2026年航空物流公司财务档案保管与查阅管理制度

2026年航空物流公司财务档案保管与查阅管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司财务档案的收集、整理、保管、查阅、销毁全流程管理，防范财务档案丢失、损毁、泄露等风险，保障财务档案的完整性、安全性和可追溯性，适配航空物流行业财务档案特点（如跨境物流税务凭证、航空货运结算单据、仓储费用台账等高频次、多类型档案管理需求），明确财务档案管理的责任主体、操作标准及合规要求，结合公司《财务管理制度》《档案管理办法》等内部规定，制定本制度。第二条制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》《企业会计信息化工作规范》《中华人民共和国档案法》等国家法律法规，参照航空物流行业财务档案管理通用规范，结合公司实际经营场景（航空货运财务结算、跨境物流税务申报、仓储费用核算等）制定，确保财务档案管理符合法律法规要求，贴合航空物流业务实际需求。第三条适用范围本制度适用于公司所有部门产生的财务档案保管、查阅、借阅及销毁管理工作，覆盖财务部、业务部、运营部、跨境物流部、仓储部等所有涉及财务档案生成、使用的部门；适用的财务档案类型包括纸质档案和电子档案，涵盖会计凭证、会计账簿、财务会计报告、税务资料、合同协议、航空物流专项财务单据等所有财务类档案。第四条核心管理原则1.安全保密原则：财务档案保管需采取物理防护和权限管控措施，严禁泄露公司财务数据、客户结算信息、跨境物流税务数据等敏感内容；2.分类管理原则：按档案载体、业务类型、保管期限进行分类归档，适配航空物流多场景档案特点；3.全程可溯原则：建立档案保管、查阅、借阅、销毁全流程登记台账，确保每一份档案的流转可追溯；4.依法合规原则：严格遵守档案保管期限规定，销毁流程符合法定要求，不得擅自损毁、篡改财务档案；5.高效利用原则：在保障安全的前提下，优化档案查阅流程，满足公司经营决策、税务申报、审计核查等合法使用需求。第二章财务档案范畴与分类第五条财务档案范畴1.会计凭证类：包括原始凭证（航空货运结算单、跨境物流发票、仓储费用收据、银行回单等）、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿，涵盖航空货运收入台账、跨境物流成本明细账、仓储费用台账等专项账簿；3.财务报告类：包括月度、季度、年度财务会计报告，含资产负债表、利润表、现金流量表、附注及其他财务分析报告；4.税务资料类：包括纳税申报表、完税凭证、进项销项发票、跨境物流税务备案资料、税务稽查资料及其他税务相关档案；5.合同协议类：包括航空货运业务结算合同、跨境物流合作协议、仓储租赁协议、供应商合作合同等涉及财务结算的合同档案；6.其他类：包括银行对账单、银行存款余额调节表、财务档案移交清册、保管清册、销毁清册，以及航空物流专项财务审批单据、费用报销凭证等。第六条财务档案分类标准1.按载体分类：分为纸质财务档案和电子财务档案，其中电子档案包括扫描件、系统导出数据、电子发票等，需同步备份纸质版或加密存储；2.按业务类型分类：分为航空货运财务档案、跨境物流财务档案、仓储运营财务档案、行政管理财务档案等，适配公司业务模块特点；3.按保管期限分类：分为永久保管档案（如年度财务报告、涉及重大经济事项的合同协议等）和定期保管档案（如月度财务报表、日常费用凭证等，保管期限分10年、30年）。第三章保管责任与管理要求第七条管理组织架构公司财务档案由财务部统一归口管理，财务总监为第一责任人，财务部负责人统筹财务档案管理制度落地，财务档案管理员专职负责财务档案的收集、整理、归档、保管及查阅登记，各部门指定专人作为档案联络人，负责本部门财务档案的初步整理和移交。风控部协助财务部开展财务档案安全检查，确保档案保管合规性。第八条各主体职责分工1.财务部职责：制定财务档案整理规范、保管标准和查阅流程，配置档案保管专用设施，指导各部门档案整理移交，开展档案日常维护和定期检查，按规定办理档案销毁手续；2.档案管理员职责：负责财务档案的分类、编号、装订、归档，建立档案保管台账，审核查阅和借阅申请，定期盘点档案数量，发现档案损毁、丢失及时上报；3.各部门档案联络人职责：收集本部门产生的财务档案，按规范初步整理后及时移交财务部，配合财务部完成档案核查工作；4.风控部职责：每半年开展一次财务档案安全专项检查，核查档案保管设施、保密措施、查阅流程的合规性，提出整改意见并跟踪落实。第九条保管场所与设施要求1.纸质档案保管场所：需设置专用档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温设施，库房温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%，档案柜需加锁管理，非档案管理员严禁进入库房；2.电子档案保管要求：电子档案需存储在公司专用服务器或加密硬盘中，设置访问权限，定期进行双备份（本地备份+云端备份），备份介质需异地存放，防止因设备故障导致档案丢失；3.安全防护要求：档案库房安装监控设备和报警装置，监控记录保存不少于3个月，电子档案需设置密码和操作日志，记录每一次访问、修改操作。第十条档案整理与归档流程1.档案整理：各部门档案联络人需在财务业务完成后10个工作日内，将相关财务档案按业务类型、时间顺序整理，注明档案名称、生成日期、业务编号等信息，确保凭证附件齐全、单据编号完整；2.档案移交：整理完毕的档案需填写《财务档案移交清单》，经部门负责人签字后移交财务部，财务部档案管理员核对无误后签字确认，双方各留存一份移交清单；3.档案归档：档案管理员对移交的档案进行分类编号、装订成册，编制档案目录和保管台账，纸质档案入柜存放，电子档案加密存储并记录存储位置，归档完成后在台账中注明归档日期。第四章保管期限与销毁流程第十一条档案保管期限1.永久保管档案：包括年度财务会计报告、资本金增减变动档案、涉及公司重大经济决策的合同协议、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等；2.30年保管档案：包括会计凭证、会计账簿、航空货运核心结算合同、跨境物流税务备案核心资料等；3.10年保管档案：包括月度、季度财务会计报告、纳税申报表、银行对账单、航空物流日常费用凭证等；4.特殊调整：因航空物流跨境业务需要，涉及海关申报、国际结算的财务档案，在法定保管期限基础上延长5年保管期，确保满足跨境业务核查需求。第十二条档案销毁前提与审批1.销毁前提：档案达到法定保管期限，且无未了事项（如未结清的债权债务、未完成的税务核查等），经档案管理员和财务部负责人共同鉴定确认无需继续保管；2.审批流程：档案管理员编制《财务档案销毁清册》，注明档案名称、编号、数量、生成日期、保管期限、销毁原因等信息，经财务部负责人审核、财务总监审批、总经理审批后，方可启动销毁流程；涉及税务、审计相关的档案，销毁前需征求税务专员和审计专员意见。第十三条销毁实施与记录1.销毁实施：档案销毁需由财务部指定两名以上人员监销，纸质档案需送至具备资质的销毁机构处理，电子档案需进行不可逆销毁（如物理销毁存储介质、专业软件覆盖删除），严禁私自销毁档案；2.销毁记录：监销人员需全程监督销毁过程，确认档案全部销毁后，在《财务档案销毁清册》上签字确认，销毁清册需永久保管，以备核查；3.特殊情况：销毁过程中发现仍有保存价值的档案，需立即停止销毁，重新鉴定保管期限并单独归档。第五章查阅与借阅管理第十四条查阅权限与范围1.内部人员查阅：公司在职人员因工作需要可查阅相关财务档案，其中部门员工仅限查阅本部门业务相关档案，部门负责人可查阅本部门全部档案，财务总监、总经理可查阅公司所有财务档案；2.外部单位查阅：税务机关、审计机构、司法机关等法定单位需查阅档案的，需提供单位介绍信、执法证件等证明材料，经财务总监审批后方可查阅，严禁向无关外部单位或个人提供财务档案；3.查阅限制：涉及公司核心财务数据、跨境物流商业机密的档案，查阅需经总经理审批，且仅限在档案库房内查阅，不得带出。第十五条查阅申请与审批流程1.申请提交：查阅人填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅事由、档案名称、编号、查阅方式（现场查阅/复制），附相关证明材料（如业务审批单、外部单位介绍信等），提交部门负责人审核；2.部门审核：部门负责人核实查阅事由的真实性、查阅范围的合理性，签字确认后提交财务部档案管理员；3.财务审批：档案管理员核查档案是否存在、是否符合保管要求，普通档案经财务部负责人审批，核心档案经财务总监或总经理审批；4.查阅登记：审批通过后，档案管理员在《财务档案查阅台账》中记录查阅人、查阅时间、档案信息、查阅方式，引导查阅人在指定区域查阅。第十六条查阅与借阅要求1.现场查阅要求：查阅人不得涂改、勾画、撕毁财务档案，不得擅自复制档案内容，确需复制的需经财务部负责人审批，复制件需加盖“档案复制件”印章并由档案管理员签字；2.借阅管理：财务档案原则上不外借，确因审计、诉讼等特殊情况需借阅的，借阅期限不得超过7个工作日，借阅人需签订《档案借阅承诺书》，承诺妥善保管档案、按时归还；3.逾期处理：借阅档案逾期未归还的，档案管理员需及时催收，逾期超15个工作日的，上报财务部负责人并暂停借阅人后续查阅权限，直至档案归还。第十七条保密要求查阅人、借阅人需对查阅的财务档案内容严格保密，严禁向无关人员泄露公司财务数据、航空货运结算信息、跨境物流税务数据等内容；档案管理员不得向任何未获审批的人员透露档案存放位置、内容信息；违反保密要求的，需承担相应的行政责任，造成公司损失的，需承担赔偿责任。第六章监督考核与附则第十八条监督检查1.日常检查：档案管理员每月对财务档案保管情况进行自查，核查档案数量、存放状态、台账记录是否一致，形成自查记录；2.专项检查：风控部每半年联合财务部开展一次财务档案专项检查，重点核查档案保管设施、查阅流程、保密措施的执行情况，对发现的问题下达《整改通知书》，要求10个工作日内完成整改；3.年度审计：公司年度内部审计需将财务档案管理纳入审计范围，核查档案保管的合规性和完整性。第十九条考核奖惩措施1.奖励措施：对连续12个月档案保管无丢失、无损毁、查阅流程规范的档案管理员，给予年度绩效加分；对及时发现档案安全隐患并上报的人员，给予300-1000元现金奖励；对档案整理移交及时、规范的部门，给予部门年度评优加分；2.惩罚措施：对档案保管不善导致丢失、损毁的，扣发档案管理员当月绩效20%-50%，情节严重的调离岗位；对擅自查阅、复制、泄露财务档案的人员，给予通报批评，扣发当月绩效30%-80%，造成公司损失的追究赔偿责任；对逾期未移交档案的部门，扣发部门负责人当月绩效10%-20%。第二十