十二师采购制度

十二师采购制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国采购法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于风险防控和业务流程规范的相关规定制定，结合企业实际发展需求，旨在强化采购管理全流程的风险防控，规范采购行为，提升资源配置效率，保障企业合法权益。制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖从采购需求提出、供应商选择、合同签订、履约验收至资金支付的全场景管理。第二条本制度所称“XX专项管理”是指企业针对采购活动中的合规风险、廉洁风险、操作风险等实施的全流程、系统性管控，包括但不限于采购计划的审批、招标方式的确定、供应商资质的审核、合同条款的签订及履约监督等环节。所称“XX风险”是指采购活动中可能存在的法律法规合规风险、商业贿赂风险、操作失误风险、供应链中断风险等。所称“XX合规”是指采购活动严格遵循国家法律法规、行业准则及企业内部制度，确保采购行为的合法性、合理性和透明度。第三条本制度所称核心术语定义如下：（一）“采购需求管理”指对采购需求的必要性、合理性进行审核，避免过度采购、重复采购或无效采购。（二）“供应商尽职调查”指对供应商的资质、信誉、财务状况、履约能力等进行全面评估，确保供应商具备合格的市场主体资格。（三）“招标流程规范”指通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式选择供应商，确保采购过程的公平、公正、公开。第四条采购专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。全面覆盖要求采购管理制度覆盖所有采购活动及业务场景；责任到人要求明确各层级管理人员的职责分工；风险导向要求将风险防控贯穿采购活动始终；持续改进要求根据内外部环境变化动态优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司采购管理工作负总责，统筹推进采购管理的制度建设、风险防控和监督考核；分管领导对采购管理工作负直接责任，负责采购管理制度的执行监督和业务决策审批。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、审计部、法务部及各主要业务部门负责人。领导小组负责统筹协调采购管理全流程，对重大采购事项进行决策审批，对采购风险进行监督评价，确保采购管理制度的有效落地。第七条领导小组主要职责包括：（一）审议采购管理制度及重大采购方案的决策审批；（二）统筹协调跨部门采购事项，解决采购活动中的重大问题；（三）定期听取采购管理工作的汇报，监督制度执行情况；（四）对采购风险进行综合评估，提出防控措施。第八条牵头部门（如采购部）负责采购管理制度的统筹建设、风险识别、监督考核及培训宣贯，主要职责包括：（一）制定和完善采购管理制度，组织制度培训及宣贯；（二）开展采购风险的日常监控，对高风险采购项目进行重点管理；（三）组织采购工作的考核评价，提出改进建议；（四）建立供应商管理数据库，实行动态管理。第九条专责部门（如审计部、法务部）负责采购业务的合规审核、流程优化及风险处置，主要职责包括：（一）对采购合同的合法性、合规性进行审核；（二）参与采购流程的优化设计，提升风险防控能力；（三）对采购过程中的违规行为进行调查处置，提出整改建议；（四）提供法律支持，确保采购活动符合法律法规要求。第十条业务部门/下属单位负责落实采购管理要求，开展本领域的日常风险防控，主要职责包括：（一）提出采购需求，明确采购标的、规格及预算；（二）参与供应商的筛选及评估，提供业务专业意见；（三）对采购合同的履约情况进行监督，确保质量达标；（四）及时报告采购活动中的异常情况及风险隐患。第十一条基层执行岗（如采购专员、合同管理员）对采购操作的合规性负责，主要职责包括：（一）严格按照制度流程执行采购任务，确保操作规范；（二）签署采购文件时履行合规承诺，对签字内容负责；（三）及时上报采购过程中的风险事件，配合调查处置；（四）参与采购管理培训，提升业务能力及合规意识。第三章专项管理重点内容与要求第十二条采购需求管理。采购需求必须经过业务部门、财务部门及相关部门的联合审核，确保需求必要性和合理性。禁止未经审批的盲目采购，需提供详细的需求说明及预算依据。需求变更需重新履行审批程序。第十三条供应商尽职调查。采购前必须对供应商进行全面的尽职调查，包括资质审核（营业执照、行业许可等）、信誉评估（市场口碑、诉讼记录等）、财务分析（经营状况、偿债能力等）及履约能力评估（过往业绩、技术实力等）。严禁与有不良记录或存在利益冲突的供应商合作。第十四条招标流程规范。根据采购标的金额及性质，选择合适的招标方式，公开招标原则上适用于金额X万元以上的采购项目；邀请招标适用于具有特殊性或只能从特定供应商处采购的标的；竞争性谈判适用于技术复杂或性质特殊的项目。招标流程必须严格遵循“公告发布、投标响应、开标评审、中标公示、合同签订”等环节，确保过程透明。第十五条采购合同管理。采购合同必须由法务部门审核，明确双方权利义务、交付标准、违约责任等条款。合同签订后需报备至牵头部门备案，并纳入合同管理台账。履约过程中如遇争议，应优先通过协商解决，协商不成的依法提起争议解决程序。第十六条采购价格管理。采购价格必须经过市场询价、比价或招标确定，禁止低价中标后的高价结算。需建立价格监测机制，对异常价格波动及时调查处置。第十七条履约验收管理。采购物资或服务必须经过严格验收，验收合格后方可支付款项。验收标准需明确记录，验收报告需由业务部门、质量部门及财务部门共同签字确认。第十八条采购档案管理。采购活动所有文件（需求申请、招标公告、合同文本、验收报告等）需妥善归档，保存期限不少于X年，以备审计或调查查阅。第十九条商业贿赂防控。禁止在采购活动中任何形式的利益输送，包括但不限于回扣、馈赠、旅游娱乐等。采购人员需签署反商业贿赂承诺书，并定期接受培训。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制。牵头部门每年至少对采购管理制度进行一次全面评估，根据国家法律法规变化、行业准则调整及企业业务发展需求，及时修订制度条款。重大制度调整需经领导小组审议通过。第二十一条风险识别预警机制。牵头部门每月组织一次采购风险排查，对高风险环节（如紧急采购、零星采购）进行重点监控，识别风险点后分级评估并发布预警通知，要求相关单位及时整改。第二十二条合规审查机制。采购活动必须经过合规审查，未经审查的采购项目一律不得实施。合规审查内容包括采购需求的合理性、招标方式的合规性、供应商资质的合法性、合同条款的完整性等。审查不合格的需退回重新办理。第二十三条风险应对机制。一般风险由业务部门自行处置，重大风险需上报领导小组协调处置。风险事件处置需遵循“及时报告、分类处置、责任追究”原则，并形成处置报告存档。第二十四条责任追究机制。对违反采购制度的行为，视情节轻重给予警告、罚款、降职、解除劳动合同等处理，情节严重的移交司法机关追究法律责任。责任追究需依据事实依据，做到公平公正。第二十五条评估改进机制。每年末由领导小组组织对采购管理体系的有效性进行评估，评估内容包括制度执行率、风险防控效果、业务效率提升等，评估结果作为制度优化的依据。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障。各级领导干部需明确采购管理职责，将采购管理纳入年度工作目标，确保制度落实到位。牵头部门负责建立采购管理联席会议制度，定期协调解决跨部门问题。第二十七条考核激励机制。将采购合规情况纳入部门及个人的年度考核，考核结果与绩效、评优挂钩。对采购管理工作中表现突出的集体或个人给予奖励，对违规行为实行一票否决。第二十八条培训宣传机制。分层级开展采购管理培训，管理层重点培训合规履职要求，业务人员重点培训操作规范，新员工入职必须接受采购制度培训。每年至少开展一次全员合规宣誓活动，强化合规意识。第二十九条信息化支撑。依托信息化系统实现采购流程的自动化、透明化，通过系统工具对供应商资质、采购价格、履约情况等数据进行实时监控，提升管理效率。第三十条文化建设。编制《采购合规手册》，发布采购行为规范，通过内部刊物、宣传栏等方式营造全员合规氛围。建立采购举报机制，鼓励员工举报违规行为，对举报人予以保护。第三十一条报告制度。业务部门每月向牵头部门报送采购工作情况，牵头部门