2026年环保材料公司环保行业展会参展管理制度

2026年环保材料公司环保行业展会参展管理制度第一章总则第一条制定目的为规范本公司环保材料行业展会全流程参展工作，建立标准化、规范化、精细化的参展管理体系，结合环保材料行业展会特性、行业参展规范及公司品牌建设、市场营销战略要求，确保展会参展工作精准对接目标客群、高效展示公司环保产品与技术、规范品牌形象传播，提升展会参展的品牌曝光度与客户转化效率，防范参展过程中的品牌风险、合规风险与经营风险，同时合理管控参展成本，实现参展效益最大化，特制定本制度。本制度为公司所有环保行业展会参展工作的核心执行依据，确保参展工作筹备有标准、执行有流程、管控有力度、复盘有依据。第二条制定依据本制度依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国环境保护法》《中华人民共和国广告法》等国家相关法律法规，结合国家环保材料行业标准、建材行业展会参展规范及本公司品牌建设管理制度、市场营销管理制度、产品质量管理制度、财务管理制度等内部制度制定。所有展会参展的筹备、布展、现场执行、后续复盘等行为均严格符合国家法律规定与行业准则，严禁出现环保数据造假、虚假产品宣传、违规展示样品等问题，确保参展工作合法、合规、诚信开展。第三条核心原则本公司环保行业展会参展工作严格遵循五大核心原则，所有参展筹备、现场执行、后续复盘环节均以此为根本准则：一是合规参展原则，参展的产品展示、宣传物料、讲解话术均需符合法律法规与行业规范，环保检测数据、产品资质均需有正式报告佐证；二是品牌统一原则，展会的展位设计、物料制作、产品展示、人员形象均需与公司品牌定位及整体宣传策略保持高度一致，强化环保品牌核心认知；三是精准对接原则，结合展会定位筛选参展资源，贴合展会受众制定参展方案，聚焦目标客群开展客户对接工作，提升客户匹配度；四是全程管控原则，展会从前期筛选申报到后期效果复盘，实行“申报-审核-筹备-执行-复盘”全流程管控，未通过审核的展会严禁参与；五是效益导向原则，在合规与品牌建设的前提下，兼顾参展效果与成本控制，确保参展工作实现品牌曝光与业务转化的双重目标。第四条适用范围本制度适用于本公司全体参与环保行业展会参展工作的部门及在职员工，包括市场部、销售部、品牌部、产品部、质检部、行政部、财务部等所有相关主体。涵盖公司参与的所有环保材料相关行业展会，包括全国性环保建材展会、区域型建材博览会、专业型环保材料交流会、家装行业展会等各类线下展会，同时适用于公司委托第三方展会服务机构开展的所有参展相关合作行为，相关部门、员工及合作机构均需严格遵守本制度规定。第五条管理职责公司市场部为环保行业展会参展工作的归口管理部门，负责展会信息筛选、参展申报、方案制定、全程执行及效果复盘；品牌部负责展位设计审核、宣传物料制作把控、品牌形象规范及参展视觉形象管理；产品部负责提供参展产品的技术参数、环保等级等真实信息，安排技术人员提供现场技术支持；质检部负责审核参展样品的质量与环保合规性，提供产品检测报告、资质证书等参展佐证材料；销售部负责展会现场的客户对接、信息收集及后期业务跟进；行政部负责参展人员的行程安排、后勤保障及物料运输管理；财务部负责参展费用的预算审核、报销管控及成本核算；公司管理层为重大展会参展的审核部门，常规展会由市场部与品牌部联合审核，重大展会需提交管理层终审。本制度自2026年1月1日起正式施行，由公司市场部联合品牌部负责解释与修订。第二章展会筛选与申报管理第六条展会筛选标准市场部作为展会信息归口收集部门，需结合公司市场营销战略与环保材料产品定位，制定科学的展会筛选标准，筛选优质展会资源：一是行业权威性，优先选择国家行业协会、知名会展机构主办的环保材料相关展会，确保展会的行业影响力与受众专业性；二是受众匹配度，重点筛选参展观众为建材经销商、家装公司、工程企业、终端采购商等公司目标客群的展会，避免参与受众与公司产品脱节的展会；三是性价比适配，综合评估展会的参展费用、展位面积、宣传资源、往届参展效果等因素，确保参展成本与预期效益相匹配；四是地域与时间适配，结合公司市场布局选择重点区域展会，合理安排参展时间，避免展会时间冲突与资源分散。市场部需建立展会信息档案，对筛选后的展会资源进行分类管理。第七条展会分级管理要求根据展会的行业影响力、参展成本、预期效益，将环保行业展会分为常规展会与重大展会两类，实行分级审核与资源投入管理：一是常规展会，指参展费用较低、行业影响力有限、辐射区域较小的展会，包括区域小型建材展、地方环保材料交流会等，参展资源投入适度，由市场部制定参展方案，联合品牌部审核通过后即可执行；二是重大展会，指参展费用超过公司规定标准、行业影响力大、辐射范围广的展会，包括全国性环保建材展、行业顶级博览会、大型家装展等，需投入优质参展资源，参展方案经市场部与品牌部初审后，提交公司管理层终审，审核通过后方可执行。市场部需根据公司经营情况，明确常规与重大展会的费用划分标准，并及时更新告知各相关部门。第八条展会参展申报要求市场部在确定参展意向后，需完成参展申报工作，提交完整的申报材料至审核部门：一是展会参展审核申请表，需清晰填写展会名称、主办单位、参展时间、参展地点、展位面积、参展费用、预期目标、资源需求等信息，由市场部负责人签字确认；二是展会相关资料，包括展会邀请函、参展手册、展位平面图、往届参展效果分析报告等；三是初步参展方案，包括展位规划初步思路、参展产品清单、宣传物料计划、参展人员配置等；四是费用预算表，详细列明展位费、物料制作费、人员差旅费、物流费等各项参展费用预算，附费用测算依据。申报材料不完整的，审核部门有权退回申报，待材料补齐后重新审核。第三章展会参展筹备管理第九条参展方案制定要求参展方案经审核通过后，市场部需联合各相关部门制定详细的参展执行方案，明确各环节工作内容、责任主体与完成时限，确保筹备工作有序开展：一是明确参展目标，分品牌曝光、客户收集、产品推广、合作洽谈等维度制定量化目标；二是展位规划设计，结合展会定位与产品特点规划展位功能区域，包括产品展示区、客户洽谈区、技术咨询区等，展位设计方案需经品牌部审核通过，确保符合品牌形象规范；三是参展产品确定，筛选公司核心环保产品、新品及优势产品作为参展样品，产品清单需经产品部与质检部审核确认；四是人员配置规划，根据展会需求配置参展人员，明确现场讲解、客户对接、技术支持、后勤保障等岗位分工，确保各岗位权责清晰；五是现场执行计划，制定展会期间每日工作流程，明确布展、开展、撤展各环节的时间节点与工作要求。第十条参展物料筹备要求参展物料的制作与筹备需贴合环保材料参展特性，确保物料合规、实用、符合品牌规范，由品牌部全程把控：一是宣传物料，包括企业宣传册、产品手册、环保检测报告复印件、资质证书复印件、海报、展架等，产品手册需如实标注产品环保等级、技术参数等信息，所有环保数据均需有正式报告佐证，严禁使用绝对化宣传用语；二是展示物料，包括产品展示架、价格牌、环保标识牌等，价格牌标注清晰，环保标识牌需符合国家环保材料标注规范；三是洽谈物料，包括名片、客户信息登记表、合同范本、签字笔、文件夹等，确保洽谈工作顺利开展；四是品牌物料，包括公司LOGO墙、品牌标语、工作服等，所有品牌物料的设计与制作均需符合品牌部制定的官方规范。所有物料制作完成后，需进行质量验收，不合格的物料需及时整改。第十一条参展样品筹备要求参展样品是展会展示的核心，样品筹备需经质检部严格审核，确保样品质量合格、环保合规、展示效果良好：一是样品筛选，选择外观完好、性能达标、能体现公司环保技术优势的产品作为样品，优先选择易展示、易运输的环保材料样品；二是样品检测，质检部对所有参展样品进行质量与环保指标检测，出具检测报告复印件作为参展佐证，确保样品与宣传信息一致，严禁展示不合格样品；三是样品标识，所有参展样品需清晰标注产品名称、规格、型号、环保等级、核心卖点等信息，标识规范、无歧义；四是样品防护，根据样品特性做好防护包装，制定样品运输与现场保管方案，避免样品在运输与展示过程中损坏。第十二条参展人员培训要求市场部需在展会开展前组织参展人员进行专项培训，确保参展人员具备专业的产品知识、规范的讲解话术与良好的职业形象：一是产品知识培训，由产品部负责讲解参展产品的环保技术、技术参数、使用方法、优势特点等内容，确保参展人员熟练掌握；二是话术规范培训，明确现场讲解的合规要求，严禁使用虚假宣传、绝对化用语，讲解内容需如实反映产品实际情况，环保数据讲解需结合检测报告；三是客户对接培训，讲解客户信息收集、需求挖掘、洽谈技巧等内容，提升客户对接效率；四是礼仪与形象培训，明确参展人员的着装、言行规范，要求统一着装、举止得体，维护公司品牌形象；五是应急处理培训，讲解展会现场可能出现的样品损坏、客户投诉、突发情况等应急处理流程，确保参展人员能及时、妥善处理各类问题。第四章展会现场执行管理第十三条展位布置执行要求参展人员需按照参展方案提前进场完成展位布置工作，确保布展质量与效率：一是提前进场布展，根据展会主办方的安排，提前1-2天进场开展布展工作，预留充足的时间进行调试与整改；二是严格按设计施工，按照品牌部审核通过的展位设计方案进行布置，确保展位功能区域划分合理、产品展示有序、品牌标识清晰；三是展品与物料摆放，样品摆放整齐、美观，宣传物料与洽谈物料摆放至指定位置，便于客户查阅与使用；四是布展验收，布展完成后，由市场部与品牌部负责人进行现场验收，检查展位布置、样品展示、物料摆放是否符合要求，发现问题及时整改，确保展会开始前完成所有验收工作。第十四条现场运营管理要求展会开展期间，参展人员需严格遵守岗位分工，规范现场运营行为，确保参展工作高效开展：一是严格遵守展会纪律，按时到岗、不迟到早退，遵守展会主办方的各项管理规定，不随意离岗、串岗；二是规范现场讲解，参展人员需按照培训要求进行产品讲解，如实介绍产品环保属性与技术优势，主动出示检测报告与资质证书，严禁虚假宣传；三是做好客户接待，主动、热情接待观展客户，耐心解答客户疑问，引导客户至洽谈区深入沟通；四是加强现场管控，及时整理样品与物料，保持展位整洁有序，做好样品的现场保管，避免样品丢失或损坏；五是做好每日工作总结，展会结束后，参展团队每日召开工作总结会，梳理当日客户信息，分析工作问题，调整次日工作策略。第十五条客户信息管理要求客户信息收集与管理是展会参展的核心工作之一，销售部需安排专人负责，确保客户信息真实、完整、可追溯：一是规范信息收集，使用统一的客户信息登记表收集客户信息，包括客户名称、联系人、联系方式、需求类型、采购意向等核心信息，确保信息填写完整；二是及时信息录入，每日展会结束后，将客户信息录入公司客户管理系统，做好客户分类标注，区分意向客户、潜在客户、咨询客户；三是做好信息保管，客户信息登记表与电子档信息需妥善保管，严禁泄露客户信息，遵守客户信息保护相关规定。第十六条现场应急处理要求展会现场出现突发情况时，参展人员需保持冷静，按照应急处理流程及时处理，确保参展工作正常开展：一是样品损坏处理，发现样品损坏后，立即将损坏样品撤下，更换备用样品，同时做好现场清理，避免影响展位形象；二是客户投诉处理，接到客户投诉后，立即引导客户至洽谈区，耐心倾听客户诉求，能当场解决的及时解决，无法当场解决的做好记录，及时上报参展负责人，协调相关部门处理；三是展会突发情况处理，遇展会主办方通知、现场设备故障等情况，由参展负责人及时与主办方沟通对接，妥善处理；四是重大问题上报，出现无法现场处理的重大问题时，参展负责人需第一时间向公司管理层汇报，按管理层指示开展处理工作，不得擅自决策。第四章展会后续工作管理第十七条撤展与物料回收管理展会结束后，参展人员需按要求有序完成撤展工作，做好物料与样品的回收、运输与保管：一是有序撤展，按照展会主办方的撤展时间安排开展撤展工作，先整理客户资料与洽谈物料，再拆卸宣传物料与展示道具，最后整理参展样品，确保撤展工作有序进行；二是物料分类回收，对可重复利用的宣传物料、展示道具、办公物料进行分类整理、妥善包装，做好标识，对不可重复利用的物料进行合理处理，避免浪费；三是样品回收，对参展样品进行全面检查，将完好样品与损坏样品分类整理，完好样品按要求运回公司，损坏样品做好记录，经质检部检测后按公司制度处理；四是现场清理，撤展完成后，清理展位卫生，保持展位整洁，符合展会主办方的撤展要求。第十八条客户跟进管理要求展会结束后，销售部需及时开展客户跟进工作，确保客户资源有效转化，这是展会参展效果落地的核心环节：一是快速初步跟进，展会结束后3个工作日内，由参展对接人员对所有收集的客户进行初步跟进，通过电话、微信等方式进行问候，确认客户需求，加深客户印象；二是深度精准对接，展会结束后7个工作日内，根据客户分类开展深度跟进，对意向客户制定专属对接方案，安排销售经理上门洽谈或寄送详细产品资料，对潜在客户进行定期维护，及时推送公司产品与活动信息；三是跟进结果记录，将所有客户跟进情况及时录入公司客户管理系统，记录跟进内容、客户反馈、洽谈进展等信息，确保跟进工作可追溯；四是未成交客户维护，对暂未达成合作的客户进行长期维护，保持定期沟通，及时响应客户疑问，等待合作时机。第十九条展会效果评估与复盘展会结束后10个工作日内，市场部需联合各相关部门完成展会效果评估与复盘工作，编制展会参展评估报告，为后续参展工作提供参考：一是量化指标评估，对照参展前制定的量化目标，评估品牌曝光量、客户信息收集量、意向客户数量、现场成交金额、合作洽谈数量等指标的完成情况；二是成本效益分析，由财务部配合核算展会总投入成本，结合客户转化与业务成交情况，分析展会参展的投入产出比；三是工作亮点与问题总结，梳理本次参展工作中的亮点做法与存在的问题，包括筹备工作、现场执行、客户对接等各环节的问题与不足；四是改进措施制定，针对参展工作中存在的问题，制定具体的改进措施，明确责任部门与完成时限，确保后续参展工作不断优化。评估报告需提交至公司管理层与各相关部门备案。第二十条参展资料归档与费用结算展会复盘完成后，市场部需做好参展资料的归档工作，财务部完成参展费用的结算管控：一是资料归档，将展会参展申报材料、审核意见、参展方案、物料清单、客户信息表、跟进记录、评估报告等所有参展相关资料进行整理归档，建立完整的展会参展档案，档案保存期限不少于3年，确保参展工作可追溯、可核查；二是费用结算，市场部及时整理展会各项费用票据，按公司财务制度要求提交至财务部，财务部对票据的真实性、合规性进行审核，审核通过后完成费用报销与结算，同时做好参展成本核算，纳入公司市场营销成本管理。第五章考核与责任追究第二十一条展会参展考核标准建立环保行业展会参展考核体系，考核周期与展会工作周期同步，考核对象为所有参与参展工作的部门及员工，考核结果纳入部门与个人绩效考核。核心考核指标包括：参展申报材料完整率、筹备工作及时率、现场执行合规率、客户信息收集量、意向客户转化率、参展目标完成率、物料管理合规率、费用控制率等。市场部与品牌部负责考核工作的组织与实施，考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级，及时向各部门反馈并公示。第二十二条奖励措施对于在展会参展工作中表现突出的部门与员工，给予相应奖励：一是完成或超额完成参展量化目标、客户转化效果显著的参展团队，给予团队评优资格与绩效奖金；二是在现场参展工作中