图书馆文献资料制度

图书馆文献资料制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国公共文化服务保障法》及国家相关行业规范，结合企业内部风险防控需求与管理规范化要求制定。为规范图书馆文献资料的采集、整理、存储、使用与处置全流程管理，保障文献资源安全与有效利用，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。文献资料的专项管理覆盖公司知识管理、培训支持、决策参考等场景，包括但不限于图书、期刊、电子文献、音像资料及内部刊物等。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“文献资料专项管理”指通过系统性制度设计，实现文献资料全生命周期内合规、安全、高效管理的业务活动；（二）“文献资料风险”指因管理不善可能导致的资料遗失、损毁、泄露或使用不当引发的法律、经济及声誉风险；（三）“文献资料合规”指文献资料管理行为符合国家法律法规、行业准则及企业内部规定的标准状态；（四）“文献资料保密等级”指根据资料内容敏感性划分的管控级别，分为“内部公开”“内部限阅”“秘密”“机密”四档。第四条文献资料专项管理遵循以下原则：（一）全面覆盖：确保所有文献资料纳入统一管理范畴；（二）责任到人：明确各层级管理主体的具体职责；（三）风险导向：优先防控重大风险，动态优化管控措施；（四）持续改进：定期评估管理效能，完善制度体系。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司文献资料专项管理第一责任人，对公司文献资料安全负总责；分管领导为直接责任人，统筹制度实施与风险管控。第六条设立文献资料专项管理领导小组，由分管领导牵头，成员包括公司办公室、人力资源部、信息技术部等相关部门负责人。领导小组负责统筹决策、重大风险审批及跨部门协调。第七条牵头部门（公司办公室）职责：（一）制定、修订文献资料管理制度，组织宣贯与培训；（二）牵头开展文献资料风险排查，制定管控方案；（三）监督各部门执行情况，协调解决管理问题。第八条专责部门职责：（一）人力资源部：负责制定文献资料保密培训计划，监督员工合规操作；（二）信息技术部：保障文献资料存储系统的安全运行，实施数据备份与恢复；（三）财务部：负责文献购置预算审核，规范采购费用管理。第九条业务部门/下属单位职责：（一）落实领导小组及牵头部门的制度要求；（二）建立本领域文献资料台账，实行动态更新；（三）定期自查合规情况，及时上报异常问题。第十条基层执行岗责任：（一）签署岗位合规承诺书，严格遵守借阅、归还、处置流程；（二）发现文献资料损毁、遗失、泄露等情形，须立即上报至直属部门负责人。第三章专项管理重点内容与要求第十一条文献资料采集管理业务操作合规标准：通过正规渠道采购或接受捐赠，建立采购审批台账；电子文献需核对来源合法性，禁止采集涉密或侵权内容。禁止性行为：严禁未经授权自行下载互联网文献，杜绝虚假采购套取费用。重点防控点：采购渠道资质审核、重复文献过滤、价格合理性评估。第十二条文献资料整理与编目管理业务操作合规标准：按分类标准统一编目，电子文献需与纸质版本同步归档；建立元数据规范，支持全文检索。禁止性行为：严禁擅自修改编目信息，禁止对涉密资料进行无码化处理。重点防控点：编目人员资质培训、数据校验机制、元数据完整性与准确性。第十三条文献资料存储与保管管理业务操作合规标准：纸质资料存放于恒温恒湿库房，电子资料存储于加密服务器；重要文献需双备份，定期巡检存储环境。禁止性行为：严禁将涉密资料存放在非安全区域，禁止擅自调整存储位置。重点防控点：库房物理隔离、访问权限管理、存储介质定期检测。第十四条文献资料借阅与使用管理业务操作合规标准：建立借阅登记制度，涉密资料实行审批制；电子文献使用需绑定用户账号，记录操作日志。禁止性行为：严禁将涉密资料外借，禁止非授权人员访问敏感文献。重点防控点：借阅期限管理、违规使用预警、日志审计机制。第十五条文献资料保密管理业务操作合规标准：按保密等级划分接触权限，涉密资料交接需双人监督；离职人员须清退所有资料，并签署保密承诺。禁止性行为：严禁拍照、复印涉密资料，禁止通过公共网络传输敏感内容。重点防控点：保密协议签订、脱密期管理、泄密事件追溯。第十六条文献资料数字化管理业务操作合规标准：数字化过程需确保内容完整性，原始资料与数字副本同步保存；电子文献需符合版权要求，标注引用出处。禁止性行为：严禁数字化涉密资料，禁止未经许可擅自传播数字资源。重点防控点：数据脱敏处理、版权授权审核、数字水印应用。第十七条文献资料处置管理业务操作合规标准：报废资料需履行审批手续，纸质资料销毁需登记影像记录；电子资料需彻底清除，禁止二次利用。禁止性行为：严禁将涉密资料作废品处理，禁止未登记擅自销毁。重点防控点：处置流程审批、销毁记录保存、资产核销同步。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制每年12月由牵头部门牵头，组织各部门评估制度有效性，根据法规变化、业务调整于次年3月前修订发布。第十九条风险识别预警机制每季度由领导小组牵头开展风险排查，采用“风险矩阵法”分级评估，对重大风险发布预警通知并跟踪整改。第二十条合规审查机制将文献资料合规审查嵌入以下关键节点：（一）文献采购前需由财务部、信息技术部联合审核；（二）涉密资料借阅需经保密委员会审批；（三）数字化项目启动前需评估版权风险。明确“未经合规审查的文献资料不得流转”红线。第二十一条风险应对机制（一）一般风险由业务部门自行处置，每月5日前上报处置报告；（二）重大风险由领导小组启动应急响应，成立临时处置组，明确上报时限为事件发生后2小时内。第二十二条责任追究机制违规情形及处罚标准：（一）违反保密规定，情节轻微处警告，情节严重追究纪律处分；（二）造成资料损毁，按价值10%-20%赔偿，屡次发生取消岗位晋升资格；（三）风险事件瞒报、漏报，对责任部门负责人降级处理。第二十三条评估改进机制每年11月由牵头部门组织第三方机构开展体系评估，出具报告后30日内完成优化方案，纳入次年考核。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障公司主要负责人每季度听取专项管理汇报，分管领导每月检查执行情况，确保制度落实。第二十五条考核激励机制（一）部门年度考核指标包含“文献资料合规率”“风险事件发生率”；（二）员工评优优先考虑合规操作表现突出的个人。第二十六条培训宣传机制（一）管理层每年参加合规履职培训，考核合格后方可分管相关业务；（二）新员工入职3个月内完成文献资料专项培训，考核不合格不得上岗。第二十七条信息化支撑采用文献管理系统实现：（一）采购流程线上审批；（二）电子文献实时监控用户操作；（三）智能预警异常访问行为。第二十八条文化建设（一）每年4月发布《文献资料合规手册》，内容涵盖制度、案例、流程；（二）组织全员签订年度合规承诺书，悬挂于公共区域。第二十九条报告制度（一）风险事件日报：事发后4小时内提交初步报告，72小时内补充完整；（二）年度管理报告：次年2月底前报送至领导小组，内容包含：1.本年度管控成效数据；2.存在问题与改进措施；3.下年度工作计划。第六章附