北京公房承租制度

北京公房承租制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则制定，同时参照集团母公司关于房屋租赁管理的指导意见，结合公司实际业务需求，旨在规范北京公房租赁业务流程，防范资产流失、违规操作等专项风险，提升资源配置效率与合规水平。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖北京公房租赁申请、审批、签约、使用、盘点、终止等全流程管理，以及与租赁业务相关的决策、执行与监督活动。第三条本制度下列核心术语定义如下：（一）XX专项管理：指公司针对北京公房租赁业务建立的全流程风险防控与合规管理体系，包括制度设计、流程管控、监督考核、应急处置等环节。（二）XX风险：指在公房租赁过程中可能出现的法律纠纷、资产损失、廉政风险等，如租赁合同违约、租金监管失效、违规转租等。（三）XX合规：指租赁业务活动严格遵循国家法律法规、行业规范及公司内部制度，确保决策合法、流程正当、管理规范。第四条北京公房承租管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保租赁业务各环节均纳入制度管控范围，不留监管盲区；（二）责任到人：明确各层级、各部门的职责分工，实现风险闭环管理；（三）风险导向：以风险防控为核心，优先防范重大、高频风险；（四）持续改进：根据法规变化、业务实践动态优化管理体系。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司北京公房承租管理第一责任人，对租赁业务的合规性、安全性负总责；分管领导为直接责任人，具体负责制度的组织落实、监督考核与动态调整。第六条设立北京公房承租管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导主持，成员包括财务部、法务部、人力资源部、资产部及业务条线代表，承担统筹协调、决策审批、监督评价职能。领导小组下设办公室（挂靠资产部），负责日常工作。第七条牵头部门（资产部）职责：（一）负责制定、修订租赁管理制度，组织开展风险识别与评估；（二）统筹租赁计划审批，监督合同履行，定期开展资产盘点；（三）组织培训宣贯，推动制度落地；（四）汇总分析租赁数据，提出优化建议。第八条专责部门（法务部、财务部）职责：（一）法务部：负责合同条款审核、法律风险提示，参与纠纷处置；（二）财务部：负责租金收付监管、成本核算，审核付款权限与合规性。第九条业务部门/下属单位职责：（一）根据业务需求提交租赁申请，提供真实完整的租赁背景资料；（二）负责租赁房屋的日常使用管理，确保符合合同约定；（三）配合完成资产盘点与合同续签/终止工作。第十条基层执行岗（租赁业务经办人员）责任：（一）严格执行制度流程，确保资料完整性、合规性；（二）履行风险识别义务，发现异常及时上报；（三）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。第三章专项管理重点内容与要求第十一条租赁需求管理：业务操作合规标准：基于业务实际需求编制租赁申请报告，明确租赁面积、期限、用途等要素，经部门负责人审核后报领导小组审批；禁止性行为：严禁无明确业务目的的闲置租赁、超面积租赁；风险防控点：重点审核需求合理性，防止资源浪费。第十二条租赁市场准入：合规标准：供应商选择需遵循“公开透明、择优选择”原则，通过比选、招标方式确定，必要时引入第三方评估；禁止行为：严禁向关联方定向租赁、排斥竞争性报价；风险防控：加强供应商资质审核，防范利益输送。第十三条租赁合同签订：合规标准：合同条款必须包含租金标准、支付方式、违约责任、资产维护等核心内容，经法务部审核备案；禁止行为：规避合同监管、模糊权责约定；风险防控：重点审查合同主体资格、期限合理性。第十四条租金管理与监控：合规标准：建立租金收付台账，采用银行承兑汇票或电子支付方式，确保资金闭环管理；禁止行为：截留、挪用租金，违规预付大额款项；风险防控：实时监控资金流向，定期核对账实。第十五条租赁使用监督：合规标准：定期开展现场检查，核实房屋用途是否与合同约定一致，保留检查记录；禁止行为：擅自改变房屋用途、转租或分租；风险防控：建立异常使用预警机制，及时处置违规行为。第十六条资产盘点与处置：合规标准：每年开展一次资产盘点，核对房屋面积、状态、租赁期限，形成盘点报告；禁止行为：隐瞒资产闲置、擅自处置租赁房屋；风险防控：对到期未续签的房屋启动退出程序。第十七条合同续签与终止：合规标准：根据租赁合同约定及公司需求，提前三个月启动续签或终止谈判；禁止行为：超期未续签导致资产闲置、违规续签抬高成本；风险防控：评估续签必要性，优化租赁方案。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：根据《中华人民共和国民法典》等法律法规修订，以及集团母公司政策调整，资产部牵头每年开展制度评估，必要时修订发布。第十九条风险识别预警机制：（一）定期排查：每年第四季度组织各部门填报租赁风险清单，由领导小组评估等级；（二）分级预警：一般风险由业务部门整改，重大风险提交领导小组决策处置。第二十条合规审查机制：（一）关键节点嵌入：租赁需求审批、合同签订、资金支付等环节必须经合规审查；（二）审查标准：参照本制度及集团母公司要求，对不符合项“一票否决”。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门制定整改方案，资产部监督落实；（二）重大风险：启动应急预案，必要时上报集团母公司协调处置。第二十二条责任追究机制：（一）违规情形：包括超权限审批、合同签订不合规、租金监管失效等；（二）处罚标准：轻微违规通报批评，重大违规取消评优资格，涉嫌违法移交司法机关。第二十三条评估改进机制：每年由领导小组牵头开展制度执行效果评估，形成分析报告，提出优化建议。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：公司主要负责人每年听取租赁管理情况汇报，分管领导每月检查制度落实情况。第二十五条考核激励机制：（一）纳入考核：将租赁合规情况作为部门年度考核指标，权重不低于10%；（二）正向激励：对风险防控成效突出的部门给予专项奖励。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层培训：每年组织高层领导学习租赁管理制度，强化合规意识；（二）全员宣贯：通过内部平台发布制度解读，开展案例警示教育。第二十七条信息化支撑：开发租赁管理信息系统，实现合同电子签章、租金自动对账、风险实时监控。第二十八条文化建设：（一）发布《租赁合规手册》，明确行为规范；（二）组织签署《租赁承诺书》，营造合规氛围。第二十九条报告制度：（一）风险事件上报：重大风险24小时内上报领导小组，并抄送集团母公司；（二）年度报告：每年1