2026年海洋能发电公司海域合规档案管理制度

2026年海洋能发电公司海域合规档案管理制度第一章总则第一条制定目的为规范本公司海域合规档案管理工作，保障海域使用相关档案的完整性、准确性、安全性和可利用性，确保公司海域使用活动符合国家法律法规及相关监管要求，防范海域合规风险，提升档案管理标准化、规范化水平，结合本公司海洋能发电业务实际运营情况，制定本制度。第二条制定依据本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国海域使用管理法》《中华人民共和国海洋环境保护法》《档案管理违法违纪行为处分规定》等国家现行有效的法律法规、行业规范性文件，以及本公司内部管理体系相关规定制定。第三条适用范围本制度适用于本公司各职能部门、各下属单位（含分公司、项目公司）在海洋能发电项目立项、海域申请、海域使用、海域监管、海域退出等全业务流程中形成的所有海域合规档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等管理活动。凡涉及本公司海域使用合规性的档案管理行为，均需遵守本制度要求。第四条术语定义（一）海域合规档案：指本公司在开展海洋能发电相关海域使用活动过程中，形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录，包括但不限于海域使用申请材料、海域使用权证书、海域使用金缴纳凭证、海域环境影响评价文件、海域监管检查记录、海域合规自查报告、相关行政主管部门批复文件等。（二）档案管理责任人：指各部门指定的负责本部门海域合规档案收集、整理、移交的专人，以及公司档案管理部门负责档案保管、利用的专职人员。（三）档案保管期限：指根据档案的实际价值和使用需求，确定的档案保存时长，分为永久保管、定期保管（30年、10年）两类。第二章管理职责第五条公司档案管理部门职责公司档案管理部门作为海域合规档案的归口管理部门，主要履行以下职责：负责本制度的制定、修订、宣贯及监督执行，定期评估制度执行效果，根据业务变化和监管要求及时优化制度条款；负责统一管理公司所有海域合规档案，建立健全档案管理台账，确保档案的完整、安全、可查，做到账实相符；负责海域合规档案的接收、整理、分类、编号、保管、统计、鉴定及销毁等全流程管理工作；负责办理海域合规档案的借阅、复制、归还等审批手续，监督档案使用过程中的合规性，防范档案滥用、泄密风险；负责指导各部门开展海域合规档案的收集、整理工作，定期组织档案管理专项培训，提升各部门档案管理能力；负责档案保管设施的维护与管理，定期检查保管环境，确保档案存储条件符合规范要求，防范档案损毁、丢失、泄密等风险；负责配合各级监管部门的档案检查、核查工作，按要求如实提供相关档案资料，配合完成核查事项。第六条各业务部门职责公司各业务部门是海域合规档案形成的责任主体，主要履行以下职责：各部门负责人为本部门海域合规档案管理的第一责任人，对本部门形成档案的真实性、完整性、及时性负全面责任；指定专人担任本部门档案管理责任人，负责本部门在海域使用活动中形成的各类档案的初步收集、整理、核对，确保档案材料齐全、内容完整、手续完备；按照本制度规定的时间和标准，将整理完毕的海域合规档案及时移交至档案管理部门，移交前需填写《海域合规档案移交清单》，双方签字确认，明确移交责任；在档案移交前，对本部门形成的档案进行初步审核，确保档案内容符合海域合规要求，无缺失、涂改、伪造等情况，对不符合要求的材料及时整改；配合档案管理部门开展档案检查、鉴定、销毁等工作，对涉及本部门的档案问题及时落实整改措施；组织本部门人员学习本制度及档案管理相关知识，提升全员档案合规意识。第七条法务部门职责负责审核海域合规档案相关内容的合法性、合规性，确保档案材料符合国家法律法规及监管要求，防范法律风险；协助档案管理部门处理档案管理过程中涉及的法律问题，提供专业法律意见；参与档案鉴定工作，对涉及法律纠纷、合规争议的海域合规档案提出保留或销毁意见。第八条审计部门职责定期对公司海域合规档案管理制度的执行情况进行审计监督，核查制度落地效果；核查档案的真实性、完整性及使用的合规性，对发现的管理漏洞和违规行为提出整改建议，并跟踪整改落实情况；将档案管理合规性纳入部门年度审计范围，形成审计报告上报公司管理层。第三章档案分类与归档范围第九条档案分类根据海域使用全流程及档案性质，将海域合规档案分为以下六大类：立项阶段档案：包括海洋能发电项目海域选址论证报告、项目可行性研究报告中涉及海域使用的内容、项目立项批复中与海域相关的文件、海域使用初步意向书等；海域申请阶段档案：包括海域使用申请书、海域使用论证报告、环境影响评价文件及批复、海域使用金减免申请及批复、相关权属证明材料、公示材料、海域使用权申请受理回执等；海域使用阶段档案：包括海域使用权证书、海域使用金缴纳凭证、海域使用过程中的监测记录、海域环境维护记录、监管部门检查通知及整改回复、海域使用变更申请及批复、与周边单位的海域使用协调文件等；合规检查阶段档案：包括公司内部海域合规自查报告、外部监管部门的检查报告、整改通知书、整改完成证明、合规评估报告等；海域退出阶段档案：包括海域使用权注销申请、海域恢复治理方案及验收文件、海域退出批复文件、相关费用结算凭证等；其他相关档案：包括与海域使用相关的法律法规文件、政策解读材料、会议纪要、合同协议、信访处理记录等。第十条归档范围凡涉及公司海域使用合规性的所有文件材料，无论以纸质、电子、声像等何种形式存在，均纳入归档范围，具体包括但不限于：各类批复文件：各级海洋行政主管部门、生态环境部门等出具的关于海域使用的批复、核准、备案文件；证书类文件：海域使用权证书、相关许可证书的原件及复印件；凭证类文件：海域使用金缴纳发票、银行回单，相关服务合同付款凭证等；报告类文件：海域使用论证报告、环境影响评价报告及批复、合规自查报告、监测报告等；记录类文件：监管检查记录、会议记录、沟通记录、整改记录、监测数据记录等；合同协议类文件：与海域使用相关的租赁、合作、服务等合同协议文本；其他具有保存价值的文件：包括公示材料、异议处理材料、法律意见书等。第四章档案收集与整理第十一条档案收集（一）收集原则：遵循“及时、完整、真实、规范”的原则，各部门档案管理责任人需在相关海域使用活动完成后5个工作日内，收集该活动形成的全部档案材料，确保不遗漏、不缺失。（二）收集要求：纸质档案需收集原件，确因客观原因无法获取原件的，需收集加盖出具单位公章的复印件，并注明无法获取原件的原因，由部门负责人签字确认；电子档案需收集原始电子文件，包括文档、图片、音频、视频等，确保文件可正常打开、内容清晰，同时备份至少两份，分别存储在不同介质中；声像档案需确保画面、声音清晰，标注拍摄时间、地点、内容、拍摄人等关键信息；所有收集的档案材料需确保内容真实、字迹清晰、手续完备，无涂改、伪造、缺页等情况，对不符合要求的材料，档案管理责任人需及时退回整改。第十二条档案整理（一）整理原则：按照“分类清晰、编号统一、装订规范、便于查阅”的原则进行整理，确保档案有序化、标准化。（二）整理步骤：分类：按照本制度第九条的分类标准，将收集的档案材料归入对应类别；排序：同一类别的档案按照形成时间先后顺序排列，涉及同一事项的档案按审批流程顺序排列；编号：采用“年度-类别代码-顺序号”的方式进行编号，类别代码统一规定：立项阶段为LX，海域申请阶段为SQ，海域使用阶段为SY，合规检查阶段为JC，海域退出阶段为TC，其他相关档案为QT。例如2026年海域申请阶段的第5份档案编号为2026-SQ-005；装订：纸质档案采用线装或胶装方式装订，去除金属物，装订整齐，每册厚度不超过2厘米，档案封面需注明档案类别、编号、形成年度、保管期限等信息；著录：将档案的基本信息（包括编号、名称、形成时间、形成部门、保管期限、份数、页数等）录入档案管理台账，确保台账信息与档案实际情况一致。（三）移交要求：各部门整理完毕的档案，需在整理完成后10个工作日内移交至档案管理部门，移交时填写《海域合规档案移交清单》，清单需列明档案编号、名称、份数、页数、保管期限等信息，移交人、接收人、监交人签字确认，清单一式两份，移交部门和档案管理部门各留存一份。第五章档案保管与保护第十三条保管场所档案管理部门需设置专门的档案保管室，保管室需符合防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防高温、防磁等要求，配备灭火器、除湿机、防虫剂、温湿度计等设备，并定期检查设备运行情况；电子档案需存储在专用服务器或加密存储设备中，配备防火墙、杀毒软件等安全防护设施，防止电子档案被篡改、泄露、丢失。第十四条保管期限根据档案的价值和使用需求，将海域合规档案分为永久保管、定期保管（30年、10年）两类：永久保管的档案：包括海域使用权证书原件、海域使用批复文件原件、涉及重大合规事项的档案、具有历史保存价值的档案等；30年保管的档案：包括海域使用论证报告、环境影响评价报告及批复、海域使用金缴纳凭证、重大整改记录等；10年保管的档案：包括日常监管检查记录、内部自查报告、普通沟通记录、一般合同协议等。保管期限从档案形成的次年1月1日起计算，如需延长保管期限，需由档案管理部门提出申请，报公司分管领导审批。第十五条档案保护档案管理部门需定期对纸质档案进行检查，每月至少检查一次，发现霉变、破损、字迹褪色等情况，及时采取修复、复制等措施；电子档案需定期进行备份，每季度备份一次，备份介质需异地存放，确保电子档案的安全性，备份完成后需验证备份文件的可用性；严禁在档案保管室内吸烟、饮食、存放易燃易爆物品，严禁擅自拆卸、移动档案保管设备；档案管理人员需每日记录档案保管室的温湿度，保持温湿度在适宜范围（温度14-24℃，相对湿度45-60%）；对重要档案（如海域使用权证书原件）需单独存放，加装防盗锁，并建立专门的领用、归还台账。第六章档案利用与借阅第十六条利用原则海域合规档案的利用需遵循“合规、保密、高效”的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为公司经营管理、合规检查、法律诉讼等工作提供服务。第十七条内部借阅公司内部人员因工作需要借阅海域合规档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案编号、名称、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批；借阅永久保管的重要档案，还需报公司分管领导审批；档案管理部门对借阅申请审核通过后，方可办理借阅手续，借阅期限一般不超过15个工作日，如需延长，需提前3个工作日向档案管理部门申请，经批准后方可续借，续借次数不超过2次；借阅人需妥善保管借阅的档案，不得涂改、勾画、撕毁、丢失档案，不得擅自复制、传播档案内容，如需复制档案，需经档案管理部门批准，并在复制件上注明“复制件”及复制日期；借阅人归还档案时，档案管理部门需对档案进行核对，确认无损坏、缺失后，在借阅台账上注明归还日期，如发现档案损坏、丢失，需立即上报公司分管领导，并按本制度规定追究相关人员责任。第十八条外部借阅外部单位（如监管部门、司法机关、合作单位等）需借阅或复制档案的，需出具加盖单位公章的正式函件，说明借阅事由、档案范围等，经公司法务部门审核、档案管理部门确认，报公司分管领导或总经理审批后，方可提供；向外部单位提供档案时，需提供复制件（重要档案原件原则上不对外借阅），并在复制件上注明“仅供XX单位XX用途使用”，同时办理登记手续，记录提供时间、份数、接收人等信息；严禁向无关外部单位或个人提供海域合规档案，严禁泄露档案中的保密信息。第十九条档案利用登记档案管理部门需建立档案利用台账，详细记录档案借阅、复制、归还等情况，包括利用人、利用时间、档案编号、利用目的、归还时间等，确保档案利用全程可追溯，台账需至少保存至对应档案保管期限届满。第七章档案鉴定与销毁第二十条档案鉴定档案管理部门需定期对已到保管期限的海域合规档案进行鉴定，每5年组织一次集中鉴定，鉴定工作由档案管理部门牵头，组织法务、审计、相关业务部门人员组成鉴定小组；鉴定小组需对档案的保存价值进行全面评估，提出继续保管、销毁或延长保管期限的意见，形成《档案鉴定意见书》，报公司分管领导审批；对涉及未结法律纠纷、未完成整改事项、正在接受监管检查的档案，即使已到保管期限，也需暂缓鉴定，待相关事项办结后再进行。第二十一条档案销毁经批准销毁的档案，档案管理部门需编制《档案销毁清册》，列明销毁档案的编号、名称、形成时间、保管期限、份数、页数等信息，由鉴定小组人员、档案管理部门负责人签字确认；档案销毁工作需由两人以上负责，指定监销人，销毁前需核对销毁清册与实际档案，确保无误后再进行销毁；纸质档案采用粉碎、焚烧等不可逆方式销毁，电子档案采用彻底删除、格式化存储介质等方式销毁，严禁将需销毁的档案出售、赠送或随意丢弃；销毁完成后，监销人需在《档案销毁清册》上签字确认，注明销毁时间、地点、方式、销毁人、监销人等信息，《档案销毁清册》需永久保存。第八章保密管理第二十二条保密要求海域合规档案中涉及公司商业秘密、未公开的海域使用数据、监管敏感信息等内容的，均属于保密范围，所有接触档案的人员均需遵守公司保密管理制度，严格履行保密义务。第二十三条保密责任档案管理人员为档案保密第一责任人，需严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案内容，离岗离职前需办理档案保密交接手续；借阅人需对借阅档案中的保密信息承担保密责任，不得向无关人员泄露，借阅结束后需及时归还档案，不得留存保密信息的复制件；各部门负责人需加强本部门人员的保密教育，督促相关人员遵守保密规定，定期开展保密培训。第二十四条违规处理对违反保密规定，泄露档案保密信息的人员，公司将按照内部奖惩制度进行处理，情节