2026年公关服务公司卓越公关商业活动管理办法

2026年公关服务公司卓越公关商业活动管理办法第一章总则第一条目的与依据为系统性规范商业公关活动管理，确保活动策划、执行、评估各环节有章可循，有效控制风险，提升资源利用效率与客户满意度，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国广告法》、《大型群众性活动安全管理条例》等相关法律法规及行业最佳实践，结合本公司实际情况，制定本管理办法。第二条适用范围本办法适用于本公司（以下简称“公司”）为各类客户策划、组织、执行的所有商业性质公关活动，包括但不限于新品发布会、品牌体验活动、媒体见面会、行业峰会、庆典仪式、线上线下整合营销活动等。第三条基本原则1.战略导向原则：所有活动须与客户品牌战略及商业目标紧密对齐，确保活动价值最大化。2.合规风控原则：严格遵守国家法律法规及行业规范，将风险评估与合规审查贯穿活动全程。3.精益管理原则：实行项目全生命周期管理，注重流程优化、成本控制与资源高效配置。4.创新卓越原则：鼓励内容、形式与技术应用创新，追求卓越的执行品质与体验效果。5.协作共赢原则：强化内部跨部门协作与外部供应商协同，保障信息畅通与执行合力。第二章组织与职责第四条项目组织架构每个商业公关活动项目应成立专项项目组，实行项目经理负责制。项目组核心成员应包括：项目经理、策划专员、客户对接人、媒介专员、现场执行主管、后勤支持人员等。重大项目需设立公司级领导小组进行督导。第五条主要职责1.项目经理：全面负责项目的规划、组织、协调、控制与交付，是项目质量、进度、成本及安全的第一责任人。2.策划团队：负责活动创意策划、方案撰写、内容设计及流程编排。3.客户对接人：负责与客户保持日常沟通，准确传递需求，及时反馈进展，管理客户期望。4.媒介团队：负责媒体关系维护、新闻稿撰写与发布、媒体邀请与接待、舆情监测及传播效果追踪。5.执行团队：负责场地勘察、供应商管理、物料制作、现场搭建、流程把控、人员调度等落地工作。6.合规与风控专员（或指定人员）：负责审核活动方案的合规性，评估潜在风险，制定应急预案。第三章活动前期策划与审批第六条需求分析与简报客户对接人需与客户进行深度沟通，形成详细的《项目需求简报》，明确活动背景、核心目标、目标受众、关键信息、预期效果、预算框架、时间要求等，并由客户书面确认。第七条方案策划与提案策划团队基于《项目需求简报》进行创意构思与方案设计，形成完整的《活动策划执行方案》。方案内容应至少包括：活动主题与创意阐述、整体流程设计、传播策略、场地与视觉设计建议、技术应用方案、详细预算分解、初步风险评估及应急预案、效果评估指标（KPI）。第八条内部评审《活动策划执行方案》需提交至公司内部评审会。评审会由业务部门负责人、资深策划、合规风控人员等组成，重点评估方案的策略合理性、创意可行性、预算合规性及风险可控性。方案需根据评审意见修改完善。第九条客户提案与合同签订经内部评审通过的方案向客户正式提案。提案通过后，由公司授权人员与客户签订正式服务合同，明确双方权责、服务范围、交付标准、费用支付、知识产权及保密条款等。第十条项目立项合同签订后，由项目经理在公司项目管理系统中正式立项，组建项目组，发布《项目启动通知书》，并申请分配项目代码，用于后续所有费用报销及文件归档。第四章活动执行管理第十一条预算与成本管理1.项目经理须依据合同及批准方案，编制详细的《项目预算执行表》，报批后严格执行。2.所有采购与费用支出需遵循公司财务制度，提前申请，比价择优选择供应商，并留存完整票据。3.预算变更需履行书面审批流程，重大超支须经原审批权限上级及客户（如涉及合同变更）批准。第十二条供应商管理1.建立合格供应商名录，优先选择名录内供应商。新供应商引入需进行资质、案例、信用审查。2.与供应商签订明确合同或工作订单，约定工作范围、质量标准、交付时间、费用及违约责任。3.执行期间对供应商工作质量、进度进行监督与验收，确保其输出符合要求。第十三条进度与沟通管理1.项目经理制定详细的《项目主进度计划表》，明确各项任务、起止时间、负责人及交付物。2.定期召开项目组内部例会（如每周），同步进展，解决问题。重大问题需立即上报。3.建立与客户的定期沟通机制（如双周报、关键节点会议），保持信息透明。第十四条合规与风险管理1.活动内容、宣传物料、嘉宾言论等需进行合规审查，确保不违反法律法规及公序良俗。2.对场地安全、消防、人群疏散、食品卫生、演出许可、数据安全等进行全面风险评估。3.针对重大风险点（如天气、关键人员缺席、设备故障、舆情危机等）制定详尽的《应急预案》，并指定专人负责。4.涉及大型群众性活动，必须依法提前向公安机关申请安全许可。第十五条现场执行管理1.活动前至少进行一次全流程彩排，检验流程、技术、人员配合度。2.执行团队需提前进场，监督场地搭建与布置，确保符合设计及安全标准。3.活动当日，严格按《现场执行手册》操作，设立现场指挥中心，统一调度。项目经理拥有现场最高决策权（在预案范围内）。4.做好嘉宾、媒体及观众的签到、接待、引导与服务，管理现场秩序。5.安排专人负责现场摄影摄像及社交媒体内容即时发布。第五章活动后期评估与归档第十六条效果评估与总结活动结束后15个工作日内，项目组须完成项目评估：1.效果评估：依据事先设定的KPI，收集分析数据，包括但不限于媒体传播量（覆盖率、阅读量、互动量）、受众参与度、客户满意度调研结果、商业目标达成度分析等，形成《活动效果评估报告》。2.项目总结：召开项目复盘会，总结成功经验，分析存在问题与不足，提出改进建议，形成《项目总结报告》。第十七条客户回款与结算项目结束后，项目经理应配合财务部门，依据合同约定及时向客户提交结案报告及付款申请，跟进回款进度。同时，完成项目内部成本结算。第十八条资料归档项目结束后30日内，项目经理须将项目全过程中的所有重要文件进行系统化归档，包括但不限于：合同、各类方案、审批记录、会议纪要、往来邮件、设计稿件、供应商合同、费用票据、现场照片视频资料、评估报告等。归档资料应齐全、有序，便于日后查阅与审计。第六章附则第十九条培训与宣导公司将定期组织对本办法的培训与宣导，确保所有相关人员理解并遵守。新员工入职时，须接受相关培训。第二十条检查与修订公司管理层将定期或不定期检查本办法的