2026年航空物流公司采购款项结算管理制度

2026年航空物流公司采购款项结算管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司采购款项结算全流程管理，解决结算流程不统一、审核标准不明确、付款时效管控不足、发票合规性审核缺失、异常结算处置不及时等问题，建立贴合航空物流行业采购特性的款项结算体系，明确结算申请、审核、付款、对账各环节的责任主体、操作标准及时效要求，确保采购款项结算合法合规、精准高效，降低资金支付风险，提升资金使用效率，结合公司采购业务实际与财务管控规范，制定本制度。第二条制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国票据法》《企业会计准则》《支付结算办法》《增值税专用发票使用规定》等国家财经法律法规，参照航空物流行业采购款项结算通用规范，结合公司《采购管理制度》《财务管理制度》《合同管理办法》《供应商管理规范》等内部制度制定，确保结算条款符合财税法规要求，贴合航空物流采购业务（设备、耗材、服务采购）的结算需求。第三条适用范围本制度适用于公司所有采购款项的结算管理工作，覆盖采购部、财务部、质控部、使用部门、仓储部等所有参与采购款项结算申请、审核、付款、对账的在职在岗人员；本制度涵盖的采购品类包括航空物流设备采购、航空货运耗材采购（包装材料、防护用品等）、物流服务采购（运输、仓储、装卸服务等）、办公物资采购等所有采购类型的款项结算，所有采购款项的支付、审核、对账均需严格遵循本制度规定。第四条核心结算原则1.合规性原则：所有款项结算均以合法有效的采购合同、验收凭证、合规发票为依据，严格遵守财税法规及公司财务制度，杜绝无依据付款；2.权责匹配原则：明确各环节结算审核责任，采购部负责结算申请及资料完整性审核，财务部负责发票合规性及资金支付审核，使用/质控部负责验收结果确认，责任可追溯；3.时效管控原则：各环节结算审核、付款均设定明确时效，确保款项及时足额支付或依规拒付，维护供应商合作关系；4.资金安全原则：建立多级审核机制，大额款项结算需分级审批，防范资金挪用、错付风险；5.对账闭环原则：定期与供应商开展往来账款对账，确保账实相符、账账相符，及时清理挂账款项。第二章结算组织与职责第五条结算管理组织架构公司采购款项结算工作由财务部牵头统筹，采购部配合执行，质控部、使用部门、仓储部协助完成验收及资料确认；财务部设立专职结算会计岗位，负责结算资料审核、发票校验、款项支付及账务处理；采购部设立结算专员岗位，负责收集结算资料、发起结算申请、跟踪付款进度、对接供应商对账；各部门指定专人负责本部门采购业务的验收确认及结算资料签字确认工作。第六条各部门结算职责1.财务部：负责审核结算资料的合规性（发票、合同、验收单等），校验发票真伪及进项税抵扣合规性，办理款项支付手续，登记往来账款台账，定期与供应商对账，监督结算制度执行情况；2.采购部：负责收集供应商结算申请资料，核对采购合同条款与结算金额的一致性，确认供货/服务完成情况，发起结算申请，跟踪付款进度，反馈供应商付款问询，配合财务部处理结算异常问题；3.质控部/使用部门：负责确认采购物资/服务的质量、数量是否符合合同要求，出具验收合格/不合格凭证，作为结算付款的核心依据；4.仓储部：负责确认采购物资入库数量、规格是否与订单一致，出具入库验收单，配合完成结算资料确认；5.审批部门：按权限完成结算款项的审批，对不符合结算条件的申请予以退回并说明理由。第三章结算类型及流程第七条预付款结算流程1.适用场景：仅适用于采购合同约定需支付预付款的采购业务（如定制化设备采购、大额服务采购），预付款比例不得超过合同总金额的30%，特殊情况需经公司高层审批；2.申请流程：采购部提交预付款申请，附采购合同、预付款申请单、供应商收款账户信息，经部门负责人审核后报财务部；3.审核付款：财务部审核合同预付款条款、申请资料完整性，确认资金计划后按审批权限上报审批，审批通过后在2个工作日内完成预付款支付，同时登记预付款台账；4.后续管控：采购部跟踪供应商履约进度，预付款支付后需按月向财务部反馈履约情况，避免预付款长期挂账。第八条进度款结算流程1.适用场景：适用于分阶段供货/服务的采购业务（如设备分批到货、服务分阶段完成），进度款支付需以阶段验收合格为前提；2.申请流程：供应商完成约定阶段的供货/服务后，采购部协同质控/使用部门完成阶段验收，收集阶段验收单、发票等资料，填写进度款结算申请单；3.审核付款：财务部审核阶段验收凭证、发票合规性，核对合同进度款支付条款，在3个工作日内完成审核，审批通过后在5个工作日内支付进度款；4.资料留存：采购部将阶段验收单、结算申请单、发票等资料整理归档，作为尾款结算的依据。第九条尾款（全款）结算流程1.适用场景：适用于一次性供货/服务完成的采购业务，或分阶段采购业务的尾款支付；2.申请流程：供应商完成全部供货/服务后，采购部协同质控/仓储/使用部门完成最终验收，收集验收合格单、全额合规发票、采购合同、入库单（物资采购）等资料，填写尾款结算申请单；3.审核付款：财务部审核全部结算资料的完整性、合规性，核对结算金额与合同金额、验收结果的一致性，在3个工作日内完成审核，审批通过后在5个工作日内完成尾款支付；4.特殊处理：验收不合格的，采购部需书面通知供应商整改，整改合格前暂停尾款支付，整改后重新提交验收及结算申请。第十条质保金结算流程1.适用场景：适用于设备采购、工程服务采购等约定质保期的采购业务，质保金比例按合同约定执行（一般为合同金额的5%-10%）；2.留存与支付：尾款支付时按合同约定留存质保金，质保期届满且无质量问题的，采购部协同质控/使用部门出具质保期满确认单，发起质保金支付申请；3.审核付款：财务部审核质保期满确认单、合同质保条款，确认无质量索赔后，在3个工作日内完成审核，审批通过后在5个工作日内支付质保金；4.质量索赔处理：质保期内出现质量问题的，按合同约定扣除相应质保金，不足部分向供应商追偿，采购部需提供质量问题证明及索赔依据。第四章结算审核标准第十一条结算资料审核标准1.资料完整性：结算申请需附采购合同（原件/复印件）、验收合格单（需相关部门签字确认）、合规发票（增值税专用发票/普通发票，按采购类型及供应商资质确定）、入库单（物资采购）、服务确认单（服务采购）等资料，资料不全的退回补充；2.发票合规性：发票抬头、税号、货物/服务名称、金额、税率等需与采购合同及实际业务一致，发票需通过税务系统校验真伪，虚开、作废、红字发票不得作为结算依据；3.金额准确性：结算金额需与采购合同约定的单价、数量、优惠条款一致，无合同约定的费用（如运费、安装费）需附补充协议，不得超合同金额结算；4.验收有效性：验收单需有验收人员、部门负责人签字确认，验收结论明确为“合格”，验收不合格的不得发起结算申请。第十二条付款审批权限标准1.小额款项（单次结算金额≤5万元）：采购部负责人审核→财务部结算会计审核→财务部负责人审批→完成付款；2.中额款项（5万元＜单次结算金额≤50万元）：采购部负责人审核→财务部结算会计审核→财务部负责人审核→公司分管采购领导审批→完成付款；3.大额款项（单次结算金额＞50万元）：采购部负责人审核→财务部结算会计审核→财务部负责人审核→公司分管采购领导审核→公司总经理审批→完成付款；4.预付款及质保金支付：无论金额大小，均需额外经公司财务总监审批。第五章付款管控要求第十三条付款方式管控1.对公支付原则：所有采购款项均需支付至供应商合同约定的对公账户，不得支付至个人账户，特殊情况（如个体工商户无对公账户）需提供供应商书面说明及身份证明，经财务部负责人审批后方可支付；2.支付方式选择：小额款项可采用银行转账、电子承兑汇票方式支付，大额款项优先采用银行转账方式支付，禁止采用现金支付；3.汇率管控：涉及外币结算的采购业务，按付款当日公司核定汇率结算，采购部需在结算申请中注明汇率依据，财务部核对后办理购汇及支付手续。第十四条发票管控要求1.发票开具要求：供应商需按采购合同约定的货物/服务名称、金额、税率开具发票，发票开具时间不得晚于验收合格后15个工作日，逾期未开具的，采购部需督促供应商补开；2.发票校验要求：财务部需通过增值税发票综合服务平台校验专用发票真伪及勾选抵扣，发现发票异常（虚开、作废、失控）的，立即暂停付款，通知采购部与供应商沟通更换发票；3.发票归档要求：结算完成后，财务部将发票作为记账凭证附件归档，保存期限不少于10年，不得擅自损毁、遗失。第六章异常结算处置第十五条发票异常处置1.发票信息错误：如发票抬头、税号、金额等信息错误，采购部需在1个工作日内通知供应商重新开具，财务部将错误发票退回采购部，待收到合规发票后重新审核结算；2.发票逾期开具：供应商逾期未开具发票的，采购部需书面催告，催告后10个工作日仍未开具的，财务部可暂停付款，直至收到合规发票；3.虚假/不合规发票：发现供应商提供虚假发票或不合规发票的，立即暂停所有款项支付，采购部牵头核实情况，情节严重的按合同约定追究供应商违约责任，必要时终止合作。第十六条验收不合格结算处置1.轻微不合格：采购物资/服务存在轻微瑕疵但不影响使用的，采购部与供应商协商扣减部分结算金额（扣减比例不超过合同金额的5%），签订补充协议后按扣减金额结算；2.一般不合格：需供应商整改的，暂停结算申请，待供应商整改完成并验收合格后重新发起结算，整改周期不得超过15个工作日；3.严重不合格：按合同约定拒收物资/终止服务，拒绝支付款项，同时要求供应商承担违约责任（如赔偿损失、退换货等），采购部需在2个工作日内书面通知供应商处置方案。第十七条错付/多付款项处置发现错付、多付采购款项的，财务部需在1个工作日内通知采购部，采购部立即联系供应商追回款项，同时上报财务部负责人及公司分管领导；供应商需在收到通知后5个工作日内退回错付/多付款项，逾期未退回的，采购部按合同约定收取违约金，必要时通过法律途径追偿；财务部需登记错付款项台账，跟踪回款进度，回款完成后核销相关账务。第七章结算监督与考核第十八条日常监督检查财务部每月抽查采购款项结算资料，抽查比例不低于当月结算笔数的20%，重点核查结算资料完整性、发票合规性、审批流程完整性；每季度开展一次往来账款专项核查，清理长期挂账的预付款、应付账款，确保账款及时核销；发现结算流程不规范的，要求相关部门限期整改，并纳入部门月度考核。第十九条供应商对账管理财务部每季度与所有合作供应商开展往来账款对账，出具对账函，供应商确认后加盖公章回传；对账单需明确往来账款发生额、余额、未结算款项明细，对账差异需在10个工作日内核实并调整；对连续两个季度未完成对账的供应商，暂停其新款项结算，直至完成对账。第二十条内部考核机制1.奖励措施：对严格执行结算制度、及时发现结算异常问题、提出结算流程优化建议的人员，给予绩效加分或现金奖励；对年度内无结算失误的结算会计、采购结算专员，给予年度评优资格；2.惩罚措施：对未按要求审核结算资料导致错付、漏付的，给予通报批评并扣发当月绩效；对提供虚假验收凭证、违规发起结算申请的，按公司奖惩制度追究责任；因结算审核失职导致公司资金损失的，按损失金额的5%-10%追责。第八章附则第二十一条制度解释与修订本制度由公司财务部会同采购部牵头制定，最终解释权归财务部所有；财务部可根据本制度，结合公司采购业务及财务管控要求制定操作细则，报公司高层管理部门备案后执行；