企业合同管理制度范本条款分类清单

企业合同管理制度范本条款分类清单一、制度概述与适用范围本制度旨在规范企业合同全生命周期管理，防范法律风险，保障企业合法权益。适用于企业及所属各部门、分支机构、子公司（以下统称“各单位”）在合同谈判、起草、评审、签订、履行、变更、解除、归档等环节的管理活动，涵盖采购、销售、合作、服务、租赁等各类经济合同。二、条款分类清单及核心内容（一）总则性条款立法目的与依据明确制度制定目的（如“规范合同管理，降低经营风险，维护企业合法权益”）。列出法律依据（如《_________民法典》《_________公司法》及企业内部管理规定）。适用范围定义本制度适用的合同类型（如买卖合同、服务合同、技术开发合同等）。明确适用主体（企业各部门、员工及授权代表）。管理原则合法性原则（合同内容不得违反法律法规及公序良俗）。风险可控原则（建立全流程风险防控机制）。权责对等原则（明确合同各方的权利与义务）。规范化原则（统一合同文本、审批流程及管理标准）。组织机构与职责合同归口管理部门（如法务部/风控部）：负责制度制定、合同评审、纠纷处理、档案管理监督。业务部门：负责合同发起、谈判、履行跟踪、对方主体资格审查。财务部门：负责合同付款审核、发票合规性检查、资金风险把控。审计部门：负责合同管理流程审计、制度执行监督。（二）合同订立条款主体资格审查对方主体资格要求：提供营业执照、资质证书、授权委托书等证明文件，核实其经营范围、履约能力及信用状况。禁止情形：对方为失信被执行人、被吊销营业执照或处于破产清算程序的，不得签订合同。合同内容规范核心条款必备性：明确合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等必备条款。内容合法性：不得约定违反法律法规的条款（如“霸王条款”或非法交易内容）。条款明确性：避免模糊表述（如“合理期限”“适当金额”），需量化或明确判定标准。合同文本管理文本使用原则：优先采用国家或行业示范文本，非标文本需经法务部审核。文本版本控制：合同文本需标注版本号，修订后重新评审，避免使用旧版文本。审批流程分级审批：根据合同金额、风险等级设置审批权限（如10万元以下由部门负责人审批，10万-100万元由分管副总审批，100万元以上由总经理审批）。必要评审：重大合同（如投融资、并购、重大资产处置）需组织法务、财务、业务部门联合评审，形成书面评审意见。（三）合同履行条款履行跟踪机制业务部门为履行责任主体，指定专人跟踪合同履行进度，定期向归口管理部门提交《合同履行情况报告》。异常处理：出现逾期履行、质量不符等情形时，业务部门需在3个工作日内启动催告或索赔程序，并书面报告归口管理部门。变更与解除管理变更条件：仅因不可抗力、政策调整或双方协商一致等情形可变更合同，变更需采用书面形式并履行原审批流程。解除程序：单方解除合同需符合法定或约定条件，发出书面解除通知并留存证据；协商解除需签订《解除协议》，明确权利义务清算方案。收款与付款管理收款：业务部门收到款项后及时入账，财务部门核对合同条款与收款信息一致性，避免错付、漏付。付款：财务部门审核发票、验收单、审批手续等凭证无误后按合同约定付款，禁止无合同或超合同付款。（四）合同纠纷处理条款纠纷预防合同签订前评估法律风险，明确违约责任及争议解决方式（仲裁/诉讼）。履行中保留书面函件、验收记录、沟通记录等证据材料。纠纷处理流程报告：业务部门发觉纠纷后立即向归口管理部门及分管领导报告，提交《纠纷情况说明》。应对：归口管理部门牵头制定应对方案，可采取协商、调解、仲裁或诉讼等方式，必要时聘请外部律师参与。归档：纠纷处理过程中形成的法律文书、证据材料等纳入合同档案统一管理。（五）合同档案管理条款档案归档范围合同文本及附件（包括补充协议、变更协议、解除协议等）。审批文件（评审意见、审批单、授权委托书等）。履行过程中的证据材料（验收单、付款凭证、往来函件等）。归档要求归档时限：合同签订后10个工作日内，业务部门将完整材料移交归口管理部门。保管期限：根据合同类型及风险等级确定（如一般合同保管5年，重大合同保管15年以上）。电子档案：建立合同电子台账，扫描纸质档案并加密存储，保证可追溯性。（六）责任追究条款责任情形未按规定履行主体资格审查导致合同无效或损失的。超越权限审批或伪造合同文本的。未跟踪合同履行导致纠纷扩大的。档案管理不善导致遗失或泄密的。处理方式根据情节轻重给予警告、降薪、调岗等处分；造成重大损失的，依法追究法律责任。部门管理失职的，追究负责人领导责任。三、制度构建实施路径（一）前期调研与需求分析调研范围：覆盖企业各部门（业务、财务、法务、行政等），梳理现有合同管理流程、痛点及风险点。需求输出：形成《合同管理需求说明书》，明确制度需解决的核心问题（如审批效率低、履约监控不到位等）。（二）条款框架搭建参考依据：结合《民法典》等法律法规，借鉴行业优秀企业制度搭建总则、订立、履行、纠纷、档案、责任六大模块。逻辑校验：保证条款之间无冲突（如审批流程与权限划分一致），覆盖合同全生命周期各环节。（三）具体条款内容撰写明确性要求：条款需具体可操作（如“合同金额10万-100万元由分管副总审批”而非“大额合同需审批”）。结合企业实际：根据企业规模、行业特性调整内容（如制造业需强化“质量验收条款”，服务业需细化“服务标准条款”）。（四）内部征求意见与修订征求意见对象：业务骨干、法务人员、财务负责人、管理层代表。修订方向：针对反馈意见优化条款（如简化审批流程、补充特殊业务约定），形成制度终稿。（五）审批发布与培训审批流程：经归口管理部门审核、分管领导审阅、总经理办公会批准后发布。培训宣贯：组织全员培训，解读制度要点、操作流程及责任要求，保证理解到位。（六）执行与监督优化试运行：制度发布后试运行3个月，收集执行问题并调整完善。定期评估：每年对制度执行情况进行审计评估，根据法律法规变化及企业发展需求修订更新。四、条款分类与流程模板表1：企业合同管理制度条款分类表条款类别条款编号条款名称核心内容说明责任部门总则性条款1.1立法目的与依据明制定制度目的及法律依据法务部1.4组织机构与职责明确各部门在合同管理中的职责分工法务部/综合管理部合同订立条款2.1主体资格审查对方主体资格要求及禁止情形业务部门/法务部2.3合同文本管理示范文本使用、版本控制要求业务部门/法务部2.4审批流程分级审批权限及重大合同评审要求业务部门/归口管理部门合同履行条款3.1履行跟踪机制履行进度跟踪、异常处理及时限要求业务部门3.2变更与解除管理变更/解除条件、程序及书面形式要求业务部门/法务部3.3收款与付款管理付款凭证审核、禁止无合同付款要求财务部门/业务部门合同纠纷处理条款4.1纠纷预防风险评估、证据留存要求法务部/业务部门4.2纠纷处理流程纠纷报告、应对方案制定、外部律师聘请程序法务部/分管领导合同档案管理条款5.1档案归档范围归档材料类型及完整性要求业务部门/归口管理部门5.2归档要求归档时限、保管期限、电子档案管理要求归口管理部门责任追究条款6.1责任情形需追究责任的各类行为清单人力资源部/法务部6.2处理方式处分类型及责任追究程序人力资源部表2：合同管理关键流程节点表流程环节关键节点责任岗位时限要求输出材料合同订立业务部门发起合同申请业务经办人-《合同审批单》法务部审核合同文本法务专员2个工作日《合同评审意见表》分级审批审批人按权限时限审批通过的《合同审批单》合同履行业务部门跟踪履行进度业务负责人每月/每季度《合同履行情况报告》财务部门审核付款凭证财务专员1个工作日付款凭证审核记录合同变更/解除提出变更/解除申请业务经办人-《变更/解除申请表》签订书面变更/解除协议授权代表协商一致后《变更协议》/《解除协议》合同归档业务部门移交档案材料业务经办人合同签订后10日完整合同档案材料归口管理部门登记归档档案管理员3个工作日《合同归档登记表》五、制度落地关键提示（一）合法性审查优先制度条款及合同文本需经专业法务人员审核，保证符合最新法律法规要求，避免因条款无效导致法律风险。（二）与现有制度衔接若企业已有采购、销售、财务等专项管理制度，本制度需与之衔接，避免冲突或重复（如审批流程与财务付款流程的匹配）。（三）强化培训与宣贯通过案例讲解、实操演练等方式，保证各部门员工理解制度要求，尤其关注业务部门的合同谈判技巧及风险点