人力资源部档案管理制度

人力资源部档案管理制度引言人事档案作为企业人力资源管理的核心组成部分，是记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩以及奖惩等情况的重要依据，也是企业进行人力资源开发、配置、管理和决策的基础性信息载体。为规范我司人事档案管理工作，确保档案材料的真实性、完整性、保密性和安全性，提高档案管理的科学化、制度化、规范化水平，保障员工与企业的合法权益，特制定本制度。本制度旨在明确档案管理的职责、流程与要求，使档案工作有章可循，为公司稳健发展提供有力的人力资源信息支持。一、总则1.1目的与依据为规范公司人力资源档案（以下简称“人事档案”）的管理，确保档案资料的真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及公司人力资源管理实际情况，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司全体在职员工、离职员工、离退休员工以及公司认为有必要建档管理的其他相关人员的人事档案管理。1.3管理原则人事档案管理遵循以下原则：*真实性原则：档案材料必须真实可靠，如实反映员工的实际情况。*完整性原则：档案材料应全面、系统地反映员工在公司期间的主要经历和表现。*保密性原则：档案内容涉及个人隐私和公司机密，应严格保密，未经授权不得泄露。*规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、查阅、转移、销毁等环节均需遵循统一规范的流程。*安全性原则：采取有效措施确保档案实体与信息的安全，防止丢失、损坏、篡改和失泄密。二、档案的建立与接收2.1档案的建立新员工入职后，人力资源部应在一个月内为其建立人事档案。档案应以员工个人为单位，一人一档。2.2档案材料的收集与审核2.2.1员工入职时，人力资源部应指导并督促其提交以下必备材料：*员工履历表（由公司统一印制）；*身份证复印件；*学历、学位证书复印件及学信网验证报告（如适用）；*职业资格证书、专业技术职务任职资格证书复印件（如适用）；*与原单位解除或终止劳动合同的证明文件（应届生提供就业协议书或派遣证）；*近期免冠证件照片；*公司规定的其他相关材料（如背景调查授权书、紧急联系人信息等）。2.2.2人力资源部档案管理员对收集的材料应认真审核，确保材料的真实性、有效性和完整性，发现疑点应及时向相关人员或部门核实。对于不符合要求的材料，应通知员工补充或更换。三、档案材料的归档与管理3.1归档范围员工在公司工作期间形成的，反映其个人政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的，以文字、图像、声像等不同形式记录下来的历史材料，均属归档范围。主要包括：*各类履历材料；*各类鉴定、考核、考察材料；*学历学位、专业技术职务、职业资格、学术评议、教育培训等材料；*奖惩材料（包括奖励审批表、先进模范事迹材料、处分决定、调查报告、本人检查或说明等）；*招录聘用、任免、调动、工资调整、福利待遇、出国、退（离）休、死亡等材料；*党团材料；*其他有参考价值的材料。3.2归档要求3.2.1档案材料应在形成后的一个月内完成归档。3.2.2归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档要求。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。3.2.3档案管理员应按照档案管理规范对材料进行分类、排序、编目、装订。做到目录清晰，装订整齐，便于查阅。3.3档案的日常维护3.3.1档案应统一存放在指定的档案柜内，做到排列有序，标识清晰。3.3.2档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。3.3.3定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并记录。3.3.4对于破损、褪色或字迹模糊的档案材料，应及时进行修补、复制或转录。四、档案的查阅与借阅4.1查阅权限与范围4.1.1因工作需要查阅员工档案，须由所在部门提出申请，经人力资源部负责人批准后，方可查阅。查阅涉及高层管理人员或敏感信息的档案，需报请公司分管人力资源工作的领导批准。4.1.2查阅者一般只能查阅与工作相关的特定内容，不得擅自扩大查阅范围。4.1.3员工本人一般不得查阅本人档案。因特殊情况（如政审、报考等）确需查阅本人档案中某些信息的，须提出书面申请，经人力资源部负责人批准后，由档案管理员查阅并告知结果，本人不得直接接触档案。4.1.4公、检、法等机关因办案需要查阅相关人员档案，须持单位介绍信和办案人员有效证件，经公司人力资源部负责人及分管领导批准。4.2查阅与借阅手续4.2.1查阅档案须填写《人事档案查阅/借阅登记表》，注明查阅人、查阅事由、查阅日期、查阅内容及批准人。4.2.2查阅档案应在指定的阅档室或人力资源部指定的场所进行。4.2.3档案原则上不得带出阅档场所。确因工作需要借出档案的，须经人力资源部负责人批准，严格履行借阅手续，明确借阅期限，并由借阅人签字负责。档案借出期限一般不超过三个工作日，特殊情况需延长的，须重新办理审批手续。4.3查阅与借阅纪律4.3.1查阅档案时，必须爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。4.3.2不得泄露档案内容，严禁私自复制、拍摄、摘录、传播档案信息。4.3.3查阅完毕，档案管理员应核对档案材料无误后，在《人事档案查阅/借阅登记表》上注明归还日期。4.3.4借阅的档案应妥善保管，确保安全，按期归还。如有遗失、损坏，应立即报告并承担相应责任。五、档案的转移与交接5.1员工内部调动员工在公司内部调动时，其人事档案一般由人力资源部统一管理，不随调动转移，但应在档案中及时记录调动信息。5.2员工离职或外部调动5.2.1员工因辞职、辞退、解除劳动合同、开除、除名或调动至外部单位等原因离开公司时，人力资源部应在一个月内将其人事档案按规定办理转移手续。5.2.2档案转移应通过机要交通或派专人送取，严禁员工本人自带或通过普通邮寄方式寄送。5.2.3转出档案前，档案管理员应对档案材料进行认真核对、整理，确保材料齐全、准确，并填写《档案材料转移清单》，由接收单位在回执上签字盖章后存档。5.2.4对于暂不具备档案接收条件的离职员工，其档案可按规定委托当地人才服务机构代管，公司应保留相关委托手续。5.3档案管理人员工作交接档案管理人员因调动、离职等原因离岗时，必须办理档案交接手续。交接时，应将所保管的档案数量、状况、未了事项等详细登记，由交接双方和监交人共同签字确认，确保档案管理工作的连续性。六、档案的保密与安全6.1保密要求档案管理人员及所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，严守档案纪律，不得泄露档案内容。对档案管理工作中形成的涉密信息，应按涉密文件管理规定执行。6.2安全措施6.2.1档案存放场所应配备必要的安全防护设施，如消防器材、监控设备等，并定期检查维护。6.2.2非档案管理人员未经许可不得进入档案库房或阅档室。6.2.3建立健全档案管理系统的访问权限控制，确保电子档案数据的安全。定期进行数据备份，防止数据丢失或损坏。6.2.4严禁将档案材料带出规定的保管和查阅场所，严禁私自复制、传播档案信息。6.3责任追究对于违反档案管理规定，造成档案材料丢失、损坏、泄密或擅自涂改、抽取、伪造档案材料的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、行政处分，直至追究法律责任。七、档案的鉴定与销毁7.1档案鉴定对于已故人员或离职多年且超过规定保管期限的档案，由人力资源部组织相关人员进行鉴定，确定其存毁。7.2档案销毁7.2.1经鉴定确无保存价值的档案，由人力资源部提出销毁意见，报公司分管领导批准后，方可销毁。7.2.2档案销毁前，应编制《档案销毁清册》，详细记录销毁档案的名称、数量、编号、形成日期等信息。7.2.3档案销毁必须由两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。销毁清册应永久保存。7.2.4严禁个人私自销毁档案材料，严禁将销毁的档案材料作为废纸出售或挪作他用。八、责任追究对于在档案管理工作中出现下列行为之一的，公司将视情节轻重对相关责任人给予批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失、销毁档案材料的；2.违反保密规定，泄露档案内容的；3.擅自提供、复制、摘抄、拍摄、公布档案材料的；4.在档案材料收集、审核、归档过程中，工作失职，造成不良后果的；5.违反档案查阅、借阅、转移规定，造成档案失泄密或损坏、丢失的；6.其他违反本制度规定的行为。九、附则9.1制度解释本制度由公司人力资源部负责解释和修订。9.2制度生效本制度自发布之日起施行。以往公司有关人事档案管理的规定与本制度不一致的，以本制度为准。9.3电子档案管理随着公司信息化建设的推进，电子档案的管