预算应包含应急预备金（通常不低于总预算的10%）。第八条筹备与准备阶段（活动前3060天）1.供应商遴选与管理：根据方案需求，通过合规比价或招标程序，确定场地、搭建、AV设备、摄影摄像、礼仪、安保、物流等供应商。签订规范合同，明确工作范围、标准、工期及违约责任。2.内容制作与确认：完成所有演讲稿件、视频脚本、视觉设计、互动环节设计、新闻通稿等内容的创作与内部审核，并报领导小组关键成员最终确认。3.嘉宾邀约与确认：启动媒体、客户、嘉宾的正式邀约，建立嘉宾数据库，跟踪确认情况，发送活动提醒。4.报批与备案：如活动规模达到当地公安部门要求，由行政部牵头，协同项目组按规定向相关部门办理大型群众性活动安全许可等报备手续。5.制作与采购：跟进所有物料、礼品、印刷品的制作与采购，确保按时保质交付。第九条现场执行阶段（活动前1天至活动当日）1.现场指挥体系：建立以项目经理为总指挥的现场指挥中心，下设各功能小组（接待组、流程组、设备组、安保后勤组、媒体组），明确各小组负责人及联络机制。2.进场搭建与彩排：监督供应商按设计图搭建，严格检查施工安全与质量。活动前一天组织全流程彩排，包括人员走位、灯光音响、视频播放、嘉宾串场等，确保万无一失。3.现场注册与接待：设置清晰的签到处、媒体接待处、VIP休息室，确保嘉宾高效、有序入场。重要嘉宾由专人全程陪同。4.流程管控：严格按照流程表控制活动节奏，总指挥拥有根据现场情况微调流程的权限，但涉及核心内容与时间的重大调整需即时通报领导小组。5.安保与应急：安保人员全程值守，监控现场秩序。启动应急预案，妥善处理医疗、消防、设备故障、舆情等突发状况。6.媒体管理：设立新闻中心，安排媒体专访，管理摄影摄像区域，确保媒体报道顺利进行。第十条活动后期阶段（活动结束后130天）1.撤场与结算：有序组织撤场，清点物资。根据合同与供应商完成费用结算。2.资料整理与传播：收集现场照片、视频素材，制作活动精彩集锦。媒介部按计划推进后续传播，发布深度稿件，扩大活动影响力。3.效果评估与总结：项目组在活动结束后15个工作日内，提交《品牌发布会项目总结评估报告》。报告需包含：目标达成度分析、预算执行分析、媒体传播数据（覆盖率、阅读量、互动量等）、嘉宾反馈、经验总结与改进建议。4.客户关系维护：对参会嘉宾进行感谢与回访，收集深度反馈，将有价值的行业洞察整理分享，深化客户关系。5.资料归档：将所有活动方案、合同、预算表、结算单、重要邮件、现场资料、总结报告等电子及纸质文件系统归档，以备查考。第四章关键环节管理细则第十一条预算与费用管理所有费用支出必须遵循“先预算、后支出”的原则。项目经理对预算控制负首要责任。单项支出超过人民币5000元或预算外支出，需提前履行专项审批。财务部定期提供预算执行情况报表。第十二条供应商管理实行供应商准入评估，优先选择资质齐全、信誉良好的合作方。合同须明确服务标准、交付物、验收标准、付款节点及保密条款。项目组指派专人负责对接与履约监督，并依据合同条款及实际服务表现进行考评，建立合格供应商名录。第十三条内容与信息安全管理所有对外发布的文字、视觉、演讲内容须经过内容审核流程，确保符合国家法律法规、政策导向，且与品牌核心信息一致，无知识产权纠纷。涉及公司未公开战略、财务数据、客户名单等敏感信息，须严格按照公司保密制度执行，与相关涉密人员签订保密协议。第十四条风险防控与应急预案项目组必须在活动方案中系统识别潜在风险（如安全、技术、舆情、天气、政治法律等），并制定相应的《应急预案》。预案需明确各类突发事件的响应流程、责任人及处置措施。活动前需对常见风险进行演练。第十五条合规与法务审核活动所有环节，特别是宣传用语、竞赛抽奖设置、数据收集（如收集嘉宾信息）、合同文本等，必须经由公司法务或指定合规人员审核，确保不违反《消费者权益保护法》、《