居民健康档案核查抽查制度

居民健康档案核查抽查制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国居民健康管理条例》《医疗健康信息安全管理规范》等行业准则，结合企业内部提升居民健康档案管理质量、防控数据安全风险的实际需求，制定。旨在规范居民健康档案核查抽查工作，确保档案真实性、完整性、安全性，满足服务对象需求，符合国家及行业监管要求，防范管理漏洞与合规风险。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，覆盖居民健康档案的采集、存储、传输、使用、销毁等全生命周期管理场景，以及档案核查抽查工作的组织实施与监督评价。第三条本制度下列术语含义：（一）“居民健康档案专项管理”，指企业为实现居民健康档案规范管理，建立制度体系、流程机制、技术支撑及监督考核的活动。（二）“档案管理风险”，指因制度缺陷、操作失误、技术漏洞等导致档案信息失真、泄露、损毁或不当使用，引发服务纠纷、法律纠纷或声誉损失的可能性。（三）“档案合规”，指档案管理活动严格遵循国家法律法规、行业规范及企业内部制度要求，确保合法合规性。第四条居民健康档案专项管理遵循以下原则：（一）全面覆盖，确保所有档案管理环节纳入制度管控范围；（二）责任到人，明确各级管理主体及岗位人员职责；（三）风险导向，突出重点环节风险防控与动态调整；（四）持续改进，通过评估优化管理机制与流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对居民健康档案专项管理负总责，承担统筹规划、资源保障、监督考核等领导责任；分管领导承担直接管理责任，负责组织制度实施、风险处置与效果评价。第六条设立居民健康档案专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，相关部门负责人为成员。主要职能包括：（一）统筹协调档案管理全流程工作；（二）审批重大风险防控措施与资源投入；（三）监督年度管理目标达成情况。第七条明确三类主体职责：（一）牵头部门（如医疗健康部）：1.统筹档案管理制度建设与修订；2.组织开展档案管理风险识别与评估；3.审核抽查方案并监督实施；4.落实培训宣贯与考核评价。（二）专责部门（如信息管理部、法务合规部）：1.审核档案采集、存储、使用等环节的合规性；2.优化技术流程，提升数据安全防护能力；3.处置档案管理风险事件与投诉纠纷。（三）业务部门/下属单位：1.落实档案日常管理要求；2.开展内部自查与风险上报；3.保障档案质量与及时更新。（四）基层执行岗：1.承诺岗位合规操作；2.及时上报异常情况；3.配合抽查验证工作。第三章专项管理重点内容与要求第八条档案采集环节管控：严格执行居民健康信息采集规范，确保信息来源合法、内容真实完整。禁止诱导、强迫采集无关信息，严禁虚构档案。第九条档案存储环节管控：落实分级分类存储要求，采取加密、脱敏等技术手段保护敏感信息；定期开展存储介质巡检，防止物理损毁或篡改。第十条档案传输环节管控：规范网络传输协议，禁止使用非授权渠道传输；传输前需进行完整性校验，传输后记录操作日志。第十一条档案使用环节管控：建立授权使用机制，明确查阅、复印、共享等权限；使用目的需符合法规要求，禁止用于商业或其他违规场景。第十二条档案销毁环节管控：制定销毁计划，通过安全方式彻底销毁过期或无用档案，留存销毁记录备查；禁止未授权留存或转售。第十三条档案核查抽查标准：（一）真实性核查：核验身份信息、诊疗记录等关键要素；（二）完整性核查：检查档案项目是否齐全、逻辑是否合理；（三）合规性核查：验证操作流程、授权记录是否规范。第十四条禁止性行为：（一）严禁未经授权批量导出、传输档案；（二）严禁篡改、删除已归档信息；（三）严禁将档案用于考核、评优等非服务目的。第十五条重点防控风险点：（一）数据泄露风险：加强访问权限管控，完善安全审计机制；（二）操作失误风险：推广标准化操作指南，落实复核制度；（三）系统漏洞风险：定期进行安全检测，及时更新补丁。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：每年由牵头部门结合法规变化、业务调整编制修订草案，经领导小组审议通过后发布。第十七条风险识别预警机制：每季度组织专项风险排查，采用评分法评估风险等级，发布预警通报至相关部门。第十八条合规审查机制：将档案合规审查嵌入业务流程，如采集需经专责部门审核、使用需经业务部门审批，未经审查不得实施。第十九条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门限期整改，专责部门跟踪验证；（二）重大风险：启动应急预案，成立处置组，及时上报领导小组。第二十条责任追究机制：（一）违规情形：包括信息泄露、虚假档案等；（二）处罚标准：轻者通报批评，重者按合同约定或内部规定处理；（三）联动措施：与绩效考核、纪律处分挂钩。第二十一条评估改进机制：每年开展管理有效性评估，通过问卷调查、现场核查等方式收集反馈，优化制度缺陷。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：各级领导须在月度会议中汇报专项管理进展，确保资源投入与管理支持。第二十三条考核激励机制：将档案合规得分纳入部门年度考核，优秀案例予以奖励，问题突出的单位取消评优资格。第二十四条培训宣传机制：每半年开展全员培训，管理层重点考核合规履职能力，一线员工重点考核操作规范。第二十五条信息化支撑：开发档案管理平台，实现数据自动校验、风险实时监控、操作全程留痕。第二十六条文化建设：编制《档案合规手册》，要求全员签订承诺书，设立宣传栏、案例库等载体强化意识。第二十七条报告制度：每月报送风险事件统计表，每年编制年