赛事活动报批制度

赛事活动报批制度第一章总则第一条为规范公司赛事活动管理，防范运营风险，提升资源利用效率，依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国广告法》及相关行业准则，结合集团母公司关于风险防控的指导精神，以及公司内部管理需求，特制定本制度。本制度旨在明确赛事活动审批流程、责任分工及管控要求，确保活动合规、安全、有序开展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工组织的或参与的，涉及公司品牌形象、公共资源投入、员工参与的各类赛事活动，包括但不限于体育竞赛、文化活动、商业路演、内部评比等。赛事活动范围涵盖线上线下形式，覆盖市场推广、内部激励、客户关系维护等场景。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”指公司为防范赛事活动风险，对活动策划、审批、执行、评估全流程实施的管理活动，包含合规审查、风险防控、资源调配、效果评估等环节。（二）“XX风险”指赛事活动中可能出现的法律合规风险、财务风险、安全风险、舆情风险等，需通过制度管控予以识别、评估及处置。（三）“XX合规”指赛事活动符合国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度要求，确保活动主体、流程、内容、资金使用等均合法合规。第四条赛事活动专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：所有赛事活动必须纳入制度管控范围，实现无死角监管。（二）责任到人：明确各层级、各部门职责，确保每项任务均有专人落实。（三）风险导向：以风险防控为核心，优先识别并化解重大风险点。（四）持续改进：根据内外部环境变化，动态优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为赛事活动管理的第一责任人，对活动合规性负总责；分管领导为直接责任人，负责统筹审批及监督执行。各级管理层需以身作则，强化合规意识，确保制度落实。第六条设立公司赛事活动专项管理领导小组，成员由战略、法务、财务、行政、人力资源等部门负责人组成，承担以下职能：（一）统筹制定及修订赛事活动管理制度。（二）审批年度赛事活动计划及重大活动方案。（三）协调跨部门资源，解决执行中的重大问题。领导小组下设办公室，由行政部牵头，负责日常事务。第七条明确三类主体职责：（一）牵头部门（行政部）：负责统筹专项管理制度建设，组织风险识别及培训宣贯；审核活动方案及预算，监督执行效果；建立活动案例库，定期分析共性风险。（二）专责部门（法务部、财务部）：分别负责合规审核（如广告合规、知识产权保护）及资金监管（预算审批、支出复核）；提供专业指导，参与风险处置。（三）业务部门/下属单位：落实本领域赛事活动管理要求，开展日常风险防控；提交活动方案及执行报告，配合专项检查。第八条基层执行岗（如活动执行人员、项目负责人）需履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，熟知本职责范围内的禁止性行为。（二）发现风险隐患时及时上报，不得隐瞒或擅自处置。（三）严格按审批方案执行，不得擅自变更活动内容或预算。第三章专项管理重点内容与要求第九条活动策划环节：业务部门需提交活动可行性报告，包含活动目的、目标群体、预算方案、风险预案等；牵头部门审核方案合理性，专责部门同步开展合规预审。禁止无明确目的、无预算支撑的活动立项。第十条审批流程规范：（一）小额活动（预算XX万元以下）由部门负责人审批，报牵头部门备案。（二）一般活动（预算XX-XX万元）由分管领导审批，重大活动需领导小组审议。（三）涉及公众宣传或外部合作的活动，法务部需提前介入，审核宣传口径及合作协议。第十一条供应商管理：（一）供应商选择须遵循公开、公平原则，禁止关联交易或利益输送。（二）必须进行尽职调查，核实供应商资质、信誉及过往案例。（三）签订合同时明确违约责任，特别是涉及知识产权、数据安全的条款。第十二条活动执行管控：（一）线下活动需提前报备场地安全，配备应急设备；线上活动需确保系统稳定性，防止数据泄露。（二）禁止超预算支出，财务部门实时监控资金流向。（三）涉及员工参与的活动，需开展安全培训，明确行为规范。第十三条合规宣传要求：（一）广告宣传内容须经法务审核，不得夸大效果或涉及敏感话题。（二）活动海报、手册等物料需标注公司名称及投诉渠道。（三）赞助商权益需与宣传范围匹配，禁止过度商业化。第十四条知识产权保护：（一）活动名称、主题、设计需避免侵犯第三方权益。（二）授权第三方使用的素材需签订保密协议，活动结束后收回或销毁。（三）涉及原创内容的，需申请版权登记，并明确使用范围。第十五条数据安全管控：（一）收集参与者信息时需明示用途，并取得同意。（二）存储数据需脱敏处理，专人管理，定期备份。（三）禁止将数据用于审批之外的商业用途。第十六条舆情监控与处置：（一）重要活动期间安排专人跟进网络舆情，及时发现并回应不当言论。（二）重大负面事件需启动应急预案，由领导小组统一发布口径。（三）活动结束后30日内完成效果评估，总结经验教训。第十七条风险防控重点：（一）法律合规风险：重点审查广告法、反不正当竞争法等合规性。（二）财务风险：严控预算，防止资金挪用或浪费。（三）安全风险：线下活动需评估场地、交通、医疗等保障措施。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）每年由牵头部门牵头，结合监管政策变化及业务实践修订制度。（二）重大事件（如监管处罚、重大舆情）发生后30日内评估制度缺陷，启动修订流程。（三）修订后的制度需经领导小组审议，并组织全员培训。第十九条风险识别预警机制：（一）每季度由牵头部门牵头，各部门提交风险自查表，汇总形成年度风险评估报告。（二）重大风险（如法律诉讼、资金链断裂）需立即上报领导小组，启动专项处置。（三）定期发布预警通知，指导业务部门提前防范。第二十条合规审查机制：（一）将合规审查嵌入业务流程，活动方案需经牵头部门、专责部门双签章后方可执行。（二）设定“未经审查不得实施”原则，违反者按制度追究责任。（三）引入第三方审计机制，每年抽查XX%的活动执行情况。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，报牵头部门备案；（二）重大风险由领导小组成立专项工作组，明确分工，限时解决；（三）涉及外部的纠纷需寻求法律支持，避免事态扩大。第二十二条责任追究机制：（一）违规情形包括：擅自变更审批方案、泄露公司机密、造成经济损失等，按金额及情节轻重处罚。（二）处罚方式包括：通报批评、扣减绩效、降级直至解除劳动合同。（三）建立免责条款，因不可抗力或上级指示导致违规的，经核实可减轻责任。第二十三条评估改进机制：（一）每年12月由牵头部门牵头，组织各部门对制度有效性进行评估。（二）评估内容包括：制度覆盖率、执行效果、风险控制率等。（三）评估结果作为次年制度优化的依据。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）各级领导需定期听取赛事活动管理汇报，协调解决跨部门问题。（二）设立专项管理基金，优先保障合规性强的活动。（三）每月召开管理例会，通报风险及改进方向。第二十五条考核激励机制：（一）将赛事活动合规情况纳入部门年度考核，占比不低于X%。（二）优秀案例可给予项目团队奖励，优先推荐评优评先。（三）连续三年未发生重大风险的部门，可申请资源倾斜。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层需接受合规履职培训，考核合格后方可审批活动。（二）一线员工需每年参与操作规范培训，考核不合格不得执行。（三）制作专项合规手册，纳入新员工入职培训材料。第二十七条信息化支撑：（一）开发赛事活动管理平台，实现方案电子化审批、预算智能监控。（二）利用大数据技术，对历史数据进行分析，预测潜在风险。（三）平台需具备权限管理功能，确保数据安全。第二十八条文化建设：（一）每年发布《赛事活动合规指南》，明确行为红线。（二）员工可匿名举报违规行为，经核实给予奖励。（三）设立“合规之星”，树立正面典型。第二十九条报告制度：（一）风险事件需在24小时内上报至牵头部门，重大事件同步上报领导小组。（二）每年11月30日前提交年度管理报告，内容包括：活动数量、预算执行率、风险处置情况等。