部准备金制度

部准备金制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司《全面风险管理纲要》等相关法律法规、行业准则及企业内部风险管理需求制定。为规范企业内部资金准备金的专项管理，有效防控资金使用风险，提升资源配置效率，防范操作风险与合规风险，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司所有涉及资金准备金计提、使用、监督及报告的业务场景，包括但不限于财务预算、项目储备、应急周转、业务周转等资金管理活动。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“资金准备金专项管理”指企业为确保资金安全、规范资金使用、满足业务周转及风险应对需求，对特定资金池进行独立核算、分级授权、动态监控、定期评估的专项管理活动。（二）“专项风险”指因资金准备金管理不善可能引发的经营中断、财务损失、法律纠纷或声誉风险等系统性风险。（三）“合规管理”指企业依据法律法规、内部制度及行业准则，对资金准备金业务全流程实施规范操作、权限控制、风险防范及监督整改的管理活动。第四条资金准备金专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：资金准备金管理必须覆盖所有业务场景，确保无死角、无漏洞；（二）责任到人：明确各层级、各岗位管理责任，确保风险可追溯；（三）风险导向：优先防范重大风险，动态调整管理策略；（四）持续改进：定期评估管理效果，优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司资金准备金专项管理负总责，统筹决策重大管理事项；分管领导为直接责任人，负责专项管理的组织实施与监督考核。第六条设立资金准备金专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、审计部、业务部门及下属单位负责人。领导小组负责统筹协调资金准备金管理重大事项，审批重大风险处置方案，监督考核专项管理成效。第七条财务部为资金准备金专项管理的牵头部门，负责：（一）牵头制定、修订专项管理制度，组织制度宣贯与培训；（二）建立资金准备金动态监测模型，监控资金使用合规性；（三）组织季度风险评估，提交管理报告；（四）协调跨部门风险处置方案。第八条审计部为专项管理的专责部门，负责：（一）对资金准备金管理流程开展独立审计，出具审计报告；（二）审核资金准备金使用合规性，优化业务流程；（三）监督风险事件处置的完整性，提出整改建议。第九条业务部门及下属单位为专项管理实施主体，负责：（一）落实资金准备金使用审批权限，确保符合内部制度；（二）开展本领域风险排查，建立风险台账；（三）定期上报资金使用情况，配合审计核查。第十条基层执行岗位员工为专项管理的责任主体，必须履行以下义务：（一）签署岗位合规承诺书，明确个人操作责任；（二）及时上报异常资金使用情况，配合风险处置；（三）不得违规操作资金准备金，严禁泄露敏感数据。第三章专项管理重点内容与要求第十一条资金准备金计提标准管理。财务部依据业务需求、历史数据及行业基准，制定资金准备金计提标准，经领导小组审批后实施。严禁超标准计提，确需调整需附详细测算说明。第十二条资金准备金使用审批管理。所有资金准备金使用必须通过审批流程，审批权限与业务金额匹配，重大金额需经领导小组审批。严禁无审批使用，禁止超权限审批。第十三条供应商尽职调查管理。涉及采购的金额准备金使用，必须开展供应商背景核查，包括但不限于资质审核、财务状况评估、合规性验证。严禁与关联方或未通过尽职调查的供应商交易。第十四条招标流程规范管理。金额准备金支持的重大采购项目，必须采用公开招标或邀请招标，招标文件需经法律部审核，中标结果需公示。严禁规避招标或指定供应商。第十五条资金审批权限管理。资金准备金使用审批权限按金额分级设置，各部门负责人为一级审批人，财务部负责人为二级审批人，领导小组为三级审批人。审批人需实时复核资金用途的合理性。第十六条税务合规管理。资金准备金使用涉及的税务处理必须符合现行税法，财务部定期开展税务自查，审计部抽查税务合规性。严禁偷税漏税或虚开发票。第十七条信息安全保密管理。资金准备金使用数据需脱敏存储，访问权限按需分配，严禁无关人员接触敏感数据。财务部与信息技术部定期联合开展数据安全检查。第十八条风险事件应急管理。资金准备金使用过程中出现重大风险（如资金挪用、违规交易），业务部门需立即上报，财务部与审计部联合处置，并形成应急报告。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制。财务部每年评估制度适用性，根据法规变化、业务调整或审计建议修订制度，修订后报领导小组审批。第二十条风险识别预警机制。财务部每月开展资金准备金风险排查，分为一般风险（如审批超时）、重大风险（如大额异常交易），并发布预警通知。第二十一条合规审查机制。资金准备金使用必须嵌入业务决策流程，财务部与审计部对审批文件、合同条款进行合规审查，未经审查的金额不得支付。第二十二条风险应对机制。一般风险由业务部门限期整改，重大风险需启动专项调查，涉及违规的联动纪律处分，应急资金使用需经领导小组审批。第二十三条责任追究机制。违规使用资金准备金，根据金额、性质处罚标准如下：（一）金额不足X万元，责任部门罚款X万元，责任人取消评优资格；（二）金额超过X万元，除罚款外，责任人降级或免职，涉及刑事的移交司法机关。第二十四条评估改进机制。每年末财务部牵头开展专项管理评估，考核制度覆盖率、风险整改率、资金使用效率，评估结果用于优化制度。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障。公司主要负责人每季度听取专项管理汇报，分管领导每月调度工作进度，确保制度执行到位。第二十六条考核激励机制。专项合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金挂钩，考核排名末X名的部门负责人需述职。第二十七条培训宣传机制。财务部每年组织专项培训，管理层学习合规履职要求，一线员工学习操作规范，培训后考核合格方可上岗。第二十八条信息化支撑。信息技术部建设资金准备金管理平台，实现流程自动化、风险实时监控，与财务系统、审计系统数据共享。第二十九条文化建设。公司每季度发布专项合规手册，员工签署合规承诺书，通过内部平台宣传合规案例，营造“合规创造价值”的舆论氛围。第三十条报告制度。业务部门每月提交资金准备金使用报告，财务部汇总后报领导小组，重大风险事件需24小时内上报，年度管理情况