医院电话维修制度

医院电话维修制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国数据安全法》等相关国家法律法规，参照行业内先进设备维护管理实践，结合集团母公司关于提升资产使用效率与风险防控的统一要求，以及医院内部提升服务质量、保障运营安全的实际需求，制定。旨在规范医院电话系统等通讯设备的维修管理，明确各层级职责，防范维修过程中的操作风险、信息安全风险及合规风险，确保通讯设备稳定运行，提升患者及员工服务体验。第二条本制度适用于医院总部各部门、各下属医疗机构及全体员工，覆盖医院电话系统（包括座机电话、移动终端、VoIP系统等）的安装、维修、更换、报废全生命周期管理，以及相关供应商准入、服务过程监督、应急响应等环节。第三条本制度下列术语含义：（一）“XX专项管理”指针对医院电话系统维修全过程的风险识别、防控、监督及持续优化的系统性管理活动。（二）“XX风险”指在电话维修环节中可能出现的设备故障延误、信息安全泄露、第三方服务提供方资质不合规、操作不当导致的二次损害等潜在问题。（三）“XX合规”指维修活动及服务提供方必须符合国家法律法规、行业规范及医院内部管理制度要求的行为标准。第四条XX专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。“全面覆盖”要求所有电话维修活动均纳入制度管控范围；“责任到人”明确各层级、各部门及岗位的具体职责；“风险导向”强调重点防控关键风险点；“持续改进”推动制度与流程动态优化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人作为XX专项管理的第一责任人，对制度的全面实施负最终责任；分管运营、信息、后勤等事务的领导为直接责任人，负责统筹推进制度落实。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，运营部、信息科、后勤保障部、财务部、法务合规部等相关部门负责人为成员。领导小组职责包括：统筹制定与修订专项管理制度；协调跨部门重大维修项目；审批重大风险处置方案；监督考核制度执行效果。第七条各部门职责划分如下：（一）牵头部门：运营部作为XX专项管理的牵头部门，负责统筹制度体系建设、风险排查与评估、监督考核、培训宣贯等工作，定期向领导小组汇报管理进展。（二）专责部门：信息科承担技术规范制定、系统安全保障、第三方服务商合规审核、应急技术支持等职责；法务合规部负责供应商准入的合法性审查、合同条款审核、合规风险处置；财务部负责维修预算审批、支付审核、费用分摊管理等。（三）业务部门/下属单位：各科室及下属医院需落实本领域XX专项管理要求，负责日常设备巡检、维修需求提报、服务过程监督，确保维修活动符合业务需求及安全规范。第八条基层执行岗（如设备维护人员、科室联络员）应履行以下合规操作责任：（一）严格遵守维修操作规程，确保障碍最小化；（二）签署岗位合规承诺书，明确违规后果；（三）发现重大风险或疑似违规行为，须立即上报至部门负责人或信息科。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商准入与选择管理：维修服务商必须具备ISO9001认证、行业资质或医院指定的准入资格；采用公开招标方式选择服务商时，需严格审查其技术能力、服务案例、价格合理性及合规记录，禁止向关联方或利益相关方倾斜。第十条维修流程规范：（一）需求提报：科室填写维修申请单，注明故障现象、设备位置、优先级，经科室负责人签字确认；（二）派单审核：后勤保障部汇总申请单，联合信息科确认技术需求合理性，审批后分配服务商；（三）现场作业：服务商维修人员需佩戴标识、遵守医院安全规定，关闭设备前需与科室确认，维修完成后提交记录表。第十一条合规标准与禁止性行为：（一）服务商必须提供正版软件、合格配件，禁止使用非授权或破解产品；（二）禁止服务商私自更换品牌或型号，未经审批不得调整系统配置；（三）禁止泄露医院或患者信息，维修过程中需采取物理隔离或数据脱敏措施。第十二条第三方服务监控：信息科每月抽查服务商交付记录，核对维修时长、配件使用、客户满意度等指标，对不合格服务商列入重点关注名单，连续两次不合格的直接中止合作。第十三条重大故障应急响应：（一）定义为24小时内影响全院或核心部门电话通讯的故障；（二）启动应急流程时，后勤保障部牵头成立临时处置组，服务商需承诺2小时内到场，4小时内完成初步修复；（三）故障未解决前需启用备用线路或短信通知机制，事后提交复盘报告。第十四条数据安全管控：（一）服务商需签署保密协议，明确违约责任；（二）涉及线路改造或系统升级时，必须经法务合规部审核数据迁移方案；（三）废弃设备需按照《信息安全技术磁介质信息破坏处理规范》进行销毁，严禁非法流转。第十五条费用分摊与审计：（一）维修费用按科室使用时长或设备数量分摊，财务部每季度发布明细账单；（二）法务合规部每年对服务商合同履行情况开展审计，重点核查配件来源、收费标准等。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新：每年由运营部牵头修订，结合以下情形启动更新：（一）国家发布新的数据安全或设备管理法规；（二）医院信息系统升级导致维修流程变化；（三）重大风险事件暴露制度漏洞。更新后需发布全员培训通知，并自发布之日起30日内完成存档。第十七条风险识别预警：（一）信息科联合服务商每月开展设备健康度评估，对老旧线路、高频故障区域标注红色风险；（二）每年6月、12月由领导小组组织专项排查，对可能引发系统性故障的因素（如供电不稳、雷击风险）发布预警通知书。第十八条合规审查嵌入业务流程：（一）维修合同签订前必须由法务合规部审核；（二）服务商每次进场作业前需向信息科提供操作方案，信息科签字确认后方可实施；（三）违反“未经审查不得实施”原则的，按管理失职处理。第十九条风险处置分级：（一）一般风险（如单台电话故障）：由服务商在24小时内响应，后勤保障部跟踪；（二）重大风险（如线路中断）：启动集团级支援机制，由领导小组指定备用服务商并行修复；（三）紧急风险（如信息安全事件）：服务商需立即暂停操作，信息科48小时内完成溯源，法务合规部同步介入。第二十条责任追究标准：（一）服务商因资质问题导致违规的，扣除当次服务费用并列入黑名单；（二）员工违规操作造成设备损坏的，按医院相关规定处罚；（三）部门未及时上报风险导致扩大的，追究科室负责人连带责任。第二十一条评估改进机制：（一）每年11月由运营部牵头开展年度评估，内容包括维修及时率、服务商满意度、风险事件次数等指标；（二）评估结果作为次年预算分配的依据，对排名靠后的服务商要求提交整改计划。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：公司主要负责人每年听取XX专项管理汇报，分管领导每月参加运营部例会，确保制度执行力度。第二十三条考核激励机制：（一）将服务商绩效评分纳入其年度招标标准，连续三年优秀者可优先合作；（二）医院内部员工因维修管理贡献突出者，纳入季度评优范围，最高奖励X万元。第二十四条培训宣传机制：（一）管理层每年接受合规履职培训，重点学习《反商业贿赂管理制度》；（二）一线员工每月参与操作规范考核，合格率低于80%的科室需重新培训。第二十五条信息化支撑：信息科开发“电话设备管理系统”，实现维修工单自动派发、配件溯源、服务商黑名单共享等功能。第二十六条文化建设：（一）定期发布《XX专项管理合规手册》，内容涵盖服务商行为准则、员工权利义务等；（二）每年4月开展“设备维护日”主题活动，组织服务商现场答疑、设备保养。第二十七条报告制度：（一）风险事件需在2小时内上报至信息科，24小时内形成初步报告，重大事件同步上报至领导小组；（二）年度管理情况报告须在次年2月