2026年航空物流公司采购合同签订与管理制度

2026年航空物流公司采购合同签订与管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司采购合同全生命周期管理，解决合同签订主体不规范、条款约定不清晰、审核流程不完整、履约跟踪不到位、风险防控不足等问题，建立贴合航空物流行业采购特性的合同管理体系，明确采购合同起草、审核、签订、履行、变更、归档各环节的责任主体、操作标准及时效要求，确保采购合同合法合规、权责明确、风险可控，保障公司采购业务有序开展，维护公司合法权益，结合公司采购业务实际与法律风控规范，制定本制度。第二条制定依据本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》《政府采购法实施条例》等国家法律法规，参照航空物流行业采购合同管理通用规范，结合公司《采购管理制度》《财务管理制度》《供应商管理规范》《合规风控管理制度》等内部制度制定，确保合同条款符合法律法规要求，贴合航空物流采购业务（设备、耗材、服务采购）的合同管理需求。第三条适用范围本制度适用于公司所有采购合同的签订与管理工作，覆盖采购部、法务部、财务部、质控部、使用部门、仓储部等所有参与采购合同起草、审核、签订、履约、归档的在职在岗人员；本制度涵盖的采购品类包括航空物流设备采购、航空货运耗材采购（包装材料、防护用品等）、物流服务采购（运输、仓储、装卸服务等）、办公物资采购等所有采购类型的合同管理，所有采购合同的起草、审核、签订、履行均需严格遵循本制度规定。第四条核心管理原则1.合法合规原则：采购合同的起草、签订、履行均需符合国家法律法规及公司内部制度，杜绝无效合同、违规合同；2.权责对等原则：合同条款需明确供需双方的权利与义务，违约责任清晰可追溯，保障公司权益的同时兼顾公平性；3.风险防控原则：建立合同分级审核机制，重点防控价格、履约、质量、付款等核心风险，降低合同纠纷概率；4.全程管控原则：覆盖合同从起草到归档的全生命周期，确保每个环节有记录、有审核、有跟踪；5.标准化原则：通用采购品类需使用公司标准化合同模板，特殊品类合同需经法务部专项审核。第二章合同签订主体与形式管理第五条合同签订主体要求1.公司方签订主体：采购合同需以公司法人名义签订，由法定代表人或其授权的委托代理人签署，委托代理人需持有公司出具的正式授权委托书，授权范围、期限、权限需明确，严禁无授权签订合同；2.供应商方签订主体：供应商需为依法注册的法人、其他组织或具有完全民事行为能力的自然人，签订合同前采购部需核实供应商的营业执照、资质证书、授权委托书等资料，确保签约主体与履约主体一致；3.禁止情形：严禁以部门、项目部等非法人主体名义对外签订采购合同，严禁与无合法经营资质、被列入失信名单的供应商签订合同。第六条合同形式与载体要求1.形式要求：单次采购金额≥1万元的采购业务必须签订书面合同，单次采购金额＜1万元的零星采购可采用标准化订单替代，但需经部门负责人审批；2.载体要求：书面合同优先采用电子签章+纸质备案的形式，电子合同需使用公司认可的电子签章平台，确保具备法律效力；纸质合同需使用公司统一格式的合同文本，采用不易褪色的打印纸张，一式多份（至少留存公司两份、供应商一份）；3.语言要求：国内采购合同以中文为准，涉外采购合同需同时拟定中文和对应外文版本，明确中文版本为最终解释版本。第三章合同起草与条款规范第七条合同起草责任与模板使用1.起草责任：采购合同由采购部指定专人负责起草，通用品类（如办公物资、常规耗材）需直接使用公司标准化合同模板，特殊品类（如定制化设备、专项物流服务）可在模板基础上调整，或由采购部联合法务部共同起草；2.模板管理：公司标准化合同模板由法务部牵头制定，采购部、财务部配合修订，模板需定期（每年至少一次）根据法律法规更新、业务需求调整，更新后的模板需同步至所有采购相关岗位；3.禁止行为：严禁擅自修改标准化合同模板中的核心条款（如争议解决、违约责任、付款方式），确需修改的需经法务部审核确认。第八条核心条款约定规范1.标的条款：明确采购物资/服务的名称、规格、型号、数量、质量标准（需贴合航空物流行业标准），物流服务采购需明确服务范围、时效、作业标准，设备采购需明确技术参数、验收标准；2.价格条款：明确单价、总价、含税/不含税金额、税率，价格调整机制（如有）需清晰约定，航空物流特殊耗材采购需明确运输费、装卸费是否包含在总价内；3.付款条款：结合采购品类约定付款方式（预付款、进度款、尾款、质保金），付款节点需与履约节点匹配，明确发票开具时间、类型、送达要求；4.履约条款：明确交货/服务提供的时间、地点、方式，航空物流设备采购需明确安装调试、培训、售后维保等配套服务，耗材采购需明确供货周期、应急补货机制；5.验收条款：明确验收主体、验收标准、验收期限，航空物流服务采购需明确KPI考核指标（如准时率、破损率）及验收不合格的处置方式；6.违约责任：明确供需双方的违约情形及责任，如供应商逾期交货的违约金比例（按日计算不超过合同金额的0.5%，累计不超过合同金额的10%）、质量不合格的退换货及赔偿责任，公司逾期付款的违约责任等；7.争议解决：优先约定协商解决，协商不成的约定向公司所在地有管辖权的人民法院提起诉讼，严禁约定对公司不利的仲裁机构或管辖法院。第四章合同审核与审批流程第九条合同审核内容与责任1.采购部初审：采购部负责人审核合同条款与采购需求的一致性、供应商资质的有效性、价格的合理性，确认无问题后提交下一环节审核；2.财务部审核：审核付款条款、发票条款的合规性，确认资金计划匹配、税务处理合规，重点核查税率、发票类型是否符合公司财务要求；3.法务部审核：审核合同条款的合法性、风险点，重点核查违约责任、争议解决、知识产权、免责条款等，出具书面审核意见，高风险合同（金额≥50万元、涉外采购）需出具专项法律意见书；4.使用/质控部审核：审核标的、质量、验收条款是否符合实际使用需求，航空物流设备采购需由使用部门确认技术参数匹配性。第十条合同审批权限与时效1.审批权限：①小额合同（金额≤5万元）：采购部负责人审核→财务部审核→法务部（如需）审核→分管采购领导审批；②中额合同（5万元＜金额≤50万元）：采购部负责人审核→财务部审核→法务部审核→分管采购领导审核→总经理审批；③大额合同（金额＞50万元）：采购部负责人审核→财务部审核→法务部审核→分管采购领导审核→总经理审核→董事长审批；④特殊合同：涉外采购、定制化设备采购无论金额大小，均需经董事长审批；2.审批时效：各审核环节需在1个工作日内完成，审批环节需在2个工作日内完成，确需延长的需书面说明理由，确保合同审批不影响采购履约进度。第五章合同履行与变更解除第十一条合同履行跟踪管理1.跟踪责任：采购部指定专人负责合同履约跟踪，建立履约台账，记录交货/服务提供进度、验收情况、付款情况，航空物流服务采购需每日跟踪服务执行KPI，设备采购需跟踪安装调试进度；2.履约提醒：对临近履约节点（如交货期、付款期）的合同，需提前3个工作日提醒供应商/公司相关部门，避免逾期；3.异常处置：发现供应商履约异常（如逾期交货、质量不达标）的，采购部需在1个工作日内书面通知供应商，同时上报部门负责人，根据合同约定采取暂停付款、要求整改、追究违约责任等措施。第十二条合同变更与解除规范1.变更要求：合同签订后确需变更标的、价格、履约期限等核心条款的，需签订补充协议，补充协议的审核审批流程与原合同一致；2.解除条件：符合法定解除条件（如供应商根本违约、不可抗力）或合同约定解除条件的，采购部需联合法务部出具解除合同的书面通知，明确解除时间、违约责任追究方式，通知需以书面形式送达供应商；3.善后处理：合同解除后，采购部需牵头清理已履约部分的款项结算、物资退换，财务部配合完成账务处理，确保不留遗留问题。第六章合同归档与保管第十三条合同归档要求1.归档时间：合同签订完成后（电子合同完成签章、纸质合同完成签字盖章），采购部需在3个工作日内完成归档，履约完成后的验收单、补充协议、付款凭证等资料需在10个工作日内补充归档；2.归档内容：完整归档资料包括合同正本/副本、供应商资质资料、审核审批记录、履约凭证、验收资料、补充协议、解除通知等，电子合同需同步归档电子版本和纸质打印版本；3.归档责任：采购部设立合同档案管理员，负责合同资料的收集、整理、编号、归档，档案需按采购品类、年度、供应商分类管理，建立电子台账便于检索。第十四条合同保管与借阅规范1.保管期限：采购合同及相关资料需至少保管至合同履行完毕后3年，涉及固定资产、长期服务的合同需保管至资产报废/服务终止后5年；2.保管要求：纸质合同需存放于带锁的档案柜，做好防潮、防火、防遗失措施；电子合同需备份至公司服务器，设置访问权限，定期（每月）备份；3.借阅规范：内部人员借阅合同需填写借阅申请单，经部门负责人审批，借阅期限不超过5个工作日，严禁涂改、损毁、转借合同资料；外部单位（如司法机关）调取合同需经法务部、总经理审批，留存调取记录。第七章风险管控与纠纷处理第十五条合同风险日常管控1.风险排查：采购部联合法务部每季度开展合同风险排查，重点排查逾期未履约、条款不清晰、供应商履约能力下降的合同，建立风险台账并制定处置方案；2.预警机制：对供应商出现经营异常、失信记录、履约延迟等情况的，采购部需立即启动预警，暂停后续付款（如有），评估履约风险并及时上报；3.合规培训：法务部每半年组织一次采购合同管理合规培训，覆盖所有采购相关岗位，重点讲解合同条款风险、纠纷处理流程、最新法律法规。第十六条合同纠纷处理规范1.处理责任：合同纠纷由采购部牵头处理，法务部提供法律支持，财务部、使用部门配合提供相关证据；2.处理流程：先通过协商、调解解决，协商不成的按合同约定提起诉讼或仲裁，法务部负责起草法律文书、对接律师，采购部负责收集履约证据、沟通供应商；3.证据保全：纠纷处理过程中需妥善保管合同原件、履约凭证、沟通记录等证据，严禁遗失、损毁关键证据，涉及航空物流特殊业务的需留存作业记录、物流轨迹等佐证资料。第八章监督考核与附则第十七条监督检查机制1.日常检查：法务部每月抽查采购合同签订及履行情况，抽查比例不低于当月合同数的20%，重点核查审核流程完整性、条款合规性、归档及时性；2.专项检查：每年开展一次采购合同管理专项审计，由审计部牵头，核查合同管理全流程的合规性，发现问题要求限期整改；3.整改要求：对检查中发现的问题（如无授权签订合同、条款缺失、归档不及时），责任部门需在10个工作日内完成整改，整改结果报法务部、财务部备案。第十八条考核奖惩措施1.奖励措施：对严格执行合同管理制度、及时发现合同风险、成功化解合同纠纷的人员，给予绩效加分或现金奖励；对年度内无合同管理失误的采购人员、档案管理员，给予年度评优资格；2.惩罚措施：对未按要求审核合同导致公司损失的，给予通报批评并扣发当月绩效；对擅自签订合同、修改核心条款、遗失合同资料的，按公司奖惩制度追究责任；因合同管理失职导致公司经济损失的，按损失金额的5%-10%追责。第十九条制度解释与施行本制度由公司法务部会同采购部牵头制定，最终解释权归法务部所有；法务部可根据本制度，结合公司采购业务及风控要求制定