教职工入职查询制度和强制报告制度

教职工入职查询制度和强制报告制度第一章总则第一条本制度根据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等国家法律法规，以及《企业内部控制基本规范》《企业合规管理指引》等行业准则，结合集团母公司关于人力资源合规与风险防控的管理要求，同时为有效防控教职工入职管理中的专项风险，规范入职业务流程，提升人力资源管理效能，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位以及全体员工。凡涉及教职工招聘、入职登记、背景核查、信息保密、合规履职等所有相关业务场景，均须遵循本制度的规定。本制度所称“教职工”包括公司聘用的所有正式职工、派遣员工以及其他形式的人员。第三条本制度下列术语的含义如下：（一）教职工入职专项管理。指公司为确保教职工招聘、入职、背景调查、档案管理、保密协议签订等环节符合法律法规及内部规章要求，通过建立制度体系、执行流程规范、实施风险防控、开展监督考核等一系列管理活动，保障人力资源合规性、安全性与有效性的综合性管理行为。（二）教职工入职专项风险。指在教职工入职过程中可能出现的违反法律法规、破坏公平公正、泄露个人隐私、损害公司利益、引发劳动争议等潜在危害。具体表现为招聘过程中的歧视行为、背景调查中的侵权风险、入职资料的不实隐瞒、保密协议的签署不合规、试用期管理不规范等。（三）教职工入职合规。指公司及其员工在教职工入职管理活动中，遵守国家法律法规、行业规范、内部规章制度，保障教职工合法权益，维护公司利益，实现招聘过程公平、透明、高效、安全的行为状态。第四条教职工入职专项管理遵循以下原则：（一）全面覆盖原则。本制度适用于公司所有教职工招聘与入职环节，覆盖所有业务部门和下属单位，确保管理范围无遗漏。（二）责任到人原则。明确各层级、各岗位在教职工入职管理中的具体职责，建立责任追溯机制。（三）风险导向原则。重点关注入职过程中的高风险环节，实施差异化管控措施。（四）持续改进原则。定期评估管理有效性，根据内外部环境变化及时优化制度与流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对教职工入职专项管理工作负总责，承担第一责任人职责；分管人力资源管理的领导对专项管理工作负直接责任，负责组织实施、监督考核与重大事项决策。第六条公司设立教职工入职专项管理领导小组，作为专项工作的决策与协调机构。领导小组由公司主要负责人任组长，分管人力资源管理的领导任副组长，成员包括人力资源部、法务合规部、财务部、信息技术部等相关部门负责人。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹协调教职工入职专项管理工作，研究决定重大事项。（二）审批专项管理制度、流程、标准及相关方案。（三）监督评估专项管理工作的执行情况与效果。（四）指导解决专项管理工作中遇到的重大问题。第七条设立教职工入职专项管理办公室，挂靠人力资源部，作为领导小组的日常工作机构。办公室由人力资源部主要负责人牵头，负责日常管理工作的组织协调、推动落实、信息汇总、报告编制等。第八条各部门、下属单位负责人为本部门、本单位教职工入职专项管理工作的第一责任人，承担全面领导责任；人力资源部负责牵头组织、统筹协调、监督指导全公司的专项管理工作。第九条人力资源部作为教职工入职专项管理的牵头部门，具体负责以下职责：（一）制定、修订教职工入职专项管理制度与操作流程。（二）组织教职工入职背景调查、合规审查等关键环节的管理。（三）统筹教职工入职信息的收集、整理、归档与保密管理。（四）组织开展教职工入职专项培训与合规宣贯。（五）建立教职工入职风险数据库，定期分析评估。（六）协调相关部门处理教职工入职过程中的重大问题。第十条法务合规部作为教职工入职专项管理的专责部门，具体负责以下职责：（一）对教职工入职相关制度、流程的合法性、合规性提供法律意见。（二）审核教职工入职协议、保密协议等法律文件的条款。（三）处理教职工入职相关的法律纠纷与劳动争议。（四）指导人力资源部开展合规审查工作。（五）开展教职工入职专项风险的评估与预警。第十一条财务部作为教职工入职专项管理的专责部门，具体负责以下职责：（一）审核教职工入职相关的薪酬福利、社保公积金等财务安排。（二）监督教职工入职费用预算的执行情况。（三）管理教职工入职相关的财务数据与档案。（四）配合人力资源部开展教职工入职背景调查中的财务核查。第十二条信息技术部作为教职工入职专项管理的专责部门，具体负责以下职责：（一）建设、维护教职工入职信息管理系统，确保系统安全稳定运行。（二）实施教职工入职信息的数据加密、访问控制与备份恢复。（三）开发、优化教职工入职背景调查、合规审查等环节的信息化工具。（四）配合人力资源部开展教职工入职信息安全风险评估。第十三条各业务部门、下属单位作为教职工入职专项管理的业务部门，具体负责以下职责：（一）根据本部门、本单位业务需求，提出教职工招聘需求，并提供岗位说明。（二）参与教职工面试、评估等环节，提出用人建议。（三）落实本部门、本单位教职工入职后的相关管理要求。（四）配合人力资源部、法务合规部等部门开展教职工入职专项工作。第十四条各级基层执行岗位员工作为教职工入职专项管理的执行岗，具体负责以下职责：（一）严格遵守教职工入职相关制度、流程，按规操作。（二）如实提供个人相关信息，不得隐瞒、伪造。（三）及时报告教职工入职过程中发现的违规行为或潜在风险。（四）接受教职工入职专项培训，提升合规意识与操作能力。第三章专项管理重点内容与要求第十五条教职工招聘需求管理。各部门、下属单位根据业务发展需要，结合岗位说明书，制定教职工招聘计划，明确岗位数量、职责要求、任职资格等。招聘计划需经部门负责人审核，报人力资源部备案。人力资源部对招聘计划的合理性、合规性进行审查，不符合要求的，不予备案。第十六条教职工信息采集与核实。人力资源部负责通过合法渠道采集教职工入职所需信息，包括但不限于身份信息、学历学位、工作经历、专业技能、资格证书等。对关键信息，如学历学位、工作经历等，需通过第三方机构或官方渠道进行核实。人力资源部需建立教职工信息采集清单，明确信息类型、采集方式、核实标准、保存期限等。第十七条教职工背景调查。人力资源部根据岗位性质，制定教职工背景调查方案，明确调查对象、调查内容、调查方式、调查主体等。背景调查内容包括但不限于个人征信、违法犯罪记录、工作表现、职业道德等。背景调查需取得教职工本人书面授权，并确保调查过程合法、合规。人力资源部需建立背景调查结果评估标准，对调查结果进行综合分析，形成评估报告。第十八条教职工合规审查。人力资源部对拟入职教职工的合规情况进行审查，审查内容包括但不限于：是否存在违反法律法规、行业规范的行为；是否存在泄露原单位商业秘密、侵害原单位合法权益的行为；是否存在其他可能危害公司利益的行为。合规审查需形成审查意见，作为入职决策的重要依据。第十九条教职工入职协议签订。人力资源部负责与拟入职教职工签订劳动合同、保密协议、竞业限制协议（如适用）等协议。协议条款需符合法律法规及公司规定，并经法务合规部审核。教职工需在签订协议前仔细阅读协议内容，如有疑问，可向人力资源部或法务合规部咨询。第二十条教职工入职培训。人力资源部负责组织新入职教职工开展入职培训，培训内容包括公司规章制度、岗位职责、业务流程、合规要求、保密规定等。培训需形成培训记录，作为教职工入职的必要环节。第二十一条教职工试用期管理。人力资源部根据劳动合同约定，制定试用期管理方案，明确试用期期限、考核标准、转正流程等。试用期考核需结合教职工工作表现、能力素质、合规情况等进行综合评价。试用期考核结果作为教职工转正的重要依据。第二十二条教职工入职信息保密。人力资源部负责建立教职工入职信息保密制度，明确保密范围、保密责任、保密措施等。所有接触教职工入职信息的员工，需签订保密协议，并接受保密培训。教职工入职信息需妥善保管，不得泄露、滥用。第二十三条教职工离职管理。教职工离职时，人力资源部需及时更新教职工信息，并做好离职手续办理。对离职教职工，需按规定妥善保管其入职信息，并做好信息销毁工作。第四章专项管理运行机制第二十四条制度动态更新机制。人力资源部每年对教职工入职专项管理制度进行一次全面评估，根据国家法律法规、行业准则、集团母公司规定、公司发展战略、业务变化等情况，及时修订完善制度内容。制度修订需经公司教职工入职专项管理领导小组审批。第二十五条风险识别预警机制。人力资源部、法务合规部等部门每年开展教职工入职专项风险排查，识别潜在风险点，评估风险等级，制定风险防控措施。风险排查结果需报公司教职工入职专项管理领导小组备案。人力资源部需建立风险预警机制，对发现的重大风险，及时发布预警通知，并采取应对措施。第二十六条合规审查机制。人力资源部将教职工入职合规审查嵌入业务流程，对招聘需求、信息采集、背景调查、协议签订、试用期考核等关键环节实施合规审查。未经合规审查，不得进入下一环节。合规审查需形成书面记录，并纳入教职工入职档案。第二十七条风险应对机制。人力资源部、法务合规部等部门根据风险等级，制定风险应对预案。一般风险由人力资源部负责处置，重大风险由公司教职工入职专项管理领导小组负责处置。风险处置需及时启动应急预案，明确处置流程、责任分工、协同机制等。风险处置结果需及时报告公司教职工入职专项管理领导小组。第二十八条责任追究机制。公司对违反教职工入职专项管理制度的行为，视情节轻重，追究相关责任人责任。责任追究方式包括但不限于：批评教育、通报批评、经济处罚、降职降级、纪律处分等。责任追究需依据事实，依法合规。第二十九条评估改进机制。人力资源部每年对教职工入职专项管理体系的运行情况进行评估，评估内容包括制度健全性、流程合理性、执行有效性、风险防控能力等。评估结果作为持续改进的重要依据，用于优化制度、流程、标准等。第五章专项管理保障措施第三十条组织保障。公司各级领导需高度重视教职工入职专项管理工作，将其纳入重要议事日程，定期研究解决重大问题。各部门、下属单位需明确专人负责专项管理工作，确保各项工作落实到位。第三十一条考核激励机制。公司将教职工入职专项合规情况纳入部门绩效考核和员工个人绩效考核，作为评优评先、晋升发展的重要依据。对在专项管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰奖励；对违反制度的行为，严肃追究责任。第三十二条培训宣传机制。人力资源部需定期开展教职工入职专项培训，培训对象包括各级管理人员、人力资源专员、业务部门人员等。培训内容需根据不同岗位需求，进行分层分类。人力资源部需加强合规宣传，通过多种形式，普及教职工入职合规知识，营造全员合规氛围。第三十三条信息化支撑。人力资源部需建设教职工入职信息管理系统，实现入职信息电子化、流程自动化、风险实时监控。系统需具备数据加密、访问控制、备份恢复等功能，确保信息安全。第三十四条文化建设。公司需加强教职工入职合规文化建设，通过发布合规手册、签订合规承诺书、开展合规活动等方式，增强员工合规意识，营造全员参与、共同推进的良好氛围。第三十五条报